Le calendrier du règlement européen contre la déforestation importée se précise à nouveau. Le 13 juillet 2026, la Commission européenne a annoncé une mise à jour du périmètre des produits et du système d’information utilisé pour les déclarations de diligence raisonnée. Pour les opérateurs moyens et grands, ainsi que pour les micro et petites entreprises déjà soumises au règlement européen sur le bois, le principal rendez-vous est fixé au 30 décembre 2026. La plupart des autres micro et petites entreprises disposeront d’un délai jusqu’au 30 juin 2027.
Cette échéance ne concerne pas seulement les exploitants forestiers. Elle peut toucher une société qui importe du bois, du cacao, du café, du caoutchouc, du soja, de l’huile de palme ou des produits issus de ces matières, lorsqu’elle les place pour la première fois sur le marché de l’Union européenne ou les exporte. La difficulté est documentaire : une facture ne suffit pas. La société doit relier un produit identifié par son code douanier à un pays de production, à une ou plusieurs parcelles, à une date, à un fournisseur et à des preuves de production légale.
Le règlement (UE) 2023/1115, modifié notamment par le règlement (UE) 2025/2650, impose une méthode de diligence raisonnée et organise des contrôles. Le sujet devient aussi contractuel et sociétaire : qui collecte les données, qui signe la déclaration, qui bloque une livraison, qui conserve les preuves et que peut reprocher un client à la direction si une chaîne d’approvisionnement n’a jamais été vérifiée ? Ce guide répond à ces questions en distinguant le rôle juridique de la société, les pièces à réunir et les mesures à prendre avant l’échéance.
I. EUDR 2026 : quelles sociétés sont concernées et quelles pièces faut-il réunir ?
A. Une société est-elle opérateur, commerçant ou simple acheteur ?
Le premier travail ne consiste pas à commander un logiciel de traçabilité. Il consiste à qualifier l’opération. Le règlement vise certains produits de base et certains produits dérivés associés à la déforestation ou à la dégradation des forêts. L’annexe I du règlement (UE) 2023/1115 renvoie aux codes de la nomenclature combinée. Le bois, le caoutchouc, le café, le cacao, le soja, l’huile de palme et les bovins figurent parmi les matières concernées, mais la présence d’une matière dans un produit ne suffit pas toujours : le code douanier et la composition exacte commandent l’analyse.
Une société française doit répondre à trois questions successives :
- le produit est-il couvert par un code de l’annexe I ?
- la société le place-t-elle pour la première fois sur le marché de l’Union ou l’exporte-t-elle depuis l’Union ?
- la société intervient-elle ensuite comme opérateur en aval, commerçant, distributeur ou simple utilisatrice professionnelle ?
L’opérateur amont est la personne physique ou morale qui place le produit concerné sur le marché de l’Union pour la première fois ou qui l’exporte. Une société française qui importe du café couvert par l’annexe I et le met en libre pratique peut donc être l’opérateur, même si elle n’a pas cultivé le café. De même, une entreprise qui achète des panneaux de bois hors de l’Union, les fait entrer sur le marché européen et les vend sous sa marque doit examiner son rôle au regard du règlement. Une personne établie dans un pays tiers ne disparaît pas de la chaîne juridique : lorsque le produit entre sur le marché de l’Union, le premier acteur établi dans l’Union peut devenir l’opérateur au sens du texte.
La réforme entrée dans le cadre applicable en 2026 a déplacé le centre de gravité vers le premier opérateur. Les entreprises en aval n’ont donc pas toutes à déposer une nouvelle déclaration pour chaque produit déjà couvert par une déclaration amont. Les opérateurs en aval et les commerçants non PME doivent toutefois regarder leurs obligations d’enregistrement, de conservation et de transmission des références. Les PME qui interviennent comme commerçants restent tenues de conserver les informations requises et de coopérer avec l’autorité compétente. Le régime dépend du rôle réel de l’entreprise, de sa taille et du moment où elle intervient.
Cette distinction doit figurer dans une fiche interne par flux. Une même société peut être commerçante pour un produit acheté auprès d’un opérateur européen, mais opératrice pour un produit importé directement d’un pays tiers. Une filiale peut acheter un produit déjà déclaré, tandis que la société mère du groupe importe un autre produit et porte la responsabilité de la première mise sur le marché. Une décision prise sur le seul code d’activité ou sur la seule qualité d’importateur crée donc un risque de mauvaise qualification.
La date d’application doit également être individualisée. La Commission indique que le règlement s’appliquera le 30 décembre 2026 aux opérateurs moyens et grands et aux micro et petites entreprises déjà couvertes par le règlement européen sur le bois. Pour la plupart des autres micro et petites entreprises, l’échéance est reportée au 30 juin 2027. Le report ne justifie pas l’inaction : les donneurs d’ordre, les distributeurs et les services douaniers peuvent demander les données de traçabilité avant la date d’application de la totalité des obligations.
La direction doit conserver la preuve de cette qualification. Pour une SARL, la responsabilité du gérant envers la société ou les tiers en cas de faute de gestion, de violation des statuts ou d’infraction aux règles applicables ressort de l’article L. 223-22 du Code de commerce. Pour une SA, l’article L. 225-251 du Code de commerce vise la responsabilité des administrateurs et du directeur général. Dans une SAS, l’article L. 227-8 du Code de commerce rend applicables au président et aux dirigeants les règles de responsabilité des membres du conseil d’administration et du directoire de la SA. Ces textes ne transforment pas mécaniquement une infraction EUDR en faute personnelle, mais ils rendent importante la traçabilité des arbitrages de la direction : analyse du périmètre, budget demandé, refus d’un fournisseur, suspension d’une expédition et décision de déposer ou non une déclaration.
B. Quelles données prouvent l’origine légale et l’absence de déforestation ?
Le dossier EUDR doit être pensé comme un dossier de preuve par lot, par référence produit ou par flux homogène. Le règlement exige que la société recueille les informations qui permettent d’établir que le produit est conforme. Le socle documentaire comprend au minimum une description précise du produit, sa quantité, son pays de production, l’identité et l’adresse du fournisseur, les informations relatives à la mise sur le marché ou à l’exportation, ainsi que la géolocalisation de toutes les parcelles où la matière première a été produite.
La géolocalisation n’est pas une simple adresse administrative. Le site officiel de la stratégie française de lutte contre la déforestation importée rappelle que les coordonnées doivent permettre de localiser les parcelles d’origine et qu’elles doivent être transmises dans un format GeoJSON pour être intégrées au système d’information européen. Une parcelle peut nécessiter un point ou un polygone selon sa superficie et la nature des données disponibles. Une carte commerciale, une adresse de siège social du fournisseur ou une certification générale ne remplace pas les coordonnées de production.
La société doit donc demander à son fournisseur un paquet documentaire cohérent :
- le code douanier et la description commerciale exacte du produit ;
- la quantité, l’unité de mesure, les numéros de lot et la période de production ou de récolte ;
- le pays de production et l’identité de l’opérateur local ;
- les coordonnées géographiques de chaque parcelle, avec le fichier GeoJSON dans un format exploitable ;
- les titres, autorisations, permis, documents forestiers, agricoles, environnementaux ou douaniers établissant la production légale dans le pays d’origine ;
- les factures, contrats, documents de transport et informations d’identification qui relient la marchandise au fournisseur et à la vente ;
- les références des déclarations de diligence raisonnée antérieures lorsque le flux est déjà couvert par une déclaration valide.
La légalité s’apprécie dans le pays de production. Le dossier doit pouvoir couvrir, selon le produit et la juridiction, les règles relatives à l’usage des terres, aux droits fonciers, à l’exploitation forestière, à la protection de l’environnement, aux droits des tiers, au travail, aux droits humains, à la fiscalité, à la lutte contre la corruption et au commerce ou aux douanes. La société ne doit pas demander une attestation abstraite de « conformité EUDR » : elle doit demander les pièces qui permettent de contrôler les affirmations du fournisseur.
La date du 31 décembre 2020 doit aussi être prise en compte. Le produit ne doit pas provenir d’une parcelle qui a fait l’objet d’une déforestation après cette date ; pour le bois, la règle s’articule avec l’interdiction de dégradation forestière prévue par le règlement. Un fournisseur qui transmet une photographie récente sans historique d’occupation du sol ne répond pas nécessairement à cette exigence. La société doit conserver la méthode utilisée pour examiner le risque : carte, source satellitaire, analyse d’un tiers, visite, registre foncier ou document officiel, avec la date de la vérification.
La certification volontaire peut compléter l’analyse, mais elle ne transfère pas la responsabilité légale. Un certificat FSC, PEFC, RSPO ou équivalent peut fournir un élément utile pour apprécier la fiabilité d’un fournisseur. Il ne remplace ni la géolocalisation, ni les preuves de légalité, ni l’évaluation de risque, ni la déclaration exigée par le règlement lorsqu’elle est due. Une clause d’achat qui se contente de renvoyer à une certification sans obtenir les données prévues par le texte laisse la société exposée à une contestation du client ou à une demande de l’autorité.
Le risque doit être évalué, puis réduit lorsque le dossier fait apparaître un risque non négligeable. La société doit documenter les indicateurs retenus : pays d’origine, complexité de la chaîne, mélange de lots, qualité des données foncières, incohérences de volumes, historique du fournisseur, alertes publiques, changement de parcelle ou discordance entre le code douanier et le produit. La preuve d’une demande de complément, d’un audit, d’une suspension temporaire ou d’une substitution de fournisseur peut être aussi importante que la pièce finalement obtenue.
Les documents doivent être conservés pendant la période prévue par le règlement et rester accessibles à une autorité. La conservation doit permettre de reconstituer la version du dossier qui a servi à la décision. Un fichier modifié sans historique, un lien vers un espace fournisseur supprimé ou une déclaration stockée sans les pièces sources ne donne pas une preuve robuste. La société doit prévoir une arborescence stable, un contrôle des habilitations, une sauvegarde et un registre des modifications.
II. Comment sécuriser la déclaration, les contrats et la responsabilité du dirigeant ?
A. Comment déposer et conserver la diligence raisonnée avant la mise sur le marché ?
La déclaration de diligence raisonnée ne doit pas être remplie après l’expédition pour régulariser un dossier incomplet. La logique du règlement est préventive : l’opérateur doit exercer la diligence raisonnée avant de placer le produit sur le marché ou de l’exporter. La société doit donc fixer une date de gel documentaire antérieure à la commande, au dédouanement ou à l’expédition, selon le flux.
Le règlement d’exécution (UE) 2026/1565 précise le fonctionnement du système d’information, les déclarations simplifiées de certains micro ou petits opérateurs primaires et les mesures de continuité en cas d’indisponibilité. La société doit ouvrir un compte adapté à son rôle, désigner les personnes habilitées à préparer et valider les déclarations, et conserver la preuve de la soumission ainsi que le numéro de référence. Le règlement principal et ses actes d’application doivent être lus ensemble : une procédure interne fondée sur une ancienne version d’un formulaire peut devenir inutilisable au moment où les volumes de déclarations augmenteront.
Un circuit pratique peut être organisé en six étapes :
- le service achats identifie le produit, le code douanier et le fournisseur ;
- le service qualité ou conformité rapproche la quantité, le lot, le pays et les parcelles ;
- la direction juridique vérifie la légalité de la production et les clauses du contrat ;
- un responsable évalue le risque et demande des mesures d’atténuation si nécessaire ;
- la personne habilitée soumet ou référence la déclaration dans le système d’information ;
- la société archive le dossier complet avec le numéro de déclaration, la date et la version des fichiers.
La preuve électronique doit être organisée comme une preuve juridique. L’article 1353 du Code civil répartit la charge de la preuve de l’obligation et de sa libération. L’article 1366 du Code civil reconnaît à l’écrit électronique la même force probante que l’écrit papier lorsque l’auteur peut être identifié et que l’intégrité est garantie. Une plateforme de données peut donc être utile, mais la société doit pouvoir expliquer qui a validé la donnée, quand elle l’a validée, quelle source a été utilisée et si le fichier a été modifié.
Le contrat fournisseur doit refléter ce circuit. L’article 1103 du Code civil rappelle que les contrats légalement formés tiennent lieu de loi aux parties. Une clause EUDR bien rédigée peut imposer la fourniture des codes produits, des coordonnées des parcelles, des permis, des pièces de légalité, des mises à jour, des audits et des alertes en cas de changement de parcelle ou de fournisseur local. Elle peut aussi déterminer le délai de réponse, le format des fichiers, la langue des documents, les personnes autorisées à échanger et la répartition du coût d’une vérification.
L’article 1104 du Code civil impose la bonne foi dans la négociation, la formation et l’exécution du contrat. Une société qui sait que son fournisseur ne peut pas produire la géolocalisation ne doit pas masquer cette difficulté par une déclaration générale. De son côté, un fournisseur qui promet une conformité sans transmettre les pièces nécessaires peut manquer à son obligation de coopération. Le contrat doit prévoir une procédure d’escalade : demande initiale, relance documentée, suspension de la réception, audit ciblé, plan correctif puis résiliation ou remplacement si l’absence de preuve persiste.
Les conséquences d’un manquement fournisseur doivent être calibrées. L’article 1217 du Code civil énumère plusieurs sanctions de l’inexécution, notamment la suspension de sa propre obligation, l’exécution forcée, la réduction du prix, la résolution et la réparation. L’article 1221 du Code civil concerne l’exécution forcée en nature après mise en demeure, sous ses conditions. L’article 1231-1 du Code civil permet d’envisager des dommages-intérêts en cas d’inexécution ou de retard, sauf force majeure. Ces mécanismes ne remplacent pas le règlement EUDR ; ils donnent un cadre à la relation avec le fournisseur lorsque l’absence de documents bloque une mise sur le marché.
B. Que faire si le fournisseur ne transmet pas les pièces ou si le contrôle survient ?
Le scénario le plus fréquent n’est pas une fraude démontrée. C’est un dossier fragmenté : le fournisseur fournit une facture, un intermédiaire fournit une déclaration environnementale, un transporteur fournit le pays d’expédition et personne ne peut produire les coordonnées de la parcelle. La société doit alors traiter l’absence de preuve comme un risque opérationnel et juridique, pas comme une formalité secondaire.
La première mesure consiste à isoler les lots concernés et à suspendre leur mise sur le marché lorsque la diligence raisonnée ne permet pas de conclure à un risque négligeable. Cette décision doit être écrite : produit, lot, quantité, fournisseur, date, pièce manquante, risque identifié, responsable de la décision et conditions de reprise. Si la société poursuit la vente malgré l’absence de données essentielles, elle devra ensuite expliquer pourquoi elle estimait le risque acceptable et sur quel fondement.
La deuxième mesure consiste à adresser une mise en demeure contractuelle précise. Le courrier doit lister les documents manquants, rappeler le délai contractuel, demander une réponse signée, réserver les droits de la société et prévoir une réunion de crise. Une demande vague de « mise en conformité » est difficile à contrôler. Une demande qui vise le fichier GeoJSON de chaque parcelle, la preuve du droit d’exploiter, la date de production, le code douanier et les références des déclarations permet une réponse vérifiable.
La troisième mesure consiste à protéger la preuve. L’article 1240 du Code civil pose le principe selon lequel le fait fautif qui cause un dommage oblige son auteur à le réparer. Une société qui veut préserver un recours contre un fournisseur, un transporteur ou un intermédiaire doit conserver les demandes, les refus, les alertes, les analyses et les coûts engagés. Cela inclut les frais de tri, de stockage, de rappel, d’audit, de remplacement et d’information des clients, sous réserve de la preuve du lien de causalité et du préjudice.
La quatrième mesure consiste à établir une matrice des responsabilités entre la direction et les fonctions opérationnelles. Le service achats ne doit pas pouvoir engager un flux couvert sans validation documentaire. Le service commercial doit connaître les conséquences d’une promesse de livraison. Le service douane doit savoir qui fournit la déclaration ou sa référence. Le service informatique doit maintenir les journaux, les sauvegardes et les habilitations. Le dirigeant doit recevoir un tableau des exceptions et prendre une décision documentée lorsque le risque commercial pousse à accepter un délai ou une solution de remplacement.
Les autorités compétentes peuvent contrôler la déclaration, les pièces, le système de diligence raisonnée et les produits. Le règlement modifié prévoit des mesures correctives, la mise en conformité, le retrait ou le rappel de produits et des sanctions nationales. Le règlement (UE) 2025/2650 a renforcé le cadre des amendes : pour une personne morale, le plafond doit atteindre au moins 4 % du chiffre d’affaires annuel total réalisé dans l’Union par l’opérateur, l’opérateur en aval ou le commerçant au cours de l’exercice précédent, avec une majoration possible pour dépasser l’avantage économique retiré de l’infraction. Le montant effectivement appliqué dépendra des règles et de la procédure de l’État membre compétent ; ce seuil ne doit pas être présenté comme une amende automatique infligée à chaque défaut documentaire.
Une contestation doit être préparée sans attendre le contrôle. La société doit identifier l’autorité compétente, les délais de réponse, le dossier transmis, les personnes qui peuvent signer et les informations confidentielles à protéger. Elle doit distinguer les faits établis des hypothèses, joindre une chronologie et expliquer les mesures correctives déjà prises. Une réponse qui nie globalement le risque alors qu’un fournisseur a reconnu une lacune documentaire fragilise la crédibilité de l’entreprise. Une réponse qui reconnaît une insuffisance limitée, expose la cause, fournit un calendrier et démontre la suspension du lot peut mieux préserver ses intérêts, sans constituer une reconnaissance générale de responsabilité.
À Paris et en Île-de-France, une société importatrice, un négociant ou une entreprise industrielle peut coordonner le dossier depuis son siège tout en ayant des fournisseurs, entrepôts et transitaires dans plusieurs régions ou plusieurs pays. La préparation doit donc couvrir la compétence interne du signataire, la circulation des pièces entre le siège et les sites, les relations avec le commissionnaire en douane et les contrats de distribution. Une réunion de crise avec les équipes achats, qualité, douane, juridique et direction générale permet de réduire les contradictions entre les documents transmis à l’autorité, au fournisseur et au client.
Le dirigeant doit enfin conserver une trace de la décision de mise en conformité. Un procès-verbal ou une note de gouvernance peut rappeler le périmètre des produits, les risques prioritaires, les ressources affectées, le calendrier avant le 30 décembre 2026, la liste des fournisseurs non coopératifs et le régime de validation des exceptions. Cette trace n’est pas un bouclier automatique, mais elle démontre que la société a identifié le risque, organisé une réponse et réévalué ses choix.
Conclusion
Pour une société concernée par le RDUE, le document central n’est pas une attestation générale : c’est un dossier capable de relier chaque produit couvert à son code, son fournisseur, son pays, sa parcelle, sa période de production, sa preuve de légalité, son analyse de risque et sa déclaration. La société doit d’abord qualifier son rôle. Elle doit ensuite obtenir les pièces avant la mise sur le marché, vérifier les incohérences et conserver une version intègre du dossier.
Le 30 décembre 2026 approche pour les opérateurs moyens et grands et pour certaines micro et petites entreprises déjà soumises au régime du bois. La plupart des autres petites entreprises bénéficient d’un délai différent, mais leurs clients et partenaires peuvent leur demander les mêmes informations. Une préparation utile commence par l’inventaire des codes produits et des fournisseurs, se poursuit par une clause documentaire précise et se termine par un circuit de validation et de preuve. Si un fournisseur refuse les données de géolocalisation ou si un lot est déjà bloqué, la société doit agir sur le contrat, la preuve et la décision de gouvernance en même temps.
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Sources officielles : règlement (UE) 2023/1115, règlement (UE) 2025/2650, règlement d’exécution (UE) 2026/1565 et communication européenne sur la mise en œuvre et le calendrier 2026.
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