À la rentrée 2026, une situation très concrète revient dans les échanges entre bailleurs et locataires : après avoir rendu les clés, le locataire ne retrouve plus son exemplaire de l’état des lieux de sortie. Il demande une copie pour comprendre une retenue sur son dépôt de garantie, tandis que le bailleur répond parfois qu’il n’a pas à refaire le document. La réponse dépend d’une distinction essentielle : la perte de l’exemplaire par son destinataire n’est pas la même chose que l’absence de remise d’un exemplaire au moment de la restitution des clés.
Le document ne sert pas uniquement à décrire l’état du logement. Il fixe la preuve disponible au jour du départ, permet de comparer l’entrée et la sortie, et encadre les sommes que le bailleur peut conserver. Une copie numérique peut être utile, mais elle doit être rattachée à l’acte original et conservée de manière fiable. À l’inverse, une nouvelle description rédigée plusieurs semaines après le départ ne remplace pas automatiquement le constat contradictoire.
Le locataire doit donc obtenir la copie, rassembler ses propres éléments et contester séparément la preuve des dégradations, le montant retenu et le respect du délai de restitution. Le bailleur doit identifier le document réellement signé, justifier chaque déduction et ne pas confondre la remise des clés avec une renonciation à ses droits ou avec une preuve nouvelle. Le raisonnement ci-dessous concerne le bail d’habitation soumis à la loi du 6 juillet 1989, dans un logement vide ou meublé.
Cette situation s’inscrit dans le cadre plus large de l’état des lieux du bail d’habitation et de la preuve des dégradations. Le présent article traite le problème particulier de l’exemplaire perdu, de sa reproduction et des conséquences sur le dépôt de garantie.
I. État des lieux de sortie perdu : quelle copie peut encore être utilisée ?
A. Le locataire a perdu son exemplaire après la remise des clés
Le premier réflexe consiste à reconstituer la chronologie. Le locataire doit rechercher la date de la remise des clés, la personne présente, le mode de signature et les échanges qui ont suivi. Il faut distinguer au moins quatre documents : l’état des lieux d’entrée, l’état des lieux de sortie, l’inventaire du mobilier lorsqu’il s’agit d’un meublé, et les photographies ou courriels qui accompagnent le départ. Une conversation téléphonique ne permet pas, à elle seule, de reconstituer fidèlement le contenu d’un acte signé. Un message écrit peut en revanche prouver qu’une copie a été demandée, qu’un désaccord a été exprimé ou qu’une somme a été annoncée.
L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 impose que l’état des lieux soit établi « dans les mêmes formes et en autant d’exemplaires que de parties » lors de la remise et de la restitution des clés. Le texte est accessible dans sa version en vigueur sur Légifrance, article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Cette règle signifie que le locataire devait recevoir un exemplaire au moment de la sortie. Elle ne signifie pas que le bailleur doit organiser un second état des lieux parce que le premier exemplaire a été égaré plus tard. La question devient alors celle de la conservation et de la communication d’une reproduction du document existant.
La perte matérielle de l’exemplaire ne fait pas disparaître l’acte. Si le bailleur conserve l’original ou une version numérisée, il peut en transmettre une reproduction complète, lisible et datée. Le locataire doit demander une copie de toutes les pages, y compris les réserves, les observations, les relevés de compteurs, les signatures et les éventuelles annexes photographiques. Une photographie prise uniquement de la première page est insuffisante si la discussion porte sur une pièce, un équipement ou une réserve figurant ailleurs dans le document.
La force d’une copie ne dépend pas de son seul format. L’article 1379 du code civil prévoit : « La copie fiable a la même force probante que l’original. » Le même article précise que sa fiabilité reste appréciée par le juge et qu’une reproduction identique dont l’intégrité est garantie dans le temps bénéficie d’une présomption jusqu’à preuve contraire. La règle figure sur Légifrance, article 1379 du code civil. Un fichier PDF envoyé par l’adresse habituelle du bailleur, avec toutes les pages, peut donc être exploitable. Il sera plus convaincant si le courriel, la date d’envoi, le nom de l’expéditeur et l’absence de modification sont conservés.
Le locataire doit éviter de demander au bailleur de « refaire » l’état des lieux. Cette formulation peut créer une confusion entre une copie et un document nouveau. Il vaut mieux écrire : « Je vous demande la reproduction intégrale de l’état des lieux de sortie établi et signé le [date], sans ajout ni suppression. » Si le bailleur ne possède plus l’original papier, il doit préciser qu’il transmet une copie conservée dans ses archives. Un document nouvellement rédigé après des travaux, un nettoyage ou la relocation ne décrit plus nécessairement l’état du logement au jour de la restitution.
La preuve électronique a également un cadre. Selon l’article 1366 du code civil, « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier », à condition que la personne dont il émane puisse être identifiée et que l’écrit soit établi et conservé dans des conditions garantissant son intégrité. La disposition est consultable sur Légifrance, article 1366 du code civil. Le locataire ne doit pas supprimer le courriel d’origine après avoir téléchargé la pièce jointe. Il doit conserver le message complet, les en-têtes disponibles, le fichier transmis et, si possible, l’archive de la conversation dans laquelle la copie a été remise.
La copie peut provenir d’un tiers mandaté. Une agence immobilière, un administrateur de biens ou un commissaire de justice peut détenir le document ou une trace de sa transmission. Le locataire doit demander à l’interlocuteur qui a participé à la sortie de confirmer par écrit la date de l’acte et le nombre de pages conservées. La réponse du professionnel ne transforme pas un document incomplet en état des lieux complet, mais elle peut établir l’existence de l’acte et aider à obtenir sa reproduction.
Le locataire doit aussi vérifier si son exemplaire a réellement été perdu. Il peut se trouver dans le dossier de location, le courriel d’entrée dans les lieux, une application de signature électronique, un espace client, une pièce jointe au congé ou les échanges avec l’agence. Le contrat de location, l’état des lieux d’entrée et la facture de déménagement ne remplacent pas l’état des lieux de sortie, mais ils permettent de dater les événements et de mesurer la cohérence des explications. Les photographies prises le dernier jour, avec leurs métadonnées lorsqu’elles sont disponibles, peuvent compléter la preuve sans être confondues avec l’acte signé.
Enfin, l’absence de la copie dans les dossiers du locataire ne permet pas de conclure que l’état des lieux n’a jamais été établi. Le raisonnement juridique doit partir de faits vérifiables : signature ou refus de signature, remise ou non-remise d’un exemplaire, conservation d’un original, existence de photos, présence d’un tiers et échanges contemporains. Cette méthode évite de réclamer automatiquement une remise intégrale du dépôt de garantie alors qu’une copie fiable du document existe chez le bailleur.
B. Le bailleur n’a pas remis d’exemplaire ou ne produit qu’un document tardif
La situation est différente lorsque le locataire affirme n’avoir jamais reçu son exemplaire au moment de la restitution des clés. L’article 3-2 prévoit que, « à défaut d’état des lieux ou de la remise d’un exemplaire de l’état des lieux à l’une des parties », la présomption de l’article 1731 du code civil ne peut pas être invoquée par la partie qui a fait obstacle à l’établissement de l’acte ou à sa remise. Il faut donc rechercher qui a empêché la réalisation ou la délivrance. Le locataire qui a reçu le document puis l’a perdu n’est pas dans la même position que le bailleur qui refuse de remettre l’exemplaire prévu par la loi.
L’article 1731 du code civil dispose que, « s’il n’a pas été fait d’état des lieux, le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives, et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire ». Cette présomption est souvent mal comprise. Elle concerne l’absence d’état des lieux, et non chaque difficulté de conservation d’une copie. Elle peut être écartée par d’autres preuves lorsque l’état réel du logement est établi. Elle ne donne pas non plus au bailleur le droit de retenir une somme sans démontrer la dégradation, son imputabilité et son coût.
En présence d’un état des lieux d’entrée et d’un état des lieux de sortie signé par les deux parties, le document de sortie reste le point de comparaison principal. L’article 1730 du code civil prévoit que, lorsqu’un état des lieux a été réalisé, le preneur doit rendre la chose telle qu’il l’a reçue, sauf ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure. Le texte est disponible sur Légifrance, article 1730 du code civil. Une usure normale, une peinture vieillie ou une installation ayant atteint son âge ne doivent pas être présentées comme une dégradation imputable au seul locataire sans analyse de la vétusté et des circonstances.
Le bailleur qui réclame la réparation d’un dommage doit produire un élément reliant la situation de sortie à celle de l’entrée. Une facture peut prouver une dépense, mais elle ne prouve pas toujours que la dépense correspond à une dégradation causée par le locataire. Un devis peut évaluer un travail futur, mais il doit être rapproché d’une anomalie précisément décrite. Une photographie isolée prise après le départ peut montrer un état, mais elle ne prouve pas nécessairement la date, la cause ou l’imputabilité de cet état.
La règle générale de preuve de l’article 1353 du code civil rappelle : « Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation. » Le texte figure sur Légifrance, article 1353 du code civil. Pour le dépôt de garantie, le bailleur qui conserve une somme doit donc documenter la créance invoquée. Le locataire, de son côté, doit prouver le paiement du dépôt, la remise des clés, son adresse de correspondance et la demande de restitution.
Un état des lieux de sortie établi unilatéralement après le départ ne possède pas automatiquement la même portée qu’un constat contradictoire. Dans son arrêt du 16 novembre 2023, n° 22-19.422, la troisième chambre civile de la Cour de cassation a rappelé qu’« un état des lieux de sortie établi unilatéralement par le bailleur, sans recours à un commissaire de justice, et dont le défaut de contradiction est dû à sa carence, ne peut faire la preuve de dégradations imputables au locataire ». La décision est consultable sur Cour de cassation, 3e civ., 16 novembre 2023, n° 22-19.422. Le point important tient à la cause de l’absence de contradiction : le bailleur ne peut pas créer seul, après le départ, la preuve qui lui manquait alors qu’il n’a pas tenté sérieusement d’organiser le constat.
Cette solution ne signifie pas qu’un bailleur ne peut jamais produire de photographie, de facture ou de constat réalisé après le départ. Elle signifie que chaque pièce doit être évaluée pour ce qu’elle démontre réellement. Un constat de commissaire de justice effectué rapidement après la libération peut établir l’existence matérielle d’un dommage, sans répondre à lui seul à la question de savoir si le dommage était déjà présent, s’il résulte de la vétusté ou s’il est imputable au locataire. Un rapport d’entreprise peut décrire une intervention, sans remplacer la comparaison entre les deux états des lieux.
La Cour de cassation admet cependant qu’un état des lieux peut intégrer un dispositif photographique accepté et signé par les parties. Dans l’arrêt du 6 février 2025, n° 23-21.193, elle a validé l’analyse selon laquelle « ces photographies permettaient la comparaison de l’état du logement constaté à l’entrée et à la sortie des lieux et qu’elles prouvaient l’existence de dégradations imputables au locataire lors de la restitution des lieux ». Le texte de la décision est disponible sur Cour de cassation, 3e civ., 6 février 2025, n° 23-21.193. La leçon pratique est claire : des photographies datées, rattachées à l’acte et acceptées contradictoirement peuvent avoir une valeur supérieure à des images prises unilatéralement après le départ.
Le bailleur doit donc répondre à une demande de copie de façon précise. Il peut transmettre le document qu’il conserve, indiquer si le fichier correspond à l’original signé et identifier les annexes. S’il ne dispose d’aucun exemplaire, il doit l’indiquer franchement et communiquer les autres éléments dont il entend se prévaloir. Il doit éviter de remplacer un document manquant par une nouvelle liste de travaux qui ne porterait ni la date de sortie ni la signature du locataire. Une présentation transparente réduit le risque que la retenue soit contestée pour insuffisance de preuve.
II. Copie perdue et dépôt de garantie : quels recours et quels délais ?
A. Une retenue doit être prouvée, chiffrée et envoyée dans le bon délai
La perte de l’exemplaire ne suspend pas les obligations liées au dépôt de garantie. L’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 fixe une restitution dans un délai maximal d’un mois à compter de la remise des clés lorsque l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée. Le délai passe à deux mois lorsque des dégradations ou des différences justifient une analyse plus large. Les sommes conservées doivent être dûment justifiées. Le texte prévoit aussi une majoration de 10 % du loyer mensuel en principal pour chaque mois de retard commencé, sauf lorsque le locataire n’a pas transmis sa nouvelle adresse au bailleur.
La référence complète est l’article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 sur Légifrance. Le délai se calcule à partir de la remise des clés, et non à partir de la date à laquelle le locataire demande une copie. Il faut donc conserver le récépissé, le courriel de remise, le procès-verbal ou tout écrit qui établit cette date. Lorsque les clés ont été remises en plusieurs fois, la date déterminante peut devenir discutée ; les échanges doivent alors être produits dans leur ordre chronologique.
La retenue doit être individualisée. Une formule globale comme « remise en état : 900 euros » est fragile si elle ne précise pas le poste concerné, la pièce, le lien avec l’état des lieux et le justificatif correspondant. Le bailleur peut joindre un devis ou une facture, une attestation d’intervention, un décompte de charges lorsqu’il s’agit d’une provision légalement conservée, ou tout document permettant de comprendre le calcul. Le locataire doit demander les pièces manquantes par écrit et contester les postes qui ne correspondent pas à une différence constatée entre l’entrée et la sortie.
Le montant facturé n’est pas toujours le montant imputable. Une réparation peut comporter une part de vétusté, une amélioration ou un remplacement complet alors qu’une remise en état partielle suffisait. L’article 7 de la loi de 1989 met à la charge du locataire la réponse des dégradations et pertes survenues pendant la durée du contrat, sauf cas de force majeure, faute du bailleur ou fait d’un tiers qu’il n’a pas introduit. La version en vigueur est publiée par Légifrance, article 7 de la loi du 6 juillet 1989. Cette responsabilité ne transforme pas toute dépense du bailleur en dette locative.
Le code civil contient une règle comparable à l’article 1732 : le locataire répond des dégradations ou pertes qui arrivent pendant sa jouissance, sauf s’il prouve qu’elles sont survenues sans sa faute. Cette règle figure sur Légifrance, article 1732 du code civil. Elle doit être lue avec l’état des lieux, la vétusté, les réparations qui incombent au bailleur et les causes étrangères possibles. Le locataire ne doit pas reconnaître une dette par simple fatigue de discussion ; il peut demander que chaque poste soit expliqué avant de prendre position.
La Cour de cassation a rappelé, dans son arrêt du 26 octobre 2023, n° 22-20.183, que le dépôt est restitué après déduction des sommes restant dues et des sommes dont le bailleur pourrait être tenu à la place du locataire, « sous réserve qu’elles soient dûment justifiées ». La décision est publiée sur Cour de cassation, 3e civ., 26 octobre 2023, n° 22-20.183. Dans cette affaire, la Cour a censuré une décision qui avait ordonné une restitution sans tenir compte de sommes retenues et condamnations établies. L’enseignement vaut dans les deux sens : une retenue peut être admise lorsqu’elle correspond à une dette prouvée, mais elle ne peut pas reposer sur une estimation non expliquée.
Une provision de charges peut être conservée dans les limites prévues par l’article 22 lorsque la régularisation n’est pas encore intervenue, mais cette possibilité ne couvre pas un désaccord général sur des dégâts. Le bailleur doit distinguer les charges, les réparations locatives, les loyers ou indemnités éventuellement dus et les frais de remise en état. Le locataire doit demander un décompte séparé. Cette distinction est particulièrement utile lorsqu’une seule somme est prélevée sur le dépôt et présentée comme un solde indistinct.
La remise des clés doit également être replacée dans le contexte du congé. Dans un arrêt du 4 juin 2026, n° 25-13.387, la troisième chambre civile a jugé que la remise des clés et la rédaction de l’état des lieux « ne suffisant pas à caractériser la renonciation non équivoque du bailleur » au paiement des loyers échus pendant le préavis. La décision est accessible sur Cour de cassation, 3e civ., 4 juin 2026, n° 25-13.387. Cette solution concerne la renonciation au loyer et non la perte d’une copie, mais elle rappelle une précaution importante : le fait d’avoir rendu les clés ne règle pas toutes les conséquences financières du départ, et un état des lieux ne doit pas être utilisé pour faire dire à l’acte plus qu’il ne contient.
Le locataire qui a perdu sa copie doit donc calculer séparément trois demandes possibles : obtenir le document, récupérer une retenue non prouvée, et obtenir la majoration liée au retard. Une lettre unique peut présenter les trois points, mais chacun doit être justifié par une date et une pièce. Il est utile de formuler une demande de paiement chiffrée, de joindre son relevé bancaire ou la preuve du dépôt, de rappeler l’adresse communiquée et de donner un délai raisonnable de réponse. Une contestation vague retarde souvent la solution.
B. Comment agir lorsque le bailleur refuse la copie ou ne restitue pas le dépôt ?
La première étape consiste à adresser une demande écrite au bailleur et, s’il existe, à l’agence mandataire. Le courrier doit rappeler la date de sortie, la date de remise des clés, l’adresse du logement et l’objet exact de la demande. Le locataire peut demander à la fois la reproduction intégrale de l’état des lieux de sortie, les justificatifs de chaque retenue et le calendrier de restitution du solde. Il doit joindre l’état des lieux d’entrée s’il l’a conservé, mais ne doit pas envoyer son seul original. Les pièces peuvent être numérotées pour éviter une discussion sur ce qui a été transmis.
Une formule utile est la suivante : « Je vous demande la copie intégrale, lisible et non modifiée de l’état des lieux de sortie établi le [date], ainsi que les justificatifs détaillés des sommes déduites de mon dépôt de garantie. À défaut de réponse, je contesterai les retenues non justifiées et saisirai le dispositif amiable ou la juridiction compétente. » Le courrier peut être envoyé par lettre recommandée avec demande d’avis de réception et doublé par courriel. La preuve de réception est à conserver avec la réponse et les pièces jointes.
Si le bailleur transmet une copie, le locataire doit vérifier les éléments suivants :
- la présence de toutes les pages et annexes ;
- la date de l’état des lieux et la date de remise des clés ;
- les signatures, réserves et observations manuscrites ;
- les relevés de compteurs et les photographies mentionnées dans l’acte ;
- la concordance entre les différences décrites et les sommes retenues ;
- l’identité de la personne qui a établi ou conservé le document.
Il ne faut pas signer une nouvelle version présentée comme une simple formalité si elle modifie l’état des lieux initial. Si une correction matérielle est nécessaire, elle doit être clairement identifiée comme telle, datée et acceptée par les parties. Une nouvelle signature peut avoir des effets sur la preuve et doit être examinée avant d’être apposée. Le locataire peut reconnaître la réception d’une copie sans reconnaître les dégradations ni le montant de la retenue ; ces deux sujets doivent rester séparés dans son message.
Le refus de communiquer la copie ne suffit pas à obtenir automatiquement l’intégralité du dépôt. Le locataire doit expliquer en quoi ce refus l’empêche de discuter les retenues et produire les autres éléments disponibles. Si le bailleur ne produit qu’une liste établie après la sortie, l’arrêt du 16 novembre 2023 peut être invoqué sur la portée limitée d’un état des lieux unilatéral imputable à la carence du bailleur. Si les parties avaient signé un document comportant des photographies, l’arrêt du 6 février 2025 montre au contraire que ces images peuvent servir à comparer l’entrée et la sortie lorsqu’elles ont été intégrées au constat contradictoire.
La commission départementale de conciliation est compétente pour les litiges relatifs à l’état des lieux, au dépôt de garantie, aux charges locatives et aux réparations. L’article 20 de la loi de 1989 prévoit qu’elle peut être saisie par le bailleur ou le locataire pour ces litiges et qu’elle rend un avis dans un délai de deux mois à compter de sa saisine, en s’efforçant de rapprocher les parties. La disposition est disponible sur Légifrance, article 20 de la loi du 6 juillet 1989. La saisine doit être préparée avec le bail, les états des lieux, la preuve de remise des clés, la demande de copie, le décompte du dépôt et les justificatifs échangés.
La commission n’est pas un tribunal et son avis ne tranche pas nécessairement toutes les questions de preuve. En cas d’accord, le document de conciliation doit être lu avec attention et conservé. En cas d’échec, l’avis peut être transmis au juge. Le locataire doit vérifier les conditions procédurales applicables à sa demande, notamment lorsqu’une tentative amiable est requise pour le montant réclamé. Il ne faut pas laisser expirer une contestation en attendant une réponse indéfinie : la démarche amiable doit être datée et suivie.
Le délai de prescription mérite d’être surveillé. L’article 7-1 de la loi de 1989 prévoit que les actions dérivant du contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits permettant d’agir. Le texte figure sur Légifrance, article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. Le point de départ concret peut dépendre du litige : date de la retenue, réception du décompte, refus de restitution ou découverte d’une dégradation. Un courrier de contestation ne doit pas être considéré comme une garantie automatique d’interruption ou de suspension de tous les délais.
À Paris et en Île-de-France, les difficultés pratiques tiennent souvent à la gestion par agence, à la succession rapide des occupants et au volume des échanges numériques. Ces circonstances ne modifient pas les règles nationales de remise d’un exemplaire, de preuve des dégradations ou de restitution du dépôt. Le locataire doit identifier le véritable bailleur, le mandataire qui détenait le dossier et l’adresse à laquelle une mise en demeure doit être adressée. Pour une saisine amiable, il faut utiliser la commission du département concerné par le logement et joindre un dossier lisible, avec une chronologie d’une page. Si le logement se trouve à Paris, cette chronologie doit distinguer l’adresse du bien, celle du bailleur et celle de l’agence ; une confusion entre ces adresses peut retarder la réponse sans changer le fond du droit.
Lorsque la discussion devient judiciaire, les demandes doivent être formulées avec précision : communication d’un document, restitution de tout ou partie du dépôt, majoration pour retard, remboursement de frais justifiés et, selon le cas, réparation d’un préjudice distinct. Le juge apprécie les pièces produites et leur cohérence. Il ne faut pas demander la condamnation du bailleur sur la seule base d’une phrase générale affirmant que la copie a disparu. Il faut montrer ce que l’absence de copie empêche de vérifier, quelle retenue est contestée, quelles preuves contredisent cette retenue et quel montant doit être payé.
Le dossier peut être organisé en cinq chemises numériques : contrat et avenants ; état des lieux d’entrée ; sortie et remise des clés ; dépôt de garantie et décompte ; échanges et relances. Le locataire doit garder les fichiers dans leur format d’origine et produire des copies de travail pour les annotations. Le bailleur doit de son côté conserver son original, le fichier de numérisation, les factures, les devis, les photographies datées et les preuves de remboursement. Cette discipline documentaire est utile même lorsqu’un accord intervient, car elle permet de vérifier que l’accord couvre bien tous les postes.
Conclusion
Un locataire qui a perdu son exemplaire d’état des lieux de sortie ne perd pas automatiquement ses droits sur le dépôt de garantie. Il doit d’abord distinguer la perte de sa copie, après une remise régulière, de l’absence de remise d’un exemplaire par le bailleur. Dans le premier cas, une reproduction fiable de l’acte existant peut être demandée et utilisée. Dans le second, le bailleur doit expliquer les circonstances de la non-remise et ne peut pas tirer profit d’une carence dont il est responsable.
La discussion financière doit ensuite être menée poste par poste. Une retenue suppose une dégradation ou une dette identifiable, une comparaison avec l’état d’entrée, un montant justifié et le respect du délai d’un ou deux mois prévu par l’article 22. Un document unilatéral rédigé après le départ n’a pas la même portée qu’un état des lieux contradictoire ; des photographies intégrées à un acte accepté et signé peuvent en revanche renforcer la preuve. La demande de copie, la mise en demeure, la commission départementale de conciliation et, si nécessaire, la saisine du juge doivent être préparées avec une chronologie et des pièces conservées en UTF-8 et dans leur format d’origine.
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