À compter du 1er septembre 2026, la généralisation progressive de la facturation électronique va modifier les échanges entre entreprises assujetties à la TVA. Dans les copropriétés, cette échéance suscite une confusion fréquente : le copropriétaire reçoit un document intitulé « appel de fonds », parfois présenté sur un espace numérique, tandis que le syndic reçoit des factures de travaux, d’énergie, d’assurance ou de maintenance. Ces documents n’ont pas la même nature juridique et ne suivent pas le même régime.
La réponse ministérielle publiée au Sénat le 23 avril 2026 indique que « les appels de fonds ou appels de charges ne sont pas des factures selon le droit fiscal ». La réponse précise qu’aucune obligation nouvelle de dépôt sur une plateforme agréée ne résulte de la réforme pour ces documents. Une seconde réponse ministérielle publiée le 14 mai 2026 confirme cette analyse. Le changement concerne donc surtout les factures émises ou reçues par les professionnels et les fournisseurs, pas le simple avis adressé à chaque copropriétaire pour obtenir une provision.
La distinction est essentielle pour un copropriétaire occupant, un bailleur, une SCI, un conseil syndical ou un syndic professionnel. Elle permet d’éviter deux erreurs opposées : exiger un format de facture électronique pour un appel de fonds qui n’en est pas une, ou croire que toute la comptabilité de l’immeuble échappe à la réforme. Il faut examiner séparément l’appel de provision, la facture du fournisseur, la note d’honoraires du syndic et le relevé de charges permettant, le cas échéant, de justifier une déduction de TVA.
Ce guide expose le régime applicable au 21 août 2026, les vérifications à effectuer avant de contester un document et les démarches à suivre si le syndic mélange ces catégories ou réclame des frais injustifiés.
I. Les appels de fonds de copropriété sont-ils des factures électroniques ?
A. Pourquoi l’appel de fonds reste un avis de provision
L’appel de fonds est d’abord un mécanisme de financement interne de la copropriété. Le syndicat des copropriétaires a la personnalité civile et a pour objet la conservation, l’amélioration de l’immeuble et l’administration des parties communes, comme le prévoit l’article 14 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965. Il ne vend pas, par cet appel, un service individualisé au copropriétaire. Il demande le versement de la quote-part nécessaire au fonctionnement collectif, à l’entretien, aux travaux ou au remboursement d’un emprunt voté.
L’article 10 de la loi du 10 juillet 1965 fixe la logique de répartition. Les charges liées aux services collectifs et aux équipements communs sont réparties selon leur utilité objective pour chaque lot lorsqu’elles ne sont pas individualisées. Les dépenses de conservation, d’entretien et d’administration des parties communes sont réparties selon les valeurs relatives des parties privatives. Le règlement de copropriété fixe les quotes-parts et les méthodes de calcul. Le document envoyé par le syndic traduit cette répartition ; il ne constitue pas la contrepartie d’une prestation fournie au propriétaire.
Le budget prévisionnel est voté par l’assemblée générale. En application de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, les copropriétaires versent des provisions égales, en principe, au quart du budget voté, exigibles le premier jour de chaque trimestre ou à la date fixée par l’assemblée. Les dépenses hors budget prévisionnel obéissent à la décision de l’assemblée générale qui les a votées. Le syndic ne crée donc pas librement la dette : il met en œuvre une décision collective et un calendrier d’exigibilité.
Le décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 35-2, décrit le document que le syndic doit adresser. Pour le budget prévisionnel, il s’agit d’un avis indiquant le montant de la provision exigible. Pour une dépense hors budget, l’avis doit indiquer le montant exigible et l’objet de la dépense. Le texte prévoit que « les avis mentionnés aux trois premiers alinéas sont valablement adressés par voie électronique » à l’adresse communiquée par le copropriétaire, ou par lettre simple à défaut. Cette possibilité de transmission électronique ne transforme pas l’avis en facture électronique.
La différence se retrouve dans le vocabulaire fiscal. L’article 289 du Code général des impôts impose à l’assujetti de s’assurer qu’une facture est émise pour une livraison de biens ou une prestation de services dans les situations prévues par le texte. Une provision de charges versée par un copropriétaire à son syndicat ne correspond pas, par elle-même, à une livraison ou à une prestation de services réalisée par le syndicat au profit de ce copropriétaire. Elle alimente la trésorerie collective et sera rapprochée des dépenses et comptes approuvés.
La clarification du Gouvernement est sans ambiguïté sur ce point. Dans la réponse à la question écrite n° 07434, la direction générale des finances publiques rappelle que « les appels de fonds ou appels de charges ne sont pas des factures selon le droit fiscal ». Elle ajoute qu’il n’existe pas d’obligation nouvelle attachée à ce document et qu’il n’est pas nécessaire de le déposer sur une plateforme agréée. La réponse à la question écrite n° 07592 reprend la même distinction pour les copropriétés comprenant des locaux exploités dans le cadre d’une activité soumise à la TVA.
Cette qualification ne signifie pas que le syndic peut envoyer un document incompréhensible. L’avis doit permettre d’identifier la période, la nature de la provision, le lot concerné, la quote-part appliquée et, pour une dépense exceptionnelle, l’objet de l’opération. Le copropriétaire doit pouvoir rapprocher l’appel de fonds du budget, du procès-verbal d’assemblée générale ou du vote de travaux. La réforme de la facturation électronique ne supprime pas les règles de transparence et de justification propres à la copropriété.
La jurisprudence rappelle d’ailleurs que le syndic reste un organe d’exécution. Dans son arrêt du 4 juin 1998, la troisième chambre civile de la Cour de cassation a jugé, dans le pourvoi n° 96-19.811, que lorsque la modification ne constituait pas une simple correction matérielle mais une décision sur l’affectation des fonds, « seule l’assemblée générale pouvait prendre cette décision ». L’arrêt publié au Bulletin ne porte pas sur la facture électronique, mais il fixe une limite toujours utile : un libellé ou un avis du syndic ne peut pas remplacer le vote de l’assemblée générale.
Dans un arrêt du 25 février 2016, n° 14-29.735, la Cour de cassation a également examiné les procès-verbaux, les budgets, les appels de fonds et les décomptes définitifs produits par un syndicat. Elle a retenu que « les charges dont le syndicat demandait le paiement étaient justifiées » lorsque les documents permettaient d’identifier la répartition par lot. L’arrêt de la troisième chambre civile montre la bonne méthode : la discussion porte sur la réalité de la décision, le calcul et les pièces comptables, non sur l’obligation de convertir l’avis en facture au format Factur-X.
B. Que change réellement le 1er septembre 2026 pour le syndic et le copropriétaire professionnel ?
La réforme n’est pas inexistante pour la copropriété. Elle s’applique aux factures qui répondent aux critères fiscaux et aux obligations de réception ou d’émission qui pèsent sur les entreprises concernées. L’article 91 de la loi n° 2023-1322 du 29 décembre 2023 de finances pour 2024 a fixé le calendrier de généralisation. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent émettre leurs factures électroniques à compter du 1er septembre 2026 ; les petites et moyennes entreprises et les microentreprises disposent d’un calendrier d’émission reporté au 1er septembre 2027, tandis que toutes les entreprises doivent être capables de recevoir les factures électroniques dès le 1er septembre 2026.
Le régime des factures entre assujettis est précisé par l’article 289 bis du Code général des impôts, dans sa version applicable avant l’entrée en vigueur du nouveau dispositif. Ce texte organise l’émission, la transmission et la réception sous forme électronique lorsque l’émetteur et le destinataire sont des assujettis établis en France. La règle vise des opérations facturées. Elle ne transforme pas un appel de provision en opération de vente ou de service.
Il faut distinguer au moins quatre flux dans la comptabilité d’un immeuble.
Premier flux : l’appel de fonds adressé au copropriétaire. Il s’agit d’un avis de provision ou de somme exigible. Il peut être transmis par l’espace sécurisé du syndic, par courriel selon les modalités valablement choisies, ou par courrier. Il n’a pas à passer par une plateforme agréée au titre de la facturation électronique. Cela reste vrai lorsque le copropriétaire est une SCI ou une entreprise assujettie à la TVA : la qualité du destinataire ne change pas la nature juridique de l’appel.
Deuxième flux : la facture du fournisseur. Une entreprise de nettoyage, d’ascenseur, d’énergie, d’assurance, de maintenance ou de travaux peut émettre une véritable facture à l’attention du syndicat ou du syndic agissant pour le syndicat. Le traitement dépend alors de la qualité de l’émetteur, du destinataire, de l’assujettissement à la TVA et du calendrier prévu par les textes. Le fait que le copropriétaire reçoive ensuite un appel de fonds ne dispense pas le professionnel qui facture la copropriété de respecter ses obligations propres.
Troisième flux : les honoraires du syndic professionnel. Les honoraires correspondent à une prestation de gestion fournie au syndicat. Ils ne doivent pas être confondus avec les sommes appelées auprès des copropriétaires pour financer le budget. Une note d’honoraires peut donc relever du régime de la facture électronique selon les règles applicables au syndic et à son client, alors que l’appel de fonds destiné à financer ces honoraires demeure un avis de provision.
Quatrième flux : le relevé de charges et de TVA. Le syndic ou le syndicat peut remettre à un copropriétaire un relevé permettant d’identifier sa quote-part de dépenses et la TVA afférente. Ce relevé n’est pas nécessairement la facture du fournisseur. Il sert à documenter la charge supportée par le copropriétaire et, pour celui qui exerce une activité ouvrant droit à déduction, à justifier la taxe dans les conditions de droit commun. La réponse ministérielle du 23 avril 2026 rappelle que le régime des justificatifs demeure inchangé et renvoie aux doctrines administratives relatives aux charges de copropriété.
La fiche officielle de la DGFiP consacrée au syndic de copropriété confirme cette approche. Elle distingue le syndic non professionnel, qui n’est en principe pas assujetti à la TVA pour cette activité, et le syndic professionnel, qui entre dans le périmètre de la réforme. Pour ce dernier, la réception des factures électroniques devient une exigence à compter du 1er septembre 2026 ; l’obligation d’émission dépend ensuite de la catégorie de l’entreprise et de la nature du client. Cette fiche ne dit pas que les appels de fonds deviennent des factures : elle organise la chaîne des factures réellement émises par des prestataires.
Pour un bailleur professionnel, une SCI soumise à la TVA ou une société qui exploite un local en copropriété, l’enjeu est donc documentaire. Il faut obtenir un relevé de charges lisible, conserver les factures fournisseur lorsqu’elles sont communicables et vérifier que la TVA déduite correspond à des dépenses effectivement imputables au lot. La réforme ne permet pas de demander au syndic une facture fictive à la place d’un appel de fonds, mais elle n’autorise pas non plus le syndic à supprimer les informations nécessaires à la justification fiscale.
À Paris et en Île-de-France, la règle est identique à celle applicable dans les autres régions. La localisation de l’immeuble ne modifie ni la définition fiscale de la facture ni le régime de l’article 35-2 du décret de 1967. Elle peut cependant avoir une incidence pratique : les copropriétés de bureaux, les immeubles mixtes et les ensembles comportant des commerces utilisent plus souvent des relevés de TVA et des factures fournisseurs distinctes. Le conseil syndical doit alors demander une cartographie des flux au syndic avant de conclure que tous les documents doivent, ou ne doivent pas, passer par une plateforme.
II. Que faire si le syndic confond appel de fonds, facture et relevé de charges ?
A. Quels documents demander et comment vérifier un appel de fonds ?
La première démarche consiste à qualifier le document reçu avant de le contester. Son titre ne suffit pas. Un fichier PDF intitulé « facture de charges » peut être, en réalité, un simple appel de provision. À l’inverse, un document émis par le syndic pour ses propres honoraires peut être une facture, même s’il est intégré dans le même espace numérique que les appels trimestriels. La qualification dépend de l’opération, de son émetteur, de son destinataire et de la cause du paiement.
Le copropriétaire doit conserver l’avis reçu, l’enveloppe ou la preuve de mise à disposition numérique, le détail du compte individuel et les échanges avec le syndic. Il doit ensuite réunir le procès-verbal de l’assemblée générale ayant voté le budget ou la dépense, le budget prévisionnel, le règlement de copropriété et, lorsque cela est nécessaire, l’état de répartition des charges. Pour des travaux ou une dépense hors budget, l’objet de l’opération, le devis retenu et le calendrier des appels sont particulièrement importants.
L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 charge le syndic d’exécuter le règlement de copropriété et les décisions de l’assemblée générale, d’administrer l’immeuble, d’établir les comptes du syndicat et de tenir une comptabilité séparée faisant apparaître la position de chaque copropriétaire. Il doit aussi mettre à disposition, dans les conditions prévues par les textes, les documents de gestion dématérialisés. Le conseil syndical peut utiliser ces prérogatives pour demander une présentation distincte des flux, sans exiger que chaque pièce comptable soit artificiellement dénommée « facture ».
La vérification peut suivre une séquence simple. Il faut d’abord contrôler l’identité de la copropriété, le numéro du lot et la période concernée. Il faut ensuite comparer le montant appelé avec les tantièmes ou la clé d’utilité prévus au règlement. La date d’exigibilité doit correspondre au budget, au vote de travaux ou au calendrier adopté. Pour une dépense exceptionnelle, l’avis doit préciser l’objet de la somme demandée, conformément à l’article 35-2 du décret de 1967. Enfin, lorsque de la TVA apparaît, il faut demander si elle figure dans un relevé de charges, dans une facture fournisseur ou dans une note d’honoraires du syndic.
Une mention « TVA » ne suffit donc pas à faire naître une facture électronique. Elle peut refléter une quote-part d’une facture fournisseur. La réponse ministérielle du 23 avril 2026 indique que, lorsque le bailleur est membre d’une copropriété, les fournisseurs adressent en général leurs factures au syndic ou au syndicat, qui délivre ensuite un relevé de charges faisant apparaître les charges récupérables et la TVA afférente. Le copropriétaire assujetti peut utiliser ce relevé dans les conditions de droit commun, sous réserve de la réalité de la dépense, de son imputation et de son droit à déduction.
Une demande écrite peut être formulée en termes précis : « Merci de confirmer si le document du [date] est un avis d’appel de fonds au sens de l’article 35-2 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 ou une facture d’honoraires ; de communiquer la résolution d’assemblée générale, le budget ou le devis correspondant ; et, lorsque de la TVA est mentionnée, d’indiquer le relevé et la facture fournisseur auxquels elle se rattache. » Cette formulation oblige le syndic à répondre sur la nature du flux plutôt que sur un débat théorique sur le format PDF.
Il ne faut pas suspendre automatiquement le paiement parce que l’avis n’est pas présenté sous forme de facture électronique. Un appel régulièrement voté et exigible peut rester dû même si le syndic l’a mal intitulé. Une contestation sur le calcul, la décision d’assemblée ou l’absence d’objet précis doit être exposée séparément. Lorsque la somme n’est pas contestée, son paiement sous réserve écrite évite d’aggraver la situation. Lorsque le montant est sérieusement contesté, une analyse du règlement de copropriété, des procès-verbaux et des décomptes est nécessaire avant de choisir entre consignation, paiement partiel, négociation ou procédure judiciaire.
La jurisprudence fournit des repères sur la preuve. Dans l’arrêt du 25 février 2016, n° 14-29.735, la Cour de cassation a approuvé une décision fondée sur les procès-verbaux d’assemblée générale, les budgets, les appels de fonds et les décomptes définitifs. Dans l’arrêt du 27 avril 2017, n° 15-23.440, la troisième chambre civile a rappelé que le juge doit examiner les éléments comptables réellement produits et que la contestation doit identifier des erreurs concrètes. La question n’est pas de savoir si un fichier ressemble à une facture, mais si la créance est établie par des pièces cohérentes.
La mutation du lot impose une vigilance supplémentaire. Dans l’arrêt du 8 juillet 2015, n° 14-12.995, la Cour de cassation a examiné la date à laquelle la créance de charges devient liquide et exigible et le rôle de la notification de la mutation au syndic. L’arrêt publié au Bulletin rappelle qu’un appel émis après une acquisition ne se traite pas comme une facture ordinaire détachable du calendrier de copropriété. En cas de vente, l’acte, l’état daté, la notification au syndic et les dates des appels doivent être rapprochés.
Pour un conseil syndical, le contrôle peut être organisé autour de cinq pièces récurrentes : le calendrier des appels, le budget voté, le grand livre ou relevé du syndicat, les factures fournisseurs et les notes d’honoraires du syndic. Ce rapprochement fait apparaître les anomalies utiles : facture fournisseur manquante, dépense non votée, honoraires mélangés avec une provision, TVA présentée sans relevé ou frais de plateforme ajoutés sans base contractuelle. Il est préférable de demander une correction ciblée plutôt que de rejeter indistinctement tous les appels de fonds.
B. Quels recours pour le copropriétaire, le conseil syndical et le syndic ?
Lorsque le syndic persiste à qualifier un appel de fonds de facture électronique, le premier recours est une mise au point écrite adressée au syndic et, si nécessaire, au président du conseil syndical. Le courrier doit identifier le lot, la période, le montant et la pièce concernée. Il doit demander la rectification du libellé, la confirmation de la base de l’appel et la ventilation entre provision, dépense hors budget, honoraires et TVA. Il faut conserver la preuve de réception, car la date de la demande peut être utile si une procédure de recouvrement est ensuite engagée.
Le copropriétaire peut aussi demander que la question soit inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale : validation d’un état comptable, explication d’une dépense, approbation d’une convention ou contrôle de la mission du syndic. L’assemblée générale ne peut pas transformer rétroactivement une provision en facture, mais elle peut approuver les comptes, décider d’une dépense, demander une présentation séparée ou mettre en cause la gestion du syndic. Une correction comptable doit laisser une trace dans les comptes et dans les justificatifs, pas seulement dans un courriel.
Si le problème porte sur des frais ajoutés au copropriétaire, l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 distingue les frais nécessaires exposés pour recouvrer une créance justifiée et les prestations particulières du syndic. Une plateforme choisie par le syndic pour recevoir ses propres factures ne peut pas, par sa seule existence, justifier automatiquement un supplément imputé à chaque copropriétaire. Il faut vérifier le contrat de syndic, la décision d’assemblée, la nature exacte de la prestation et son caractère nécessaire ou individualisable.
En cas d’impayé, la réforme électronique ne prive pas le syndicat de ses moyens de recouvrement. L’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit qu’après défaut de versement d’une provision exigible et mise en demeure restée infructueuse pendant trente jours, certaines provisions non échues et sommes antérieures approuvées deviennent immédiatement exigibles. Le président du tribunal judiciaire peut ensuite statuer selon la procédure accélérée au fond, après vérification de l’approbation du budget, des travaux ou des comptes et de la défaillance du copropriétaire.
La mise en demeure doit être exploitable. Elle doit permettre de connaître la nature des provisions ou sommes réclamées, les périodes et les montants. Dans son avis du 12 décembre 2024, n° 24-70.007, la Cour de cassation a retenu que la mise en demeure prévue par l’article 19-2 doit indiquer avec précision la nature et le montant des provisions réclamées, à peine d’irrecevabilité de la demande introduite selon cette procédure. Le texte de l’avis officiel est directement utile lorsqu’un syndic prétend qu’un intitulé générique ou une facture globale suffirait.
La Cour a précisé plus récemment, dans l’arrêt du 15 janvier 2026, n° 24-10.778, que le président du tribunal judiciaire saisi sur le fondement de l’article 19-2 ne peut statuer que dans les limites de cette procédure et ne peut connaître d’une demande reconventionnelle étrangère à son champ. La décision publiée au Bulletin invite à séparer les demandes : le recouvrement des provisions exigibles peut relever de la procédure accélérée, tandis qu’une demande complexe de dommages-intérêts, de compensation ou de restitution de frais peut nécessiter un débat au fond adapté.
Un copropriétaire qui reçoit une mise en demeure doit donc agir sur deux plans. Il doit vérifier si la dette est réellement exigible et documentée, puis répondre sans attendre sur les erreurs précises. Il ne suffit pas d’écrire que la facture électronique n’a pas été reçue : l’appel de fonds n’est justement pas soumis à cette forme. En revanche, une contestation peut porter sur l’absence de vote, la mauvaise clé de répartition, l’oubli d’un paiement, une dépense étrangère à l’objet de la copropriété, des frais non justifiés ou une mise en demeure trop vague.
À Paris et en Île-de-France, le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble reste le point de référence pour le contentieux judiciaire de la copropriété. L’existence d’un syndic situé dans une autre commune, d’une plateforme numérique nationale ou d’un fournisseur établi hors de la région ne déplace pas automatiquement la compétence. Pour les immeubles mixtes du Grand Paris, il faut aussi distinguer les appels liés aux parties communes, les dépenses affectées à un commerce et les flux de TVA du copropriétaire professionnel. Cette distinction facilite la préparation du dossier et évite de présenter au juge une contestation fiscale abstraite sans calcul de la quote-part litigieuse.
Le conseil syndical peut enfin demander au syndic un tableau annuel séparant quatre colonnes : appels de fonds adressés aux copropriétaires, factures reçues des fournisseurs, honoraires du syndic et relevés de charges ou de TVA. Ce tableau n’est pas un nouveau document obligatoire imposé par la réforme, mais un outil de contrôle pertinent. Il permet de vérifier que la plateforme agréée reçoit les factures qui doivent l’être, que les appels restent traités selon le régime de l’article 35-2 et que les copropriétaires professionnels disposent des justificatifs nécessaires. Il protège aussi le syndic contre les demandes contradictoires et les erreurs de qualification.
Lorsque le litige persiste, le dossier doit réunir les documents dans l’ordre chronologique : appel ou facture, preuve de réception, décision d’assemblée, règlement de copropriété, décompte, mise en demeure, réponse du copropriétaire, justificatifs de paiement et éventuelle facture fournisseur. Une consultation juridique peut ensuite déterminer si l’objectif doit être une rectification amiable, une contestation de la créance, une demande d’accès aux pièces, une action contre une résolution d’assemblée ou une défense devant le tribunal dans le cadre d’un recouvrement. Le format électronique n’est qu’un élément de la preuve ; il ne remplace ni la cause de la dette ni le calcul de la quote-part.
Conclusion
Les appels de fonds et appels de charges de copropriété ne sont pas des factures au sens de la réforme de la facturation électronique. Ils peuvent continuer à être adressés par les modalités prévues par le régime de la copropriété, y compris par voie électronique lorsqu’elle est valablement utilisée. La date du 1er septembre 2026 concerne en revanche la réception et, selon la taille et le statut des entreprises, l’émission des véritables factures : celles des fournisseurs, du syndic professionnel ou d’autres prestataires.
La bonne réaction consiste à séparer les flux, puis à contrôler chaque pièce : vote d’assemblée générale, budget, objet de la dépense, clé de répartition, relevé de charges, facture fournisseur et honoraires. Une erreur de vocabulaire ne fait pas disparaître une dette, mais une absence de décision, de calcul ou de justification peut fragiliser le recouvrement. À l’inverse, un copropriétaire ne peut pas exiger une facture électronique là où la loi ne prévoit qu’un avis de provision.
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