À l’approche du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront également les émettre sous cette forme, tandis que l’obligation d’émission s’étendra aux PME et aux micro-entreprises le 1er septembre 2027. Le calendrier officiel est rappelé par Bercy dans ses échéances d’août 2026 et par Service-Public Entreprendre.
Une question très concrète apparaît alors dans les entreprises qui confient leur comptabilité à un cabinet : l’expert-comptable pourra-t-il récupérer automatiquement les factures d’achat reçues sur la plateforme agréée de son client ? La réponse est négative en l’absence d’une habilitation et d’une organisation précises. La facture est adressée à l’entreprise acheteuse, par l’intermédiaire de la plateforme qu’elle a désignée. Le cabinet comptable peut recevoir, consulter, télécharger ou intégrer les factures seulement dans le cadre des droits que l’entreprise lui a accordés.
Cette distinction ne relève pas d’un simple réglage informatique. Elle détermine la personne qui doit pouvoir produire l’original, la durée pendant laquelle les données doivent rester accessibles, la preuve de la dépense et la réaction à adopter si un accès disparaît. L’entreprise doit donc préparer à la fois la délégation donnée à son expert-comptable et sa propre capacité de récupération et d’archivage.
I. L’expert-comptable reçoit-il automatiquement les factures d’achat électroniques ?
A. Que change le 1er septembre 2026 pour l’entreprise qui achète ?
La réforme organise un circuit de transmission entre plateformes agréées. Elle ne transforme pas chaque logiciel comptable en plateforme de réception et ne fait pas de l’expert-comptable le destinataire juridique de la facture. L’entreprise qui achète un bien ou une prestation reste le destinataire de la facture. Elle doit avoir une adresse de facturation électronique correctement renseignée dans l’annuaire central et désigner la plateforme agréée qui recevra les factures de ses fournisseurs.
La présentation de la Direction générale des finances publiques sur les plateformes agréées rappelle que ces opérateurs transmettent et reçoivent les factures et les données prévues par la réforme. Le schéma peut être résumé ainsi : la plateforme de l’émetteur contrôle et transmet la facture à la plateforme choisie par le destinataire ; la plateforme d’arrivée la met à disposition de l’entreprise destinataire. L’expert-comptable n’apparaît dans ce circuit que s’il utilise un compte ou une connexion autorisée par cette entreprise.
Le texte applicable au 1er septembre 2026 est particulièrement clair. L’article L. 216-46 du Code des impositions sur les biens et services prévoit que Le destinataire conserve l’original de la facture et le fournisseur conserve un double de la facture
. Le destinataire est donc l’entreprise acheteuse, et non le cabinet qui l’accompagne. Le fait que la plateforme ou le cabinet conserve une copie technique ne déplace pas, à lui seul, cette responsabilité.
Le même article renvoie aux règles de conservation du livre des procédures fiscales. À partir du 1er janvier 2027, la rédaction recodifiée de l’article L. 216-38 du Code des impositions sur les biens et services maintiendra cette répartition : l’acheteur conserve l’original et le fournisseur un double. Cette évolution doit être intégrée dès maintenant dans les contrats conclus avec l’éditeur du logiciel, la plateforme et le cabinet comptable.
La plateforme agréée a plusieurs obligations techniques, mais elles ne doivent pas être confondues avec une mission de tenue comptable. L’article 242 nonies E de l’annexe II au Code général des impôts impose notamment :
- de permettre la saisie, le dépôt, l’émission ou la transmission des factures dans des conditions assurant l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité ;
- d’identifier le destinataire au moyen de l’annuaire central ;
- de transmettre la facture à la plateforme agréée choisie par le destinataire ;
- de recevoir et de mettre à disposition du destinataire les factures envoyées par les autres plateformes agréées ;
- de gérer les statuts de traitement, tels que le dépôt, le rejet, le refus ou l’encaissement lorsque le statut est applicable.
Le 5° de ce texte décrit précisément la prestation attendue de la plateforme : Recevoir et mettre à disposition de leurs destinataires les factures électroniques adressées par les autres plateformes agréées
. Cette mise à disposition bénéficie à l’entreprise destinataire. Elle ne donne pas automatiquement un droit de consultation à toutes les personnes qui interviennent dans sa comptabilité, sa direction financière ou son audit.
Le calendrier crée par ailleurs une situation transitoire. Une PME peut devoir être capable de recevoir des factures électroniques dès septembre 2026 alors que son obligation d’en émettre ne commencera qu’en septembre 2027. Elle doit néanmoins mettre en place un accès de réception fiable pour ses achats. Un fournisseur qui émet volontairement ou qui est déjà tenu d’émettre électroniquement peut adresser une facture à cette PME avant que celle-ci ne soit elle-même obligée d’émettre sous ce format.
La réception d’un PDF envoyé par courrier électronique ne suffit pas à décrire le nouveau circuit. Une facture électronique est transmise dans un format structuré ou dans un format mixte conforme aux normes applicables. La version visualisable peut être utile au lecteur, mais l’entreprise doit conserver les données et les éléments qui permettent de retrouver la facture, son contenu, son émetteur, son statut et son chemin de transmission. L’expert-comptable doit donc pouvoir travailler sur la donnée reçue par la plateforme, et pas seulement sur une impression ou une image extraite du document.
La réforme ne supprime pas les autres documents utiles à l’achat. Une facture d’achat doit pouvoir être rapprochée du bon de commande, du devis accepté, du bon de livraison, de la réception de la prestation, des échanges sur les réserves, du paiement et de l’écriture comptable. La plateforme ne détient pas nécessairement tous ces éléments. Même lorsque l’expert-comptable reçoit la facture, l’entreprise garde la charge de réunir les pièces qui expliquent l’opération.
| Situation | Personne ou outil concerné | Point à sécuriser |
|---|---|---|
| Facture émise par le fournisseur | Plateforme de l’émetteur | Émission, contrôles, transmission et statut de dépôt |
| Adresse de réception | Entreprise acheteuse et plateforme désignée | Annuaire, identifiant de l’entreprise et périmètre des adresses |
| Accès du cabinet comptable | Expert-comptable mandataire ou délégataire | Habilitation nominative, droits de lecture, export et intégration |
| Conservation de l’original | Entreprise destinataire | Accès durable, format originel, intégrité, lisibilité et restitution |
| Preuve d’un achat | Entreprise, cabinet et système comptable | Rapprochement facture, commande, réception, paiement et écriture |
Le point de départ opérationnel est donc simple : avant d’attendre une facture d’achat, le dirigeant doit identifier la plateforme de réception de l’entreprise et vérifier que le cabinet dispose d’un accès qui lui est propre. Le transfert automatique vers un espace comptable peut compléter ce dispositif, mais il ne doit pas en être l’unique sauvegarde.
B. Pourquoi la plateforme agréée ne crée-t-elle pas un accès automatique de l’expert-comptable ?
Le mot « destinataire » désigne l’entreprise qui reçoit la facture dans le cadre de l’opération commerciale. L’expert-comptable peut intervenir pour le compte de cette entreprise, mais cette intervention repose sur une relation professionnelle et sur une habilitation. Il ne devient pas destinataire de toutes les factures de ses clients par le seul effet de son inscription à l’Ordre ou de la signature d’une mission comptable.
Les règles d’identification des plateformes agréées vont dans ce sens. L’article 242 nonies F de l’annexe II au Code général des impôts admet, pour l’utilisateur d’un compte, une vérification de la qualité de représentant légal, mandataire ou délégataire de l’assujetti
. Cette énumération montre que l’accès d’un tiers doit être rattaché à l’entreprise et à une qualité identifiable. Un cabinet ne devrait pas utiliser les identifiants personnels du dirigeant pour contourner l’absence de délégation.
La bonne pratique consiste à créer un compte nominatif pour chaque personne qui doit traiter les factures, avec une authentification adaptée et des droits limités à la mission. Selon l’organisation retenue, l’expert-comptable peut avoir besoin :
- d’un droit de consulter les factures d’achat reçues ;
- d’un droit de télécharger le fichier structuré et sa représentation lisible ;
- d’un accès aux statuts de dépôt, de rejet, de refus et de paiement ;
- d’un droit d’exporter les factures vers le logiciel de production comptable ;
- d’un droit d’administrer les utilisateurs ou de modifier l’adresse de réception, seulement si cette mission lui est expressément confiée.
Ces droits ne sont pas équivalents. Un cabinet chargé de saisir les achats n’a pas forcément à modifier l’annuaire central. Un directeur financier peut consulter les factures sans pouvoir changer la plateforme. Un prestataire informatique peut assurer une sauvegarde sans être autorisé à valider une facture ou à accéder à toutes les données de paiement. Une matrice d’habilitations permet d’éviter qu’un accès trop large soit accordé par facilité.
La mission confiée au cabinet doit aussi décrire le circuit documentaire. L’article 151 du décret n° 2012-432 du 30 mars 2012 prévoit que les personnes concernées passent avec leur client un contrat écrit définissant leur mission et précisant les droits et obligations de chacune des parties
. La lettre de mission peut préciser que le cabinet récupère les factures sur la plateforme, contrôle leur intégration, signale les anomalies, conserve une copie de travail et restitue les données à la fin de la mission. Elle doit aussi désigner la personne qui reste responsable de la conservation de l’original pour l’entreprise.
La Cour de cassation a appliqué cette logique dans son arrêt de la chambre commerciale du 20 septembre 2023, pourvoi n° 21-25.386, publié au Bulletin. La décision rappelle que les règles générales du prix des prestations ne remplacent pas le contrat écrit imposé à l’expert-comptable pour définir sa mission et les droits de chacun. L’arrêt ne porte pas sur la facturation électronique, mais son enseignement contractuel est directement utile : l’accès aux factures, les exports, les alertes et la restitution doivent être écrits plutôt que supposés.
Un mandat fiscal ne doit pas être présenté comme une autorisation générale d’administrer toutes les données commerciales. La lettre de mission et les habilitations de la plateforme peuvent être coordonnées, mais chacune doit rester lisible. Le mandat donné pour télétransmettre une déclaration ne signifie pas nécessairement que le cabinet peut changer l’adresse de réception ou supprimer un utilisateur. À l’inverse, un accès technique à la plateforme ne prouve pas qu’une mission de contrôle des déclarations fiscales a été confiée.
La confidentialité impose aussi une organisation. Les factures d’achat révèlent les fournisseurs, les prix, les volumes, les conditions de paiement, les achats de matières premières et parfois des informations stratégiques. Les droits du cabinet doivent être proportionnés aux tâches confiées. Il faut savoir qui a téléchargé une facture, qui a modifié un statut, qui a exporté un lot et qui a désactivé un utilisateur. Les journaux de connexion et les historiques de modification peuvent devenir utiles en cas de désaccord avec un fournisseur, une plateforme ou un ancien cabinet.
Le changement de cabinet est un moment à risque. La résiliation de la lettre de mission ne doit pas supprimer le compte de l’entreprise ni faire disparaître les factures. Avant la date de fin, l’entreprise doit récupérer une copie exploitable des factures, vérifier que le nouvel expert-comptable dispose d’un accès séparé et retirer les droits de l’ancien cabinet. Si la plateforme permet une délégation directe, la révocation doit être enregistrée et confirmée. Si les factures étaient uniquement transférées par une interface, l’entreprise doit tester la réception sur le nouvel outil.
La distinction entre accès et conservation protège les deux parties. Le cabinet peut avoir une obligation contractuelle de traiter les factures reçues, mais l’entreprise ne doit pas organiser un système où la seule copie pratique se trouve dans une boîte de messagerie, un espace du cabinet ou un logiciel dont elle ne maîtrise pas les exports. Une copie détenue par le cabinet est un filet de sécurité ; elle ne remplace pas l’accès de la société à ses propres pièces.
II. Comment organiser l’accès aux factures électroniques et prouver leur conservation ?
A. Quel mandat, quel archivage et quelles pièces faut-il prévoir ?
La préparation doit commencer par une cartographie des flux. Pour chaque fournisseur important, l’entreprise doit savoir si la facture sera émise dans le nouveau circuit, quelle plateforme la transmettra, quelle adresse de facturation est publiée dans l’annuaire et quel compte interne la recevra. Les factures étrangères, les ventes aux particuliers, les opérations avec des entités publiques ou les flux qui relèvent du e-reporting peuvent obéir à des règles différentes. Une facture reçue en dehors du circuit ne doit pas être supprimée pour autant : son mode de réception et son régime doivent être documentés.
Le dirigeant devrait demander à la plateforme et au cabinet une réponse écrite à six questions :
- Quel est l’identifiant de l’entreprise dans l’annuaire et quelle adresse reçoit les factures ?
- Quel compte nominatif est attribué à l’expert-comptable et à ses collaborateurs ?
- Le cabinet peut-il seulement consulter, ou aussi télécharger, exporter et intégrer les factures ?
- Quels fichiers sont conservés : données structurées, représentation lisible, pièces jointes, statuts et journaux ?
- Comment l’entreprise récupère-t-elle ses données si elle résilie le contrat ou si le cabinet change ?
- Quelle procédure s’applique en cas de rejet, d’adresse erronée ou d’indisponibilité de la plateforme ?
La conservation doit être pensée sur deux plans. Le premier est comptable. L’article L. 123-22 du Code de commerce dispose que Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.
Une facture d’achat qui justifie une écriture comptable doit donc être rattachée à un système d’archivage qui ne dépend pas de la seule durée d’abonnement au logiciel du cabinet.
Le second plan est fiscal. La réforme de 2026 modifie la durée de conservation des documents contrôlables par l’administration. L’article 36 de la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 remplace, dans l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales, les mots prévoyant six ans par les mots prévoyant dix ans. Le même article précise que la modification s’applique aux documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.
La règle ne doit pas être résumée par une formule trop rapide selon laquelle toutes les anciennes factures seraient automatiquement prolongées sans transition. Il faut déterminer la date d’établissement ou de la dernière opération, le délai qui s’appliquait avant la réforme et la date à laquelle il devait expirer. Pour les pièces encore dans leur délai lorsque le nouveau régime s’applique, une politique d’archivage de dix ans est la solution la plus sûre pour éviter une rupture entre obligation comptable et obligation fiscale. Les pièces déjà légalement arrivées à échéance ne retrouvent pas une existence par une simple décision interne.
La nouvelle rédaction de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales, applicable à partir du 1er janvier 2027, prévoit que les livres, registres, documents ou pièces soumis aux droits de contrôle de l’administration sont conservés pendant dix ans à compter de la dernière opération mentionnée ou de la date d’établissement. Lorsqu’ils sont reçus sur support informatique, ils sont conservés sous cette forme pendant le délai prévu. L’entreprise ne peut donc pas se contenter d’une capture d’écran ou d’un PDF si le fichier électronique originel est nécessaire à l’authenticité et à la lecture du document.
L’article L. 102 B bis du livre des procédures fiscales ajoute que la conservation des factures est organisée par l’assujetti de manière à garantir, de l’émission jusqu’à la fin de la période de conservation, l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité
. Ces trois critères donnent une méthode de contrôle :
- l’authenticité de l’origine suppose de pouvoir rattacher la facture au fournisseur qui l’a émise et à l’opération réellement réalisée ;
- l’intégrité du contenu suppose de détecter une modification du fichier, des montants, des taux de TVA, des dates ou des références ;
- la lisibilité suppose que le document et ses données puissent être consultés et restitués pendant toute la période utile.
L’article L. 102 C du même livre prévoit en outre des exigences relatives au lieu de stockage et à l’accès en ligne lorsque la conservation est électronique. La société doit savoir où ses factures sont hébergées, dans quel pays les données sont traitées et comment l’administration peut accéder aux informations concernées. Une plateforme située hors de France n’est pas interdite par principe lorsqu’elle offre les garanties prévues par le texte, mais le contrat et l’architecture doivent permettre un accès immédiat, complet et exploitable.
La règle commerciale confirme la nécessité de conserver une copie chez l’acheteur. Dans sa rédaction applicable à partir du 1er septembre 2026, l’article L. 441-9 du Code de commerce indique que le vendeur et l’acheteur conservent chacun un exemplaire de la facture. Le cabinet comptable peut aider l’acheteur à tenir cette archive, mais le contrat doit assurer que la société peut récupérer ses données à tout moment.
Dans la pratique, l’archive minimale d’une facture d’achat devrait comprendre le fichier reçu dans son format originel, sa représentation lisible, les pièces jointes, l’identifiant de la facture, le numéro de l’émetteur, le numéro de l’acheteur, les dates d’émission et de réception, les montants hors taxe et toutes taxes comprises, le taux de TVA, l’échéance, le bon de commande, le statut de traitement et la date de paiement. Les journaux d’erreur, les avis de rejet et les échanges avec le fournisseur doivent être associés lorsque la facture a fait l’objet d’une anomalie.
Il est utile de prévoir un contrôle mensuel. L’entreprise peut comparer le nombre de factures déposées sur la plateforme, le nombre mis à disposition, le nombre exporté vers le logiciel comptable et le nombre intégré dans les écritures. Une différence non expliquée révèle souvent un problème de droit d’accès, d’adresse d’adressage, de format ou de synchronisation. Le cabinet doit pouvoir signaler cette différence, mais la direction doit recevoir un tableau de suivi et conserver les alertes.
Les pièces de l’achat doivent aussi être reliées dans un dossier unique. Une facture d’achat de matériel peut être rapprochée de la commande, du bon de livraison, du procès-verbal de réception et du paiement. Une prestation récurrente peut nécessiter le contrat, les rapports d’intervention et la validation du responsable opérationnel. Un avoir doit être associé à la facture d’origine. Une facture rejetée doit rester identifiable, même si une nouvelle facture conforme est émise.
Le fichier des écritures comptables peut faire apparaître l’écriture liée à la facture, mais il ne remplace pas la facture elle-même. De même, un export de l’outil du cabinet peut prouver qu’une donnée a existé, mais il ne garantit pas toujours la conservation du document reçu par la plateforme. L’entreprise doit demander au cabinet quel élément est l’original, quel élément est une copie de travail et quel élément permet de restituer les données en cas de contrôle ou de litige.
L’administration dispose de pouvoirs qui rendent cet accès important. L’article L. 13 du livre des procédures fiscales permet le contrôle de l’ensemble des informations, données et traitements informatiques qui concourent directement ou indirectement à la détermination des résultats comptables ou fiscaux. L’article L. 13 G du même livre encadre le contrôle d’une comptabilité informatisée sans exiger que toutes les opérations aient lieu dans les locaux de l’entreprise. La société doit donc être en mesure de fournir les pièces, même si le traitement quotidien a été confié à un cabinet.
B. Que faire si la facture manque, si l’accès est refusé ou si la plateforme change ?
Un accès manquant ne signifie pas immédiatement que le fournisseur n’a pas envoyé la facture. Il faut d’abord qualifier l’incident. La facture peut avoir été adressée à une ancienne adresse, déposée avec un statut de rejet, reçue sur un périmètre que le compte du cabinet ne couvre pas, envoyée dans un format non accepté ou bloquée avant son arrivée sur la plateforme. Le support du fournisseur et celui de la plateforme doivent répondre sur le statut et la date de chaque étape.
Le premier réflexe consiste à conserver les traces : copie de la facture ou du message du fournisseur, identifiant de facture, accusé de dépôt, capture du statut, date et heure de l’incident, journaux de connexion, courriels du cabinet et ticket ouvert auprès de la plateforme. Il faut éviter de renvoyer une facture différente sans expliquer le lien avec la première. En cas de double émission, le risque porte sur la comptabilisation, la TVA et la preuve de la date de réception.
Si l’expert-comptable ne voit pas une facture, l’entreprise doit vérifier son habilitation nominative, le périmètre d’adresses, la période de recherche et les filtres appliqués. Le cabinet peut demander à la société de lui accorder un nouveau droit, mais il ne devrait pas créer une redirection non documentée. Si l’accès est techniquement ouvert mais que les données ne sont pas intégrées, il faut comparer le fichier reçu, le journal d’import et l’écriture comptable. Cette comparaison permet de distinguer un défaut du cabinet d’une anomalie du fournisseur ou de la plateforme.
La situation est différente lorsque l’entreprise change de plateforme agréée. Le changement n’autorise pas à laisser l’historique dans l’ancien système sans vérifier sa récupération. L’article 242 nonies E bis de l’annexe II au Code général des impôts exige un accord formel de l’assujetti pour actualiser les informations d’adressage dans l’annuaire central. Cet accord est conservé par la plateforme et peut être communiqué à l’administration fiscale. Il ne doit pas être remplacé par un simple échange oral entre un commercial et le cabinet comptable.
L’article 242 nonies E ter de la même annexe permet à l’assujetti destinataire de demander à tout moment la modification de l’adressage de ses factures. La nouvelle plateforme procède aux formalités prévues par le texte. Pour une entreprise qui change de cabinet en même temps que de plateforme, il faut synchroniser trois opérations : la révocation de l’ancien accès comptable, l’habilitation du nouveau cabinet et le transfert vérifié des factures déjà reçues.
La réglementation prévoit une période de continuité. Selon l’article 242 nonies E quater de l’annexe II au Code général des impôts, les services de gestion des statuts de traitement sont maintenus pendant un an après le changement de plateforme. L’ancienne plateforme doit aussi fournir, sur demande de l’assujetti, les informations dont elle dispose pour assurer la continuité de l’activité. Cette demande doit être précise : période, fournisseurs, numéros de facture, formats, statuts, pièces jointes et modalités d’export.
Le texte prévoit une réponse dans un délai de cinq jours ouvrés. Il ne faut pas interpréter cette obligation comme la garantie que tout l’historique sera automatiquement reconstitué dans le logiciel du nouvel opérateur. Elle garantit la transmission des informations détenues par l’ancienne plateforme dans le cadre fixé par la règle. L’entreprise doit donc demander un export complet, tester son ouverture, contrôler le nombre de fichiers et conserver la preuve de la demande et de la réponse.
En cas de changement contesté, l’ancienne plateforme ne peut pas profiter de la procédure d’adressage pour régler seule un litige contractuel. La réglementation précise que la modification des informations d’adressage ne préjuge pas de la validité, de l’exécution ou de la résiliation des contrats conclus entre l’assujetti et les plateformes. Le désaccord sur les frais, la durée d’engagement, la restitution des données ou la qualité de la prestation doit être traité séparément, avec les pièces contractuelles.
Si la plateforme refuse un export, supprime un utilisateur ou laisse l’entreprise sans accès, une mise en demeure doit rappeler le contrat, la date de l’incident, les factures concernées et le résultat demandé. La société doit chiffrer les conséquences : retards d’intégration, TVA non justifiée, paiement bloqué, pénalités, temps de reconstitution, perte de marge ou coût d’un prestataire de remplacement. Une demande générale du type « rendez-nous toutes nos données » produit souvent une réponse incomplète ; une demande par lots et par identifiants est plus facilement vérifiable.
Le contrat de plateforme peut prévoir une assistance, une procédure d’urgence, des niveaux de service, des délais de réponse et des limitations de responsabilité. Ces stipulations doivent être lues avec les obligations réglementaires. L’article 1217 du Code civil ouvre, en cas d’inexécution ou d’exécution imparfaite, plusieurs sanctions compatibles selon la situation, notamment l’exécution, la réduction du prix, la résolution et la réparation. L’article 1231-1 du Code civil rattache la réparation à l’inexécution ou au retard, sauf cause exonératoire établie. Une action contre la plateforme exige toutefois de prouver le manquement, le préjudice et le lien entre les deux.
Une mesure d’urgence peut être utile lorsque les données risquent de disparaître ou lorsqu’un litige commercial rend l’accès nécessaire. L’article 145 du Code de procédure civile permet de demander, avant tout procès, une mesure d’instruction lorsqu’il existe un motif légitime de conserver ou d’établir la preuve de faits dont dépendrait la solution du litige. La demande doit identifier les données recherchées et expliquer leur utilité ; elle ne remplace pas une demande d’export vague ou une recherche non documentée.
La jurisprudence relative aux archives comptables rappelle que le délai légal et la communication d’une pièce sont deux questions différentes. Dans son arrêt du 22 janvier 2008, chambre commerciale, pourvoi n° 07-12.462, la Cour de cassation a censuré une décision qui inversait la charge de la preuve en exigeant d’un commerçant qu’il justifie la disparition de documents qu’il n’était plus tenu de conserver. La formule reprise dans la décision est la suivante : les documents comptables et pièces justificatives n’ont pas à être conservés par un commerçant au-delà d’une durée de dix ans
. Cette solution ne dispense pas de conserver les documents pendant le délai applicable ; elle interdit de transformer ce délai en obligation indéfinie.
Dans un autre litige de communication de comptes, la deuxième chambre civile, le 16 septembre 2021, pourvoi n° 19-17.284, a rappelé le contenu de l’article L. 123-22 et a cassé l’arrêt qui liquidait une astreinte malgré l’impossibilité de produire des documents antérieurs à la période de conservation obligatoire. La décision invite les entreprises à distinguer la facture encore exigible, l’archive qui doit rester accessible et la pièce dont le délai légal est expiré. Elle montre aussi l’intérêt de documenter les destructions et les migrations plutôt que de laisser une plateforme décider seule de ce qui subsiste.
À l’inverse, une société qui connaît un litige en cours doit prendre des mesures de préservation ciblées. Le délai de dix ans constitue une durée légale de référence ; il n’autorise pas à supprimer une facture dont la production est déjà demandée, un paiement contesté ou une expertise annoncée. Dès qu’une mise en demeure, une réclamation de fournisseur, un contrôle fiscal ou une procédure apparaît, il faut suspendre la purge des données concernées, identifier les personnes ayant accès aux archives et conserver les échanges qui expliquent le traitement de la facture.
La chambre commerciale, dans son arrêt du 9 février 2016, pourvoi n° 14-24.122, offre une autre illustration de la prudence nécessaire : une juridiction ne peut pas déduire mécaniquement du délai de conservation une obligation générale de communiquer des relevés pour toute période, sans examiner les règles de preuve et les circonstances du litige. Pour l’entreprise, la leçon est pratique : le droit de l’expert-comptable à travailler sur les factures, le droit de l’entreprise à récupérer ses propres données et le droit d’un tiers à obtenir une communication judiciaire doivent être séparés.
Lorsque le différend oppose l’entreprise à son expert-comptable, la lettre de mission est la première pièce à analyser. Il faut rechercher si elle prévoit la récupération des factures d’achat, les contrôles de cohérence, la conservation, l’alerte en cas de rejet, la restitution en fin de mission et la responsabilité en cas d’erreur d’intégration. Le pourvoi n° 21-25.386 jugé le 20 septembre 2023 par la chambre commerciale rappelle l’importance du contrat écrit définissant la mission et les droits réciproques, même si le litige examiné portait sur les honoraires.
La responsabilité du cabinet ne se déduit pas du seul fait qu’une facture n’est pas visible dans son logiciel. Il faut vérifier la mission effectivement confiée, l’accès mis à sa disposition, les alertes reçues, les demandes adressées à la société et la possibilité de corriger l’anomalie. À l’inverse, l’entreprise ne peut pas reprocher au cabinet une absence d’intégration si elle n’a jamais donné accès à la plateforme ou si elle a modifié l’adresse de réception sans l’en informer. Une chronologie précise permet de répondre à ces deux situations.
La checklist de réaction peut être structurée en huit étapes :
- identifier la facture et son numéro unique ;
- vérifier la plateforme et l’adresse de réception utilisées par le fournisseur ;
- obtenir le statut exact : dépôt, rejet, refus, mise à disposition ou paiement ;
- télécharger les fichiers et les journaux encore accessibles ;
- vérifier l’habilitation de l’expert-comptable et le périmètre de son compte ;
- adresser une demande écrite au fournisseur ou à la plateforme avec un délai précis ;
- préserver les données si une réclamation, un contrôle ou une procédure est possible ;
- faire constater le préjudice et choisir la réponse contractuelle ou judiciaire adaptée.
Pour les entreprises situées à Paris ou en Île-de-France, la difficulté de fond ne change pas : la société reste destinataire et responsable de la conservation, même si son cabinet comptable, son prestataire informatique ou sa plateforme sont implantés dans un autre ressort. En cas de litige commercial, le contrat, le siège des parties, les clauses attributives de compétence et la nature de la demande déterminent la juridiction compétente. La localisation du cabinet ne suffit pas à déplacer le lieu où l’entreprise doit organiser l’accès à ses factures.
Une entreprise parisienne peut néanmoins améliorer son dossier en conservant une fiche de procédure précisant la personne qui administre la plateforme, la personne qui supervise le cabinet, l’emplacement des exports, le calendrier de sauvegarde et la procédure d’alerte. Cette fiche doit être remise au dirigeant et au nouvel expert-comptable lors d’un changement de mission. Elle évite qu’un départ, une absence ou une résiliation d’abonnement fasse perdre la connaissance du circuit documentaire.
Le retour d’expérience des premières semaines de la réforme sera probablement marqué par les différences entre les plateformes. C’est pourquoi un test avant l’échéance est préférable à une vérification après le premier rejet. L’entreprise peut demander à un fournisseur de réaliser un envoi de test dans les conditions autorisées, vérifier la réception, contrôler l’accès du cabinet et mesurer la qualité de l’export. Le test ne doit pas créer de fausse facture comptabilisée ; il doit être identifié, documenté et annulé selon une procédure interne.
Enfin, l’entreprise doit conserver une copie indépendante du compte administrateur et des informations de migration. Cette copie ne doit pas être une exportation isolée sans contrôle. Elle doit être ouverte, lisible, reliée aux factures, protégée contre les modifications et régulièrement testée. La plateforme reste un maillon essentiel du circuit, mais la continuité juridique de l’entreprise ne peut pas dépendre d’un seul mot de passe ou d’un seul abonnement.
Conclusion
L’expert-comptable ne reçoit pas automatiquement les factures d’achat électroniques à partir du 1er septembre 2026. L’entreprise acheteuse reste le destinataire : elle désigne sa plateforme agréée, contrôle son adresse de réception et doit conserver l’original. Le cabinet peut accéder aux factures s’il dispose d’une habilitation nominative, d’une délégation adaptée et d’une mission écrite décrivant la consultation, l’intégration, les alertes et la restitution.
La société doit organiser deux protections complémentaires : un accès opérationnel pour son expert-comptable et une capacité autonome de récupération et de conservation. Les fichiers originels, les données lisibles, les statuts, les pièces de rapprochement et les preuves de paiement doivent être conservés pendant les durées applicables. En cas de rejet, de disparition d’accès ou de changement de plateforme, la chronologie, les demandes écrites et les exports vérifiés sont les premières pièces à réunir.
La réforme rend ce sujet urgent, mais elle offre aussi une occasion de clarifier les responsabilités entre l’entreprise, le fournisseur, la plateforme et le cabinet. Une procédure écrite, testée avant l’échéance et révisée à chaque changement d’intervenant réduit le risque de facture introuvable, de TVA mal justifiée et de contentieux sur la restitution des données.
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