Au retour des congés, de nombreux locataires trouvent dans leur boîte aux lettres le décompte annuel de régularisation des charges locatives : un tableau récapitulatif, un solde à payer ou, plus rarement, un trop-perçu à rembourser. Ce document arrive le plus souvent entre la fin de l’été et l’automne, après l’arrêté des comptes de l’immeuble, et il suscite chaque année les mêmes questions : les sommes réclamées correspondent-elles à des charges que le bailleur peut vraiment récupérer, le mode de répartition est-il correct, et que faire lorsque les factures ne sont jamais produites ? La réponse se joue sur des délais courts et sur des réflexes simples : vérifier la nature des postes facturés, demander les pièces justificatives par écrit, puis chiffrer précisément l’éventuel indu avant d’agir. Cet article expose la méthode complète pour contrôler un décompte reçu en septembre, exiger les justificatifs et obtenir le remboursement d’un trop-perçu, à Paris et en Île-de-France comme ailleurs en France.
I. Le décompte annuel reçu en septembre est-il exigible en l’état ?
A. Comment vérifier que les charges facturées sont vraiment récupérables auprès du locataire ?
Le point de départ est le suivant : le bailleur ne peut pas facturer au locataire toutes les dépenses de l’immeuble. L’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 dispose que « Les charges récupérables, sommes accessoires au loyer principal, sont exigibles sur justification en contrepartie : 1° Des services rendus liés à l’usage des différents éléments de la chose louée ; 2° Des dépenses d’entretien courant et des menues réparations sur les éléments d’usage commun de la chose louée », en visant notamment certains contrats d’entretien d’ascenseur, « 3° Des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement ». Le même article précise que « La liste de ces charges est fixée par décret en Conseil d’Etat ». Ce décret est le décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables : son article 1er dispose que « La liste des charges récupérables prévue à l’article 18 de la loi du 23 décembre 1986 susvisée figure en annexe au présent décret. » L’annexe du décret énumère poste par poste ce qui peut être répercuté : ascenseurs, eau, chauffage collectif, entretien des parties communes, taxe d’enlèvement des ordures ménagères ou frais de gardiennage, avec des distinctions selon les cas que le décret décrit. Tout poste qui n’entre ni dans les trois catégories de l’article 23 ni dans cette liste reste à la charge du propriétaire, même s’il figure dans les comptes de la copropriété : le décompte du syndic ne vaut pas décompte locatif et doit être retraité. Ainsi, l’article 2 du décret précise que « Le remplacement d’éléments d’équipement n’est considéré comme assimilable aux menues réparations que si son coût est au plus égal au coût de celles-ci. »
Le deuxième contrôle porte sur le mécanisme des provisions. Le même article 23 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que « Les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l’objet d’une régularisation annuelle ». Concrètement, le locataire verse chaque mois une provision calculée en général sur le budget prévisionnel ou sur les résultats antérieurs, puis le bailleur compare en fin d’exercice le total des provisions versées avec le montant des charges réellement récupérables : la différence donne soit un complément à payer, soit un trop-perçu à restituer. Le texte ajoute que « Les demandes de provisions sont justifiées par la communication de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, lorsque l’immeuble est soumis au statut de la copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel ». Un appel de provisions qui augmenterait brutalement sans s’appuyer sur ces éléments peut donc déjà être discuté.
Le troisième contrôle concerne la forme du décompte lui-même. Toujours selon l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, « Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires et, le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs et sur la consommation individuelle de chaleur et d’eau chaude sanitaire du logement, dont le contenu est défini par décret en Conseil d’Etat ». Un décompte régulier doit donc détailler les charges par nature, expliquer la clé de répartition propre à l’immeuble et, pour le chauffage collectif, décrire la méthode de calcul. Une simple ligne globale intitulée « régularisation charges » sans détail ni clé de répartition ne permet pas au locataire de vérifier ce qu’il paie et fragilise la demande du bailleur en cas de litige.
En pratique, la vérification se fait en trois temps. D’abord, reprendre chaque poste du décompte et le rapprocher de la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987 : les dépenses d’entretien courant, les menues réparations des parties communes et les services liés à l’usage de l’immeuble y figurent, tandis que les travaux lourds et les frais propres au propriétaire en sont exclus. Ensuite, contrôler la période facturée et la quote-part du logement : le locataire ne doit supporter que les charges correspondant à sa période d’occupation et à la part de son logement dans la répartition de l’immeuble, ce qui suppose de vérifier les dates d’entrée et de sortie, la surface ou les tantièmes retenus et, pour certaines dépenses, la consommation individuelle relevée. Enfin, comparer le total des charges récupérables ainsi reconstitué avec le total des provisions versées sur l’exercice : si les provisions dépassent les charges justifiées, la différence constitue un trop-perçu dont le locataire peut demander la restitution.
Une erreur fréquente consiste à confondre le décompte du syndic de copropriété avec le décompte locatif. Le syndic répartit les dépenses de l’immeuble entre copropriétaires selon les règles de la copropriété, alors que le bailleur doit ensuite extraire de ces montants les seules charges récupérables auprès du locataire en application de la liste réglementaire. Le solde de copropriété, même exact entre propriétaires, ne vaut donc pas automatiquement décompte locatif : le bailleur doit retraiter les postes non récupérables avant de les présenter au locataire. De la même façon, il ne faut pas confondre la régularisation des charges avec le dépôt de garantie. L’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 organise séparément la restitution du dépôt de garantie après la remise des clés, avec la possibilité pour le bailleur d’un immeuble collectif de conserver une provision dûment justifiée ne dépassant pas vingt pour cent du dépôt jusqu’à l’arrêté annuel des comptes. Cette retenue provisoire ne dispense pas le bailleur d’établir ensuite la régularisation définitive des charges : ce sont deux opérations distinctes, avec des règles propres.
B. Comment exiger les justificatifs et que se passe-t-il si le bailleur ne les produit pas ?
Lorsque le décompte soulève un doute, le locataire dispose d’un droit d’accès aux pièces. L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 énonce que « Durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires ». Il ajoute que le bailleur « transmet également, à la demande du locataire, le récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée ou par voie postale ». La demande doit donc être formulée par écrit, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courriel conservé, en visant l’exercice concerné et en réclamant précisément le décompte détaillé par nature de charges, le mode de répartition et l’accès aux factures. Le délai de six mois court à compter de l’envoi du décompte, de sorte qu’un décompte reçu en septembre impose de réagir avant le mois de mars suivant pour exercer ce droit dans les meilleures conditions.
La Cour de cassation applique strictement l’exigence de justification. Dans un arrêt rendu sur le fondement de l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, la troisième chambre civile a jugé, le 1er avril 2009 (pourvoi n° 08-14.854), que la cour d’appel qui condamne des locataires à payer un arriéré en se fondant sur un décompte et un détail établis par un cabinet, « sans constater que les bailleurs avaient tenu à la disposition des locataires, fût-ce devant elle, les pièces justificatives des charges locatives que ceux-ci réclamaient, la cour d’appel n’a pas donné de base légale à sa décision ». Autrement dit, produire un tableau chiffré ne suffit pas : le bailleur doit mettre le locataire en mesure de contrôler les pièces, y compris encore devant le juge, faute de quoi sa demande manque de base légale. Cette décision concerne directement un bail d’habitation et reste le fondement le plus solide pour contester un décompte non étayé.
Le principe général de la preuve va dans le même sens. L’article 1353 du Code civil dispose que « Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver ». Appliqué aux charges, ce principe signifie que le bailleur qui réclame un complément doit démontrer l’existence et le montant des dépenses qu’il impute au locataire. La Cour de cassation l’a rappelé le 17 septembre 2020 (pourvoi n° 19-14.168, dans une affaire de bail commercial) : « Il incombe au bailleur qui réclame au preneur de lui rembourser, conformément au contrat de bail commercial le prévoyant, un ensemble de dépenses et de taxes, d’établir sa créance en démontrant l’existence et le montant de ces charges ». Dans cette affaire, la bailleresse qui ne justifiait pas le montant des dépenses a été condamnée à restituer les provisions versées. La solution a été rendue dans le cadre d’un bail commercial, sous l’empire des stipulations de ce bail, et elle ne se transpose pas telle quelle au bail d’habitation régi par l’article 23 de la loi de 1989 ; elle illustre néanmoins le principe transversal de l’article 1353, applicable à tous les baux : sans preuve de la dépense, le bailleur ne peut ni conserver les provisions ni obtenir un complément.
Un arrêt très récent précise jusqu’où va l’obligation de communiquer les pièces. Le 29 janvier 2026, la troisième chambre civile (pourvoi n° 24-14.982, là encore dans une affaire de bail commercial) a jugé que le bailleur doit justifier de l’existence et du montant des charges pour conserver les sommes versées au titre des provisions ou pour en obtenir le paiement, et qu’il doit adresser au locataire qui en fait la demande les justificatifs correspondants, sans pouvoir se contenter de les tenir à sa disposition. Dans cette espèce commerciale, la simple mise à disposition des factures n’a pas suffi : le bailleur devait adresser les justificatifs réclamés. En bail d’habitation, le texte applicable est différent : l’article 23 organise une mise à disposition des pièces pendant six mois dans des conditions normales, avec envoi du récapitulatif sur demande. La logique reste toutefois comparable : un bailleur qui refuse tout accès aux factures ou qui se contente d’affirmations générales s’expose au rejet de sa demande de complément et à la restitution des provisions non justifiées.
Concrètement, si le bailleur ne répond pas à la demande de justificatifs, le locataire doit constituer son dossier : copie du bail, avis d’échéance mentionnant les provisions, décompte contesté, lettre de demande de pièces et preuve de son envoi, puis tableau comparant les provisions versées et les charges établies. Ce dossier servira pour la mise en demeure, pour la conciliation et, si nécessaire, devant le juge. Il faut également éviter de cesser unilatéralement de payer le loyer ou les provisions futures : la contestation d’une régularisation ne justifie pas à elle seule une suspension des paiements, qui exposerait le locataire à une procédure pour impayés. La bonne attitude consiste à payer sous réserve et par écrit, tout en réclamant les pièces et la restitution du trop-perçu.
II. Comment obtenir la restitution du trop-perçu et contester utilement ?
A. Dans quels délais agir et quelle prescription ne pas laisser courir ?
Le calendrier commence dès la réception du décompte. Le droit de consulter les pièces pendant six mois impose une première réaction rapide : demander les justificatifs par écrit dans les semaines qui suivent, puis analyser les factures dès leur communication. Si la régularisation accuse un retard important, un aménagement est prévu par l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 : « Lorsque la régularisation des charges n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s’il en fait la demande ». Par exemple, pour des charges exigibles en 2024 et régularisées seulement courant 2026, le locataire qui en fait la demande peut étaler le paiement du solde par douzième. Cette faculté suppose une demande expresse du locataire et ne concerne que le paiement d’un complément réclamé tardivement, pas la restitution d’un trop-perçu, qui reste due dans son principe.
La prescription mérite une attention particulière. L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 dispose que « Toutes actions dérivant d’un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer ce droit ». L’action en restitution d’un trop-perçu de charges entre donc dans ce délai de trois ans, dont le point de départ se situe en général au jour où le locataire a reçu le décompte lui permettant de mesurer l’indu. Il ne faut pas raisonner sur le délai de droit commun de cinq ans de l’article 2224 du Code civil, qui vise « Les actions personnelles ou mobilières » : en matière de bail d’habitation, le texte spécial de trois ans prime pour les actions dérivant du contrat de bail. Concrètement, un décompte reçu en septembre 2026 doit conduire à agir dans les mois qui suivent, sans attendre la régularisation suivante, afin de préserver les preuves et d’éviter toute discussion sur le point de départ.
Le fondement de la restitution est le paiement de l’indu. L’article 1302 du Code civil énonce que « Tout paiement suppose une dette ; ce qui a été reçu sans être dû est sujet à restitution », et l’article 1302-1 du Code civil précise que « Celui qui reçoit par erreur ou sciemment ce qui ne lui est pas dû doit le restituer à celui de qui il l’a indûment reçu ». Le locataire qui a versé des provisions supérieures aux charges réellement récupérables et justifiées peut donc en demander la restitution sur ce fondement, en chiffrant l’écart poste par poste. La demande doit distinguer les postes non récupérables au regard du décret n° 87-713 du 26 août 1987, les postes non justifiés par des factures et les erreurs de répartition ou de période, car chacun appelle une démonstration différente.
Avant tout procès, la voie amiable reste la plus rapide. La mise en demeure adressée au bailleur ou à son mandataire doit rappeler le bail, l’exercice concerné, le montant des provisions versées, le montant des charges établies et la somme dont la restitution est demandée, en joignant le tableau de calcul et la copie des échanges antérieurs. Elle impartit un délai raisonnable, par exemple quinze jours, pour rembourser et communiquer les pièces manquantes. En cas d’échec, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation : l’article 20 de la loi du 6 juillet 1989 lui attribue « Les litiges relatifs à l’état des lieux, au dépôt de garantie, aux charges locatives et aux réparations », et prévoit que « Pour le règlement des litiges mentionnés aux 1° à 4° du présent article, la commission départementale de conciliation peut être saisie par le bailleur ou le locataire » ; « Cet avis peut être transmis au juge par l’une ou l’autre des parties. » À défaut d’accord, le litige relève du juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire, car « Le juge des contentieux de la protection connaît des actions dont un contrat de louage d’immeubles à usage d’habitation ou un contrat portant sur l’occupation d’un logement est l’objet, la cause ou l’occasion ». À chaque étape, le dossier doit être tenu à jour : un juge saisi d’une demande chiffrée, datée et accompagnée des décomptes, des lettres et des factures statue plus vite qu’un dossier qui se limite à contester le principe sans chiffrer l’indu.
B. Que faire concrètement à Paris et en Île-de-France quand le décompte est contesté ?
À Paris et en Île-de-France, les régularisations de septembre présentent des traits particuliers. Les immeubles collectifs y sont nombreux, souvent gérés par des administrateurs de biens, et les décomptes y mêlent chauffage collectif, eau, ascenseur, entretien des parties communes et taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Les montants en jeu sont élevés, de sorte qu’une erreur de clé de répartition ou un poste non récupérable oublié dans le retraitement peut représenter plusieurs centaines d’euros sur l’exercice. La première mesure consiste donc à exiger le mode de répartition propre à l’immeuble et la note de calcul du chauffage collectif prévues par l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, puis à vérifier que la quote-part appliquée au logement correspond bien à la réalité : tantièmes, surface, nombre de lots ou relevés individuels selon la nature de la dépense. En copropriété parisienne, il est utile de comparer le décompte locatif avec le décompte de charges de copropriété du syndic pour repérer les postes que le bailleur aurait répercutés sans retraitement.
La juridiction compétente en cas de persistance du litige est le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire du lieu de l’immeuble, par exemple le tribunal judiciaire de Paris pour un logement parisien. La demande doit être chiffrée et ventilée : provisions versées sur l’exercice, charges récupérables admises, charges écartées avec le motif pour chacune, et solde dont la restitution est sollicitée sur le fondement des articles 1302 et 1302-1 du Code civil, outre l’article 23 et l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. Le dossier comprend le bail, les avis d’échéance, le décompte litigieux, la demande de justificatifs et sa preuve d’envoi, les pièces communiquées par le bailleur, le tableau de calcul et la mise en demeure restée sans effet. Lorsque le bailleur n’a tenu aucune pièce à disposition, la jurisprudence du 1er avril 2009 (pourvoi n° 08-14.854) pourra être invoquée pour soutenir que la demande de complément manque de base légale.
Plusieurs situations franciliennes appellent une vigilance renforcée. En cas de changement de gestionnaire en cours d’année, il faut vérifier que les provisions versées à l’ancien et au nouveau mandataire ont bien été totalisées et que le décompte couvre l’exercice entier sans double comptage. En cas de départ du locataire en cours d’exercice, la régularisation ultérieure doit proratiser les charges sur la période d’occupation et le dépôt de garantie doit être traité selon l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989, sans confusion avec le solde de charges. En cas de logement situé dans une copropriété dont les comptes sont arrêtés tardivement, le bailleur ne peut pas se retrancher derrière ce retard pour refuser durablement la restitution d’un trop-perçu déjà identifiable : il doit régulariser et restituer, quitte à ajuster ensuite si des éléments complémentaires dûment justifiés apparaissaient. Enfin, lorsque le bailleur oppose au locataire un contrat conclu avec un prestataire ou un décompte du syndic, il faut rappeler que ces documents n’établissent à eux seuls ni le caractère récupérable de la dépense au regard du décret n° 87-713 du 26 août 1987, ni la quote-part exacte du logement.
Pour mettre toutes les chances de son côté, le locataire parisien ou francilien suit utilement cet ordre : conserver tous les documents dès la réception du décompte de septembre, demander les justificatifs par écrit avant l’expiration du délai de six mois, établir un tableau poste par poste distinguant les charges admises et les charges écartées, adresser une mise en demeure chiffrée avec un délai de quinze jours, saisir la commission départementale de conciliation en cas de refus ou de silence, puis saisir le juge des contentieux de la protection avant l’expiration du délai de trois ans de l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. À chaque stade, la précision du chiffrage et la complétude des pièces font la différence : un trop-perçu démontré par des factures et une clé de répartition vérifiée se rembourse, tandis qu’une contestation générale sans calcul aboutit rarement.
Conclusion
Un décompte de régularisation reçu en septembre ne se paie pas les yeux fermés et ne se conteste pas à la légère. Le contrôle porte d’abord sur la nature récupérable des postes au regard de l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 et du décret n° 87-713 du 26 août 1987, ensuite sur le détail du décompte et son mode de répartition, enfin sur les pièces justificatives que le bailleur doit tenir à disposition pendant six mois. Faute de justification, le bailleur s’expose au rejet de sa demande de complément et à la restitution des provisions, comme la Cour de cassation l’a jugé le 1er avril 2009 (pourvoi n° 08-14.854), dans le prolongement du principe de l’article 1353 du Code civil selon lequel celui qui réclame doit prouver. Le trop-perçu établi se récupère sur le fondement du paiement de l’indu, dans le délai de trois ans de l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, après une mise en demeure chiffrée et, si nécessaire, une conciliation puis une saisine du juge des contentieux de la protection. À Paris et en Île-de-France, où les exercices collectifs brassent des montants importants, cette méthode rigoureuse permet de transformer un décompte opaque en un solde vérifié et, le cas échéant, en un remboursement effectif.
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