Une copropriété doit parfois prendre une décision avant sa réunion annuelle : choisir une entreprise après un sinistre, autoriser une démarche en justice ou examiner une demande de travaux concernant un lot. Les copropriétaires parlent alors souvent d’assemblée générale extraordinaire. Mais qui peut la réclamer, qui reçoit la convocation et qui supporte les frais ? Une réunion supplémentaire n’est pas automatiquement une réunion urgente, et un copropriétaire ne peut pas toujours imposer seul une assemblée collective à la charge de tous.

Un jugement du tribunal judiciaire de Grasse du 13 octobre 2026, n° 25/01767, illustre l’enjeu. Le tribunal a examiné la convocation abrégée d’une assemblée appelée à autoriser une action pour le syndicat des copropriétaires. Il a retenu l’urgence au vu de circonstances précises, notamment une procédure déjà engagée, une situation financière exposée et des actes à délivrer à l’étranger. Cette décision de première instance ne signifie pas que toute assemblée supplémentaire peut être organisée avec une convocation abrégée.

La première démarche consiste à distinguer trois situations : la réunion demandée pour une question intéressant la copropriété, celle demandée aux frais d’un ou plusieurs copropriétaires pour leurs propres droits ou obligations, et les mesures nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble. Le dossier, le financement et les recours ne se présentent pas de la même façon.

I. Assemblée générale extraordinaire de copropriété : qui peut la demander et comment ?

A. Quand une assemblée supplémentaire est-elle utile et qui la convoque ?

Dans une copropriété, l’assemblée générale réunit les copropriétaires pour délibérer sur les questions qui lui sont soumises. L’article 7 du décret du 17 mars 1967 prévoit la tenue d’au moins une assemblée chaque année et confie, sauf disposition contraire, sa convocation au syndic. Dans le langage courant, on appelle extraordinaire une assemblée supplémentaire organisée en dehors de cette réunion annuelle. Le mot décrit le moment et le besoin de la réunion : il ne dispense pas, à lui seul, du respect des règles de convocation ou de vote.

Une assemblée supplémentaire peut servir à arrêter un choix après la découverte d’une infiltration dans une partie commune, à examiner un devis de réparation, à décider de la suite d’un litige ou à voter sur un projet touchant les parties communes. La question utile n’est pas simplement de savoir si la situation est pénible. Il faut identifier la décision à prendre, celui qui doit la prendre et les informations nécessaires pour voter. Une panne ne justifie pas forcément de soumettre à l’assemblée chaque geste technique ; inversement, une demande d’autorisation ne peut pas être remplacée par une simple discussion dans le hall de l’immeuble.

Le syndic peut convoquer une réunion supplémentaire lorsqu’une décision de l’assemblée est nécessaire. Le conseil syndical et les copropriétaires disposent aussi de voies pour provoquer sa convocation. Leurs demandes ne se confondent pas : l’une porte sur une réunion dont la convocation est de droit dans les conditions du décret ; une autre concerne une assemblée sollicitée à leurs frais pour leurs droits ou obligations propres. Avant d’écrire, relisez le règlement de copropriété, le contrat de syndic, les derniers procès-verbaux et les documents qui décrivent le problème. Ce travail évite d’adresser une demande trop vague ou de réclamer une décision déjà prise.

L’article 8 du décret de 1967 prévoit que la convocation est de droit lorsqu’elle est demandée au syndic par le conseil syndical, s’il en existe un, ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires. Le règlement peut prévoir un nombre inférieur de voix. La demande doit être notifiée au syndic et préciser les questions dont l’inscription à l’ordre du jour est demandée. Le seuil porte sur les voix de l’ensemble des copropriétaires, pas sur le nombre de personnes ayant signé.

Un exemple permet de préparer le dossier. Si plusieurs propriétaires veulent examiner une réparation de toiture, ils peuvent réunir leurs noms, leurs lots et leurs voix, puis vérifier le seuil dans le règlement. Ils joignent les éléments utiles : rapport, photographies datées, devis disponibles et projet de décision. S’ils passent par le conseil syndical, ils identifient la demande émanant de celui-ci. Dans les deux cas, écrire seulement que la situation est préoccupante risque de laisser le syndic sans question claire à inscrire et les copropriétaires sans véritable choix à examiner.

La procédure de l’article 8 comporte des limites spécifiques lorsqu’un administrateur provisoire a reçu certains pouvoirs de l’assemblée : il faut alors vérifier sa mission et les pouvoirs conservés par les organes de la copropriété, comme le prévoit ce même article 8. Dans une copropriété soumise à une administration particulière, le courrier de désignation et les décisions de justice constituent donc des pièces aussi importantes que le règlement.

Pour situer cette réunion dans le fonctionnement général de l’immeuble, le dossier peut également être rapproché des règles applicables aux assemblées générales de copropriété et à leur contestation. Une réunion supplémentaire concerne tous les copropriétaires convoqués, même si le problème a d’abord été signalé par un seul d’entre eux.

B. Comment demander une assemblée si le syndic ne la convoque pas ?

La demande collective doit permettre de savoir ce que ses auteurs souhaitent faire voter. Une rédaction utile peut présenter, séparément, le problème, la décision proposée, son coût prévisible et les documents disponibles. Pour des travaux, le projet peut par exemple identifier les parties de l’immeuble concernées et demander un vote sur un devis déterminé. Pour une procédure, il faut exposer la décision sollicitée et les pièces qui permettent d’en mesurer l’objet. Le syndic doit pouvoir constituer un ordre du jour précis ; les autres copropriétaires doivent pouvoir comprendre la portée du vote avant la réunion.

La notification au syndic et la conservation de sa preuve ont une importance pratique. Gardez la demande complète, ses pièces jointes, la preuve de son envoi et celle de sa présentation ou de sa remise selon le mode utilisé. Conservez aussi les éventuelles réponses : une proposition de date, une demande de documents ou un refus motivé n’appellent pas nécessairement la même réaction. Si la question n’exige pas une réunion supplémentaire, une inscription à l’ordre du jour d’une assemblée à venir peut parfois répondre au besoin, à condition de ne pas perdre de vue la situation concrète.

Lorsqu’une demande relevant de l’article 8 reste sans effet, ce texte prévoit une étape distincte : après une mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours, le président du conseil syndical, s’il en existe un, peut valablement convoquer l’assemblée. L’article 8 du décret encadre cette possibilité. Il ne suffit donc pas de compter huit jours à partir d’un premier échange informel : la mise en demeure et la situation du conseil syndical doivent être vérifiées.

Si le conseil syndical n’existe pas, si ses membres n’ont pas été désignés ou si son président ne convoque pas l’assemblée, l’article 8 renvoie à la voie judiciaire. L’article 50 du décret permet au président du tribunal judiciaire, statuant en référé, d’habiliter un copropriétaire ou un mandataire de justice à convoquer l’assemblée. Il exige, à peine d’irrecevabilité, une mise en demeure du syndic et, le cas échéant, du président du conseil syndical, restée infructueuse pendant plus de huit jours avant l’assignation. La demande judiciaire doit être préparée avec les notifications et leurs justificatifs.

Une autre voie répond à un besoin plus individuel. L’article 17-1 AA de la loi du 10 juillet 1965 permet à tout copropriétaire de solliciter du syndic, à ses frais, la convocation et la tenue d’une assemblée pour faire inscrire des questions ne concernant que ses droits ou obligations. Un propriétaire qui souhaite faire examiner une autorisation liée à son lot doit donc vérifier si sa demande entre réellement dans ce cadre. Le fait qu’un seul copropriétaire prenne l’initiative ne suffit pas, à lui seul, à transformer toute question collective en question individuelle.

Cette demande doit elle aussi être préparée. L’article 8-1 du décret de 1967 exige une notification au syndic, la précision des questions et un projet de résolution pour chacune, avec les documents requis lorsque le texte les impose. Si plusieurs copropriétaires demandent ensemble cette réunion, ils indiquent la répartition des frais et honoraires entre eux ; à défaut, le décret prévoit un partage à parts égales entre ces demandeurs.

Le même article 8-1 prévoit que le syndic informe les demandeurs des frais prévisionnels et de ses honoraires dans les quinze jours suivant la notification de leur demande ; il convoque l’assemblée, qui se tient dans les quarante-cinq jours suivant le paiement de ces frais et honoraires. Les points de départ diffèrent : la première période suit la notification et la seconde le paiement, selon l’article 8-1 du décret. Une date de réception du courrier, une estimation de frais et une preuve de paiement méritent donc d’être conservées séparément.

Demander la réunion ne garantit pas que le projet sera accepté. Une assemblée peut voter contre une autorisation si les copropriétaires estiment le projet insuffisamment documenté ou contraire aux intérêts qu’ils doivent apprécier. Avant de payer les frais prévisionnels, le demandeur a intérêt à réunir plans, descriptifs, assurances et informations sur les conséquences du projet. Il peut ainsi éviter de payer pour une réunion où la résolution serait inexploitable faute de pièces.

II. Assemblée générale extraordinaire : urgence, frais et contestation

A. Quel délai de convocation en cas d’urgence et quels documents préparer ?

La décision de tenir une assemblée supplémentaire et l’urgence de la convoquer rapidement sont deux questions différentes. Le décret de 1967, article 9, précise que, sauf urgence, la convocation est notifiée au moins vingt et un jours avant la réunion, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un délai plus long. Une assemblée extraordinaire peut donc être nécessaire sans que l’exception d’urgence s’applique. La simple préférence pour une date rapprochée ne décrit pas, à elle seule, les circonstances qui rendent l’attente problématique.

Le jugement de Grasse du 13 octobre 2026 donne un exemple de contrôle concret. Dans l’affaire jugée, le syndicat faisait face à des procédures après l’effondrement d’un mur et souhaitait faire autoriser une action en réparation de son propre préjudice. Le tribunal a notamment examiné la situation financière du syndicat, une audience fixée dans une autre procédure et la nécessité de délivrer des actes à des personnes domiciliées à l’étranger. Il a jugé que « l’urgence justifiait l’abrègement du délai de convocation » dans cet ensemble de circonstances et a rejeté la demande d’annulation de l’assemblée sur ce fondement. La décision n° 25/01767 doit être lue comme une appréciation de première instance liée à ces faits.

Ce jugement ne transforme pas une difficulté de calendrier en urgence automatique. Dans un autre dossier, les éléments peuvent être différents : date à laquelle le danger ou le litige a été connu, solutions provisoires disponibles, nécessité d’une décision collective et conséquences concrètes d’une attente. Le syndic ou les copropriétaires ont intérêt à rassembler les éléments qui expliquent ces circonstances : rapport technique, courrier d’une autorité, devis, échéance procédurale documentée ou échanges montrant ce qui doit être décidé. Le lecteur doit pouvoir distinguer les faits établis, les estimations et les options encore ouvertes.

En présence d’un danger pour l’immeuble, attendre une assemblée n’est pas toujours la première réponse. L’article 18 de la loi de 1965 charge notamment le syndic d’administrer et de conserver l’immeuble et, en cas d’urgence, de faire procéder de sa propre initiative aux travaux nécessaires à sa sauvegarde. Il faut distinguer ces mesures de sauvegarde des décisions complémentaires à soumettre aux copropriétaires selon leur nature. Le diagnostic professionnel et les consignes des services compétents priment lorsqu’il existe un risque immédiat pour les personnes.

La convocation n’est pas une simple invitation. Selon l’article 9 du décret, elle indique notamment le lieu, la date, l’heure et l’ordre du jour précisant chaque question soumise à délibération ; le formulaire de vote par correspondance mentionné par le texte y est joint. Avant la réunion, chaque destinataire doit pouvoir identifier les décisions proposées. Une formule générale telle que travaux divers ne renseigne pas sur le chantier, le montant à engager ni l’entreprise choisie.

L’article 11 du décret, dans sa version applicable depuis le 25 décembre 2025, énumère les documents à notifier au plus tard avec l’ordre du jour selon les décisions envisagées. Il vise notamment, pour la validité de certaines décisions, les conditions essentielles d’un contrat ou de devis soumis à l’approbation de l’assemblée et certains projets de résolution. La liste varie selon la question : un dossier de travaux, une désignation de syndic et une autorisation d’agir en justice ne se préparent pas avec les mêmes annexes.

Le jour de la réunion, l’article 13 du décret limite les décisions valides aux questions inscrites à l’ordre du jour, sous réserve des notifications prévues par les textes qu’il vise. D’autres questions peuvent être examinées sans effet décisoire. Si un devis nouveau apparaît pendant la séance, il faut donc vérifier ce qui a été notifié et ce que la résolution permet réellement de décider ; une discussion improvisée ne remplace pas les documents nécessaires au vote.

La majorité applicable dépend de la décision, pas du seul qualificatif extraordinaire. L’article 24 de la loi de 1965 prévoit, sauf disposition contraire, une majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance ; il énumère notamment certains travaux de conservation et de sécurité. D’autres décisions relèvent d’autres règles. Le projet de résolution doit identifier l’objet exact du vote pour permettre d’appliquer le bon régime.

B. Qui paie les frais et comment contester une décision irrégulière ?

Le coût d’une assemblée supplémentaire ne se résume pas à la location d’une salle. Il peut comprendre la préparation du dossier, les convocations, la tenue de la réunion, le traitement des votes et la notification des décisions. Il faut d’abord lire le contrat du syndic pour identifier ce qui relève de sa prestation de gestion et les modalités de rémunération prévues pour une réunion supplémentaire. Un montant annoncé oralement ne suffit pas à comprendre si des frais de courrier, des honoraires ou d’autres dépenses s’y ajoutent.

Pour une réunion intéressant la gestion collective, la répartition doit être appréciée à partir de la nature de la dépense et du règlement de copropriété. L’article 10 de la loi de 1965 prévoit notamment la participation des copropriétaires aux charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes selon les valeurs relatives des parties privatives, et rappelle que le règlement fixe la quote-part de chaque lot dans les catégories de charges. Il faut examiner la facture et la grille de répartition plutôt que supposer qu’une somme sera divisée également entre les personnes présentes.

La situation est différente pour l’assemblée sollicitée au titre de l’article 17-1 AA afin d’examiner des questions ne concernant que les droits ou obligations du ou des demandeurs. La loi prévoit une réunion à leurs frais, et l’article 8-1 du décret organise l’information préalable sur les frais et honoraires ainsi que leur répartition entre plusieurs demandeurs. Lisez donc la demande initiale et les questions inscrites à l’ordre du jour avant d’accepter qu’une facture individuelle ou collective soit imputée à un lot.

Prenons deux situations. Une copropriétaire souhaite une autorisation concernant exclusivement son projet d’aménagement ; elle demande une assemblée selon le régime individuel et reçoit l’estimation prévue par le décret. Dans un autre immeuble, le conseil syndical réclame une réunion pour examiner une réparation de toiture commune affectant plusieurs lots. Les raisons de la demande, la personne qui demande, le contenu de l’ordre du jour et les pièces du contrat de syndic ne sont pas les mêmes. Il serait imprudent de déduire le financeur du seul nom de la personne qui a envoyé le premier courriel.

Si la facture paraît injustifiée, le copropriétaire peut demander le contrat du syndic, le détail des prestations, la facture et la clé utilisée pour la répartition. Il peut comparer ces pièces au procès-verbal et aux questions effectivement soumises à l’assemblée. Une différence entre l’estimation et la facture appelle une explication documentée. Un désaccord sur les honoraires du syndic ne démontre pas automatiquement que les décisions prises en séance sont nulles : les deux sujets doivent être examinés distinctement.

Après la réunion, conservez la convocation, les annexes, la feuille de présence accessible, les pouvoirs, les votes transmis et le procès-verbal. Vérifiez notamment si la question contestée figurait à l’ordre du jour, si les pièces nécessaires accompagnaient la convocation et si la décision retranscrite correspond au vote. Les réserves doivent être concrètes : une résolution dont le montant est indéterminé, un document requis absent ou une urgence dont les éléments ne sont pas établis ne se démontrent pas de la même manière.

L’article 42 de la loi de 1965 prévoit, à peine de déchéance, que les actions en contestation des décisions d’assemblée sont introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants dans les deux mois à compter de la notification du procès-verbal, sans ses annexes. Le même texte prévoit la notification du procès-verbal par le syndic dans le mois suivant la tenue de l’assemblée. La qualité du demandeur, la décision attaquée et la date de notification doivent donc être vérifiées sur les pièces, sans confondre la date de la réunion avec celle de la notification.

Dans le jugement de Grasse, le tribunal n’a pas annulé l’assemblée contestée et a également rejeté la contestation de la résolution examinée, au regard des éléments produits dans cette affaire. La décision du 13 octobre 2026 montre pourquoi une contestation doit répondre aux circonstances retenues par le juge : il ne suffit pas de relever que la réunion était qualifiée d’extraordinaire. Dans un autre dossier, les documents de convocation, la résolution et la preuve de l’urgence peuvent conduire à une appréciation différente.

À Paris comme ailleurs, le dossier doit identifier le syndicat concerné, son syndic et les pièces de la copropriété. Pour une demande d’habilitation à convoquer, la voie prévue par l’article 50 du décret passe par le président du tribunal judiciaire statuant en référé, sous les conditions qu’il précise. L’adresse de l’immeuble, le règlement, les notifications et la preuve des mises en demeure permettent de préparer utilement la démarche ; la juridiction compétente et la procédure doivent être vérifiées selon la situation de l’immeuble et la demande.

Conclusion

Une assemblée générale extraordinaire peut répondre à un besoin réel sans que toutes ses questions soient urgentes. Pour agir efficacement, il faut identifier la décision recherchée, choisir la bonne voie de demande et préparer une résolution accompagnée des pièces nécessaires. La répartition des frais dépend notamment du cadre collectif ou individuel de la réunion. Si la convocation ou une décision est contestée, le règlement, les notifications et le procès-verbal permettront d’apprécier la situation au regard des textes et des circonstances propres à l’immeuble.