Vous avez trouvé le logement qu’il vous faut, le dossier est presque complet, puis l’agence vous réclame vos relevés de compte bancaire des trois derniers mois, une copie de votre livret de famille et votre carte Vitale. Refuser fait peur : le bien risque de passer à un autre candidat. Transmettre fait peur aussi : ces documents contiennent des informations intimes qui n’ont rien à voir avec votre capacité à payer le loyer. Cette situation se répète chaque semaine dans les grandes villes, et le droit y répond avec une précision rare : la loi fixe une liste fermée de pièces exigibles, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) interdit les documents bancaires et familiaux superflus, et le règlement général sur la protection des données (RGPD) donne au candidat évincé comme au locataire en place des droits concrets pour faire détruire les copies conservées.
Cet article explique d’abord ce que le bailleur, particulier ou agence, peut exiger de vous et ce qu’il doit refuser de collecter, y compris lorsque vous transmettez vous-même trop de documents. Il détaille ensuite comment exercer vos droits auprès du bailleur et de l’agence, puis comment saisir la CNIL, signaler les faits au préfet pour l’amende administrative et demander réparation au juge. Chaque affirmation déterminante renvoie à un texte ou à une décision vérifiée, avec le lien officiel.
I. Ce que le bailleur peut exiger de vous, et ce qu’il doit refuser de collecter
Le dossier de location n’est pas un espace de négociation libre. Le législateur a choisi une liste limitative : tout ce qui n’y figure pas ne peut pas vous être imposé, et le RGPD ajoute une seconde limite, la minimisation, qui interdit au bailleur de conserver des données excessives même quand vous les avez envoyées spontanément.
A. La liste fermée des pièces exigibles pour le candidat et sa caution
Le principe est posé par la loi du 6 juillet 1989, dont l’article 22-2 renvoie à un décret la liste des pièces justificatives pouvant être demandées au candidat à la location et à sa caution. Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 met en œuvre ce renvoi : son annexe 1 s’intitule « LISTE DES PIÈCES JUSTIFICATIVES POUVANT ÊTRE EXIGÉES DE CHACUN DES CANDIDATS À LA LOCATION » et n’autorise, pour l’identité, qu’une seule pièce comportant la photographie du titulaire, par exemple « Carte nationale d’identité française ou étrangère. » Une seconde liste, consacrée aux cautions, figure en annexe 2 du même décret. Le texte précise que ces dispositions ne s’appliquent pas aux demandes d’attribution de logements sociaux mentionnées à l’article L. 441-1 du code de la construction et de l’habitation, qui relèvent d’un régime propre.
Concrètement, l’annexe 1 organise les pièces en quatre familles. Pour l’identité, une seule pièce en cours de validité comportant votre photographie : carte nationale d’identité, passeport, permis de conduire ou document de séjour pour le candidat étranger. Pour le domicile, une seule pièce également : trois dernières quittances de loyer ou attestation du précédent bailleur, attestation d’hébergeant, dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété. Pour l’activité professionnelle, un ou plusieurs documents selon votre situation : contrat de travail ou attestation d’employeur, extrait K ou K bis de moins de trois mois, fiche d’immatriculation au Registre national des entreprises, carte d’étudiant ou certificat de scolarité. Pour les ressources, le décret autorise notamment le dernier ou l’avant-dernier avis d’imposition, les trois derniers bulletins de salaires, les justificatifs d’indemnités, de retraites, de prestations sociales et familiales des trois derniers mois, l’avis d’attribution de bourse ou les justificatifs de revenus fonciers. Cette énumération est un plafond, pas un plancher : le bailleur peut demander moins, jamais plus.
Deux précisions pratiques évitent des litiges fréquents. D’abord, les pièces produites peuvent être des copies, rédigées ou traduites en français avec les montants convertis en euros, tandis que les originaux doivent pouvoir être présentés à la demande du bailleur. Ensuite, le décret a été modifié, pour l’annexe 1, par le décret n° 2022-1014 du 19 juillet 2022, applicable depuis le 1er janvier 2023. Vérifiez donc toujours la version en vigueur à la date de votre candidature, car une agence qui applique une ancienne grille commet déjà une première erreur. Pour la caution, l’annexe 2 suit la même logique avec des pièces adaptées au garant. Si vous candidatez avec un garant, exigez que l’agence distingue les deux listes au lieu de réclamer deux fois le même dossier complet.
Pour la caution, la logique reste identique mais la liste diffère : l’annexe 2 du décret énumère les pièces exigibles du garant, sans autoriser davantage les relevés bancaires ou les documents familiaux. En pratique, vérifiez que l’agence ne réclame pas deux dossiers complets jumeaux quand un garant se présente, et refusez la cosignature imposée d’un ascendant ou d’un descendant, que l’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 prohibe en préalable à l’établissement du contrat de location. Si le garant est un organisme, comme un garant institutionnel ou une assurance loyers impayés, ses propres pièces ne regardent pas le bailleur : seul le dossier prévu par la liste peut circuler. Conservez la liste écrite remise par l’agence, car elle servira de preuve en cas de signalement au préfet ou de plainte à la CNIL.
B. Les documents interdits et le sort des pièces superflues que vous avez transmises
La CNIL l’interdit sans détour : ni les agences immobilières ni les propriétaires ne peuvent exiger des candidats à la location la copie du livret de famille, la carte Vitale, les relevés de compte bancaire, un contrat de mariage, un jugement de divorce ou un extrait de casier judiciaire. Cette page, intitulée « Location d’un bien immobilier : quels justificatifs », ajoute que le propriétaire ou l’agence qui exige un justificatif non autorisé s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 3 000 euros, ou 15 000 euros s’il s’agit d’une personne morale. Le fondement de cette sanction figure à l’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 : « Les manquements au présent article sont punis d’une amende administrative, prononcée par le représentant de l’Etat dans le département, dont le montant ne peut être supérieur à 3 000 € pour une personne physique et à 15 000 € pour une personne morale. » La même page de la CNIL rappelle l’existence du téléservice Dossier Facile, qui permet au locataire de déposer les seuls justificatifs autorisés, et du service FiligraneFacile, proposé par l’État pour apposer un filigrane sur les documents sensibles avant transmission.
Le référentiel de la CNIL relatif à la gestion locative, adopté par la délibération n° 2021-057 du 6 mai 2021, va plus loin et vise directement les pratiques de collecte massive. Son paragraphe 26 énonce qu’jugées en principe non pertinentes : documents bancaires tels que copie de relevé de compte ou justificatifs de situation financière, carte d’assuré social, extrait de casier judiciaire, dossier médical, justificatifs de versement ou de non-versement de pensions alimentaires, contrat de mariage ou certificat de concubinage Des documents supplémentaires restent possibles dans des dispositifs réservés aux ménages modestes, comme l’avis d’imposition de l’avant-dernière année pour un logement Pinel, à condition qu’un texte d’un niveau au moins égal au décret les prévoie. Hors ces cas prévus par un texte, la règle est le refus de collecte.
Le même référentiel règle le cas le plus courant dans les faits : le candidat qui, par crainte d’être écarté, envoie lui-même plus que la liste. Son paragraphe 28 impose la conséquence logique : quand le candidat transmet plus que la réglementation, l’organisme doit supprimer ou renvoyer les pièces superflues pour rester conforme. Autrement dit, votre envoi spontané ne régularise pas la conservation : l’agence doit détruire ou renvoyer les relevés bancaires, la carte Vitale ou le livret de famille reçus en trop. Ce point s’articule avec le principe de minimisation du RGPD, dont l’article 5 impose la minimisation : des données adéquates, pertinentes et limitées au nécessaire au regard des finalités poursuivies. La finalité ici est l’appréciation de votre solvabilité, pas la connaissance de votre vie bancaire, familiale ou de santé.
La répartition des rôles entre bailleur et intermédiaire mérite la même attention. Lorsque le choix du locataire est délégué au professionnel de l’immobilier par un mandat de gestion, le propriétaire ne devrait en principe pas recevoir l’ensemble des dossiers des candidats : il peut obtenir les dossiers présélectionnés pour arrêter son choix. Si vous découvrez que votre dossier complet, relevés bancaires inclus, a circulé jusqu’au propriétaire alors que l’agence était chargée de la sélection, ou qu’il a été transmis à des tiers sans information préalable, conservez-en la preuve : cette diffusion excède la finalité annoncée et aggrave le manquement. Les questions de bail d’habitation relèvent plus largement de l’expertise en droit immobilier, et notre page dédiée au bail d’habitation à Paris présente l’accompagnement du cabinet sur ces litiges locatifs.
II. Faire valoir vos droits, faire sanctionner l’excès et obtenir réparation
Refuser un document interdit ne suffit pas toujours : l’agence écarte parfois le candidat trop vigilant, ou conserve son dossier « au cas où ». Le RGPD organise alors une riposte en trois temps : exercer vos droits directement auprès du bailleur et de l’agence, saisir la CNIL et signaler les faits au préfet, puis demander réparation au juge.
A. Accès, rectification, effacement, limitation et opposition : la démarche à engager auprès du bailleur et de l’agence
Le bailleur, particulier ou agence, qui constitue des dossiers de candidature est responsable de traitement au sens du RGPD. Il doit vous informer, au moment de la collecte, de son identité, des finalités poursuivies, de la base juridique, des destinataires, de la durée de conservation et de vos droits. Le référentiel de la CNIL recommande qu’une politique de confidentialité reprenant les mentions exigées à l’article 13 du RGPD soit jointe à la liste des pièces à fournir et rappelée dans les courriels aux candidats. L’absence totale d’information est déjà un indice de non-conformité : un professionnel qui réclame des relevés bancaires sans expliquer pourquoi, sans indiquer combien de temps il les garde ni à qui il les transmet, viole l’obligation de transparence.
Le droit d’accès vous permet de vérifier ce que l’agence détient vraiment. L’article 15 du RGPD vous donne droit à la confirmation que des données vous concernant sont traitées et, dans ce cas, à leur communication accompagnée des informations suivantes, parmi lesquelles les finalités, les catégories de données, les destinataires, la durée de conservation envisagée et l’existence des droits de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition. Écrivez au bailleur et à l’agence, par courriel avec accusé de réception, en demandant la copie de l’intégralité de votre dossier, la liste des destinataires auxquels il a été transmis et la durée de conservation appliquée. Si vous avez déjà obtenu gain de cause sur un droit d’accès dans un autre contexte, la méthode décrite dans notre article sur le droit d’accès RGPD quand l’organisme ne répond pas reste transposable : demande écrite précise, délai, relance, puis plainte.
Le droit à l’effacement vise les pièces interdites et les dossiers conservés sans raison. L’article 17 du RGPD ouvre un droit à l’effacement dans les meilleurs délais, avec une obligation corrélative pour le responsable du traitement, dès que l’un des motifs prévus est rempli. Deux motifs concernent directement le dossier de location : les données ne sont plus nécessaires au regard de leurs finalités (cas du candidat non retenu dont le dossier dort dans la base de l’agence), et les données ont fait l’objet d’un traitement illicite (cas des relevés bancaires, de la carte Vitale ou du livret de famille collectés hors liste). Demandez l’effacement de ces pièces en visant ces deux motifs, et exigez la confirmation écrite de la destruction, y compris des copies transmises au propriétaire ou à d’éventuels prestataires.
Le droit à la limitation et le droit d’opposition complètent l’arsenal pendant l’instruction de votre demande. L’article 18 du RGPD permet d’obtenir la limitation du traitement quand vous contestez l’exactitude de vos données, le temps que le responsable en vérifie l’exactitude, mais aussi quand le traitement est illicite et que vous préférez le gel à l’effacement immédiat, ou quand vous vous êtes opposé au traitement pendant la vérification des motifs légitimes. Concrètement, écrivez que l’agence doit cesser toute diffusion de votre dossier, notamment vers le bailleur et les plateformes de gestion, jusqu’à sa réponse. L’article 21 vous autorise à vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur les intérêts légitimes, et le responsable doit alors cesser sauf motif légitime impérieux. La prospection ultérieure à partir de votre dossier de candidature, par exemple des offres commerciales de l’agence, peut faire l’objet d’une opposition absolue.
Les durées de conservation donnent à ces demandes un calendrier précis, fixé par le référentiel de la CNIL. Pour la prospection préalable à la candidature, trois ans à compter du dernier contact constituent une durée adéquate. Pour les données collectées au stade de l’appréciation de la solvabilité des candidats non retenus, trois mois en base active est en principe une durée adéquate. Pour le candidat retenu et le locataire, la durée contractuelle jusqu’à la clôture des comptes constitue la base active, suivie d’un archivage intermédiaire de trois ans en gestion directe, délai de prescription des baux, ou de cinq ans en gestion déléguée, délai de prescription civile. Passé ces délais, une demande d’effacement devient difficile à refuser, sauf obligation légale particulière ou besoin de preuve dans un contentieux identifié, que le responsable doit justifier après analyse préalable. Le responsable doit répondre à vos demandes dans les meilleurs délais et au plus tard sous un mois à compter de leur réception, délai prolongeable de deux mois pour les demandes complexes à condition de vous en informer dans le premier mois. Sans réponse dans ce délai, passez à l’étape suivante sans attendre.
B. CNIL, préfet et juge : plaintes, amende administrative et réparation du préjudice
La plainte auprès de la CNIL est ouverte à toute personne qui estime qu’un traitement de ses données viole le RGPD. L’article 77 ouvre à toute personne qui estime qu’un traitement de ses données viole le RGPD le droit de saisir l’autorité de contrôle, en particulier celle de son État de résidence, de travail ou du lieu de la violation. En France, cette autorité est la CNIL, saisie en ligne via la page saisir la CNIL. Joignez la liste des pièces exigées, vos échanges avec l’agence, votre demande d’effacement restée sans effet et, si possible, la preuve de la conservation au-delà de trois mois pour un dossier de candidat non retenu. La CNIL dispose de larges pouvoirs d’enquête et de mesures correctrices, du rappel à l’ordre jusqu’à l’amende administrative, dont le RGPD exige que les amendes soient « effectives, proportionnées et dissuasives ». Le Conseil d’État a validé sur le principe des sanctions lourdes pour violation de la minimisation et des durées de conservation, comme l’amende de 175 000 euros prononcée contre la société Ubeeqo, dont le recours a été rejeté le 6 décembre 2023 (Conseil d’État, 10e et 9e chambres réunies, 6 décembre 2023, n° 467368).
Anticipez toutefois les limites de la voie CNIL, rappelées par une décision récente. Le 27 août 2026, le Conseil d’État a rejeté le recours d’une plaignante contre la clôture de sa plainte relative à un refus d’effacement (Conseil d’État, 10e chambre, 27 août 2026, n° 508655). La haute juridiction juge que la CNIL dispose d’un large pouvoir d’appréciation sur les suites à donner, mais précise que, « lorsque l’auteur de la plainte se fonde sur la méconnaissance par un responsable de traitement des droits garantis par la loi à l’égard des données à caractère personnel le concernant, notamment les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition mentionnés aux articles 49, 50, 51, 53 et 56 de la loi du 6 janvier 1978, qui renvoient respectivement aux articles 15, 16, 17, 18 et 21 du RGPD, le pouvoir d’appréciation de la CNIL pour décider des suites à y donner s’exerce, eu égard à la nature du droit individuel en cause, sous l’entier contrôle du juge de l’excès de pouvoir. » Dans cette affaire, le refus d’effacement était justifié par la nécessité de conserver les données pour la défense en justice, exception prévue au paragraphe 3 de l’article 17 du RGPD. Retenez-en deux leçons pour votre dossier de location : motivez votre plainte avec des pièces précises et circonstanciées, et ne présentez pas l’effacement comme absolu, car la défense d’un contentieux en cours peut fonder un refus temporaire.
La seconde voie administrative est le signalement au préfet pour la sanction propre au dossier de location. Le décret du 5 novembre 2015 organise la procédure : En cas de manquement à l’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989, le préfet informe le bailleur de son intention de prononcer une amende à son encontre. « Cette information mentionne les faits reprochés et le montant de l’amende envisagé. » L’intéressé peut présenter ses observations dans un délai de deux mois. « Au terme de ce délai, le préfet peut émettre un titre de perception, recouvré comme en matière de créances étrangères à l’impôt et au domaine. » La loi ajoute deux garde-fous : « Le montant de l’amende est proportionné à la gravité des faits constatés. » et « L’amende ne peut être prononcée plus d’un an à compter de la constatation des faits. » Agissez donc vite : adressez au préfet du département où se situe le logement un signalement daté, avec la liste des pièces exigées et vos échanges. À Paris et en Île-de-France, où la tension locative multiplie les exigences abusives, ce signalement peut être formé parallèlement à la plainte CNIL, car les deux procédures sanctionnent des manquements distincts, l’un propre à la liste des pièces, l’autre au RGPD.
La troisième voie est judiciaire, et elle est double. D’une part, un recours juridictionnel effectif est ouvert à chaque personne qui estime que ses droits ont été violés par un traitement non conforme. Vous pouvez saisir le tribunal judiciaire, en pratique celui du lieu de situation de l’immeuble ou du domicile du défendeur, pour ordonner la destruction des pièces illicites sous astreinte et la cessation de leur diffusion. D’autre part, toute victime d’un dommage matériel ou moral causé par une violation du RGPD a droit à réparation par le responsable du traitement ou le sous-traitant Le préjudice moral est réparable : perte de chance d’obtenir le logement après un refus fondé sur des pièces interdites, anxiété liée à la diffusion de relevés bancaires ou d’un dossier médical, démarches répétées pour faire effacer vos données. Chiffrez ces postes avec des pièces : attestations, échanges montrant l’éviction, temps passé, frais engagés. Notez que le détournement de finalité, par exemple l’usage commercial de votre dossier de candidature, expose en outre son auteur à des poursuites pénales : « Le fait, par toute personne détentrice de données à caractère personnel à l’occasion de leur enregistrement, de leur classement, de leur transmission ou de toute autre forme de traitement, de détourner ces informations de leur finalité telle que définie par la disposition législative, l’acte réglementaire ou la décision de la Commission nationale de l’informatique et des libertés autorisant le traitement automatisé, ou par les déclarations préalables à la mise en oeuvre de ce traitement, » « est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 euros d’amende. » Cette perspective pénale renforce une mise en demeure bien rédigée, sans qu’il soit besoin de déposer plainte d’emblée.
Devant le tribunal, structurez vos demandes en trois volets : la destruction des pièces illicites sous astreinte, la cessation de toute diffusion du dossier, et la réparation chiffrée de chaque préjudice. La mise en demeure préalable, adressée au bailleur et à l’agence par lettre recommandée ou courriel avec preuve de dépôt, doit viser la liste du décret, rappeler la demande d’effacement restée sans réponse et fixer un délai de huit à quinze jours avant toute saisine. Ce formalisme évite l’exception de défense en justice invoquée pour refuser l’effacement : plus votre demande est précoce, précise et documentée, moins le responsable pourra prétendre découvrir le litige au moment de l’audience. À Paris et en Île-de-France, où les dossiers se traitent vite et les visites groupées multiplient les copies, photographiez ou exportez chaque étape de la candidature, y compris les portails de dépôt et les accusés de réception automatiques.
Conclusion
Le dossier de location obéit à une logique simple : le bailleur peut vérifier votre solvabilité, pas inventorier votre vie. La liste du décret du 5 novembre 2015 fixe ce qu’il peut exiger, la CNIL interdit les relevés de compte, la carte Vitale, le livret de famille, le contrat de mariage, le jugement de divorce et le casier judiciaire, et le référentiel de gestion locative impose la destruction ou le renvoi des pièces superflues avec une conservation limitée à trois mois en base active pour les candidats non retenus. Quand l’agence maintient ses exigences ou conserve votre dossier sans droit, vos demandes d’accès et d’effacement doivent partir dans le mois de la découverte des faits, suivies si nécessaire d’une plainte CNIL, d’un signalement au préfet pour l’amende de 3 000 à 15 000 euros et d’une action au tribunal pour destruction sous astreinte et réparation de votre préjudice moral. Gardez chaque document : liste des pièces réclamées, échanges, preuve de la diffusion et de la durée de conservation. Un dossier de location excessif n’est pas une fatalité du marché tendu, c’est un manquement sanctionné, et les textes comme la jurisprudence récente donnent au candidat les moyens de le faire cesser.
Besoin d’un avis rapide sur votre dossier
Vous êtes candidat à une location et on vous réclame des relevés bancaires ou des documents interdits, ou une agence conserve votre dossier malgré vos demandes : faites examiner votre dossier en numérique et données personnelles par Maître Reda KOHEN, avocat au Barreau de Paris. Consultation téléphonique en 48 heures avec un avocat du cabinet. Appelez le 06 46 60 58 22 ou écrivez via notre formulaire de contact.