I. La détermination des charges récupérables et l’exigence de leur justification
A. La liste limitative du décret du 26 août 1987 et la qualification des dépenses
Les charges locatives occupent une place singulière dans l’économie du bail d’habitation. Elles constituent des sommes accessoires au loyer principal, dont le régime procède d’un encadrement étroit. L’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 dispose que ces charges sont exigibles sur justification (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Trois catégories de dépenses sont ainsi visées par le texte. Sont d’abord concernés les services rendus liés à l’usage des éléments de la chose louée. Sont ensuite visées les dépenses d’entretien courant et les menues réparations sur les éléments d’usage commun. Sont enfin prises en compte les impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement. La liste de ces charges est fixée par décret en Conseil d’État (décret n° 87-713 du 26 août 1987). Or, le caractère limitatif de cette nomenclature commande l’appréciation de chaque dépense. Le bailleur ne saurait en étendre le périmètre par une stipulation contraire.
La troisième chambre civile a rappelé avec constance que ce cadre borne la faculté de récupération du bailleur. Dans un arrêt du 27 juin 2024, elle a censuré le tribunal judiciaire de Vienne (Cass. 3e civ., 27 juin 2024, n° 23-13.150). Ce tribunal avait écarté le remboursement de la facture d’entretien d’un cumulus électrique. Il avait jugé que la liste du décret ne mentionnait pas expressément une telle opération. La Cour de cassation a estimé que cette opération relève du réglage et du contrôle des appareils de production d’eau chaude. Elle a statué au visa des articles 7, a), et 23, 2°, de la loi du 6 juillet 1989. Elle a également visé les articles 1er et 3 du décret du 26 août 1987. La haute juridiction énonce que « les charges récupérables sont des sommes accessoires au loyer principal, exigibles après mise à disposition par le bailleur aux locataires des pièces justificatives des dépenses liées à l’occupation du logement dont il leur a fait l’avance ». Or, la qualification juridique de la dépense commande le sort du litige. Une même intervention peut relever de la charge récupérable ou de la réparation locative. Elle peut aussi relever de la réparation de dégradations. Le juge ne peut dénaturer la demande du bailleur en modifiant les termes du litige.
La précision du régime profite également au locataire, puisque le versement d’un forfait exclut toute régularisation complémentaire. Dans un arrêt du 12 février 2026, la troisième chambre civile a jugé que le bailleur ne peut demander un paiement complémentaire (Cass. 3e civ., 12 février 2026, n° 24-20.958). Tel est le cas lorsque le bail prévoit un forfait de charges. En l’espèce, un bail portait sur une chambre meublée au sein d’une maison louée en colocation. Ce bail stipulait un forfait mensuel de charges de trente euros. La Cour a retenu qu’« Ayant constaté que le bail liant les parties portait sur une chambre meublée au sein d’une maison louée en colocation et qu’il prévoyait un montant de charges fixé de façon forfaitaire à la somme mensuelle de 30 euros, le juge en a exactement déduit que le bailleur ne pouvait demander un paiement complémentaire au titre des charges réellement exposées ». En conséquence, la stipulation d’un forfait ne laisse subsister aucune créance de régularisation. Le bailleur qui l’a acceptée doit s’en tenir au montant convenu. Le coût réel des dépenses engagées est, à cet égard, indifférent.
Cette exigence de qualification se double d’une exigence de preuve qui pèse sur le bailleur. Les charges récupérables ne sont, en effet, exigibles que sur justification. A cet égard, l’article 7, a), de la loi du 6 juillet 1989 impose au locataire de payer le loyer (article 7 précité). Cette obligation couvre également les charges récupérables, aux termes convenus. Cette obligation du preneur présuppose que le bailleur établisse l’existence des dépenses. Elle présuppose aussi que le bailleur établisse le montant des dépenses dont il poursuit le remboursement. Des lors, la charge de la preuve ne se déplace jamais sur le locataire. Ce dernier demeure libre de contester les sommes réclamées. Le juge du fond doit vérifier la réalité des dépenses au regard de la nomenclature du décret.
B. La preuve des charges à la charge du bailleur et la communication des justificatifs
Le régime probatoire des charges locatives est dominé par la règle de l’article 1353 du code civil (article 1353 du code civil). Aux termes de ce texte, celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. Le bailleur qui entend conserver les provisions versées doit donc démontrer l’existence et le montant des dépenses. Il ne saurait se prévaloir des seuls appels de fonds ou des seules déclarations émanant de lui-même. La troisième chambre civile a appliqué cette exigence avec rigueur dans un arrêt du 25 janvier 2023 (Cass. 3e civ., 25 janvier 2023, n° 21-17.985). Elle a censuré la cour d’appel de Douai. Cette dernière avait laissé au locataire la démonstration du caractère indu des provisions versées pour des charges de copropriété. La Cour énonce que « Pour conserver les sommes versées au titre des provisions, en les affectant à sa créance de remboursement d’un ensemble de dépenses et de taxes en application du contrat de bail commercial, le bailleur doit justifier le montant des dépenses et faute d’y satisfaire, doit restituer au preneur les sommes versées au titre des provisions ». Or, en l’espèce, les régularisations des charges de copropriété faisaient défaut pour trois exercices. Le bailleur ne justifiait donc pas du montant des dépenses. Il devait restituer les sommes litigieuses.
Cette solution s’inscrit dans le prolongement du paiement de l’indu, codifié à l’article 1302-1 du code civil (article 1302-1 du code civil). Celui qui reçoit par erreur ou sciemment ce qui ne lui est pas dû doit le restituer. Les provisions sur charges versées sans justification perdent leur cause. Leur restitution peut être poursuivie par le locataire devant le juge. La jurisprudence ne subordonne pas cette restitution à la démonstration d’une erreur particulière. La seule absence de justification des dépenses suffit à priver le bailleur du droit de conserver les sommes. En conséquence, le bailleur qui ne produit pas les pièces justificatives expose ses régularisations à un rejet au fond. Il expose également ses provisions à une action en répétition.
La question de la communication des justificatifs a été précisée dans un arrêt de principe du 29 janvier 2026 (Cass. 3e civ., 29 janvier 2026, n° 24-14.982). Saisie d’un litige relatif à des charges réclamées au titre d’un bail commercial, la Cour a tranché la portée de l’obligation d’information du bailleur. Elle a statué au visa des articles 1134, dans sa rédaction antérieure à l’ordonnance n° 2016-131, et 1353 du code civil. Elle a également visé les articles L. 145-40-2 et R. 145-36 du code de commerce (article L. 145-40-2 du code de commerce, article R. 145-36 du code de commerce). La haute juridiction a jugé que le bailleur doit adresser les justificatifs au locataire qui en fait la demande. La simple mise à disposition des documents ne satisfait donc pas à l’obligation de communication. La Cour énonce qu’« il incombait à la bailleresse d’adresser à la locataire qui lui en avait fait la demande les justificatifs des charges, impôts, taxes et redevances qu’elle lui imputait et de justifier devant le juge du montant des charges qui étaient contestées par la locataire ».
Par ailleurs, cette solution est transposable au bail d’habitation, dont l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 organise la consultation des pièces justificatives. Ces pièces sont tenues à la disposition des locataires durant six mois à compter de l’envoi du décompte. Le bailleur transmet, à la demande du locataire, le récapitulatif des charges du logement (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Cette transmission s’opère par voie dématérialisée ou par voie postale. A cet égard, le bailleur ne saurait se soustraire à cette obligation en invoquant la consultation sur place. Des lors, la jurisprudence de la troisième chambre civile dessine un régime probatoire cohérent. Le bailleur supporte la charge de la preuve et l’obligation de communiquer. Le locataire peut obtenir la restitution des sommes non justifiées sur le fondement du paiement de l’indu.
II. La régularisation annuelle des provisions et la prescription des actions
A. La régularisation annuelle, condition de l’exigibilité des provisions
Lorsque les charges locatives donnent lieu au versement de provisions, leur régularisation annuelle constitue le second pilier du régime légal. Aux termes de l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, les demandes de provisions sont justifiées (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Elles le sont par la communication de résultats antérieurs. Ces résultats sont arrêtés lors de la précédente régularisation. Lorsque l’immeuble est soumis au statut de la copropriété, les provisions sont justifiées par le budget prévisionnel. Il en va de même lorsque le bailleur est une personne morale. Un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges. Dans les immeubles collectifs, il communique également le mode de répartition entre les locataires. En outre, lorsque la régularisation n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivante, le paiement est effectué par douzième. Cette faculté est ouverte au locataire s’il en fait la demande.
La troisième chambre civile a tiré les conséquences de ce dispositif dans un arrêt du 18 septembre 2025 (Cass. 3e civ., 18 septembre 2025, n° 23-21.899). Cette décision constitue la référence de la période récente en matière de provisions sur charges. La Cour a statué au visa de l’article 1184 du code civil, dans sa rédaction antérieure à l’ordonnance n° 2016-131. Elle a également visé l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Elle rappelle que « les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l’objet d’une régularisation au moins annuelle ». Elle censure ensuite la cour d’appel de Paris, qui avait prononcé la résiliation du bail et fixé l’arriéré locatif. Cette cour n’avait pas recherché si les provisions mensuelles réclamées avaient été régularisées. Elle avait retenu un arriéré de 8 601,26 euros pour la période d’avril 2016 à septembre 2020. Elle avait pris en compte la provision de 155 euros par mois. Or, les montants de charges produits par le bailleur étaient inférieurs aux provisions appelées. La régularisation de ces provisions n’était pas démontrée.
La portée de cette exigence dépasse la seule fixation du montant de l’arriéré. Elle conditionne l’appréciation du caractère suffisamment important de l’impayé. Ce caractère justifie, en effet, la résiliation judiciaire du bail. En statuant comme elle l’a fait, la cour d’appel a privé sa décision de base légale. La Cour de cassation énonce qu’il convenait de rechercher « si les provisions sur charges mensuelles réclamées par le bailleur jusqu’en septembre 2020 avaient été régularisées et fixer en conséquence le montant de l’arriéré sur les loyers et charges dus à cette date ». En conséquence, le bailleur qui poursuit la résiliation du bail pour défaut de paiement doit démontrer la régularisation de ses provisions. À défaut, l’arriéré ne peut être établi, et la résiliation ne peut être prononcée. La régularisation annuelle apparaît ainsi comme une condition de l’exigibilité des provisions. Elle n’est pas une simple formalité comptable.
Le pendant de cette rigueur figure dans un arrêt du 29 janvier 2026 (Cass. 3e civ., 29 janvier 2026, n° 24-16.270). La troisième chambre civile y a fixé le sort d’une régularisation tardive en matière de bail commercial. La Cour a statué au visa des articles 1103 du code civil, L. 145-40-2 et R. 145-36 du code de commerce (article 1103 du code civil). Elle énonce que « Le bailleur qui n’a pas communiqué, dans le délai fixé par l’article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai prévu au contrat, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes, n’est pas tenu de restituer les provisions versées s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles ». La tardiveté de la reddition des comptes n’emporte donc pas, par elle-même, l’obligation de restituer les provisions. Encore faut-il que le bailleur démontre, à hauteur d’appel, l’existence et le montant des charges exposées.
Par ailleurs, la confrontation des deux espèces révèle l’unité de la logique jurisprudentielle. La régularisation des comptes et la justification des dépenses constituent les deux faces d’une même exigence. Cette exigence est celle de l’information du locataire. Dans le bail d’habitation, le défaut de régularisation prive le juge de la possibilité de fixer l’arriéré. Dans le bail commercial, le défaut de communication dans les délais légaux est neutralisé par la production des justificatifs. A cet égard, les bailleurs professionnels ont intérêt à régulariser chaque année les comptes de charges. Ils ont également intérêt à adresser les décomptes dans les délais. La régularisation tardive expose, en tout état de cause, à la contestation. Elle expose aussi au paiement par douzième prévu par l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989.
B. La prescription triennale et le sort des régularisations tardives
Le régime des charges locatives s’achève par la question de la prescription. L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 en fixe le principe (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Aux termes de ce texte, toutes actions dérivant d’un contrat de bail sont prescrites par trois ans. Ce délai court à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu les faits lui permettant d’exercer ce droit. Il court également à compter du jour où ce titulaire aurait dû connaître ces faits. Cette disposition, créée par la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014, s’applique aux actions en paiement des charges récupérables. Elle s’applique aussi à l’action en répétition des provisions versées.
La troisième chambre civile a précisé les modalités d’entrée en vigueur de ce délai réduit dans un arrêt du 6 avril 2023 (Cass. 3e civ., 6 avril 2023, n° 22-13.778). La Cour a statué au visa des articles 2222 du code civil et 7-1, alinéa 1er, de la loi du 6 juillet 1989. Elle a également visé l’article 82, II, 2°, de la loi n° 2015-990 du 6 août 2015. Elle rappelle que « toutes actions dérivant d’un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer ce droit ». Elle juge que ce délai réduit est applicable à compter du 27 mars 2014. Cette date correspond à l’entrée en vigueur de la loi ALUR, dans les conditions de l’article 2222 du code civil (article 2222 du code civil). Or, en l’espèce, la cour d’appel avait retardé l’application du délai triennal au 7 août 2015. Elle avait ainsi méconnu la date d’effet de la réduction de prescription. Son arrêt a donc été censuré.
L’action en répétition des provisions sur charges obéit aux mêmes règles. Un arrêt du 14 novembre 2024 en offre une illustration (Cass. 3e civ., 14 novembre 2024, n° 22-16.953). Une locataire poursuivait la restitution des provisions versées entre 2000 et 2015. La bailleresse opposait la prescription de l’action pour la période la plus ancienne. La cour d’appel avait écarté la prescription abrégée de l’ancien article 2277 du code civil. La créance en répétition dépendait d’éléments non connus du locataire. Ces éléments résultaient des déclarations que le bailleur était tenu de faire. La Cour de cassation a validé cette analyse. Elle a retenu que la mesure d’instruction ordonnée en référé avait suspendu la prescription. Cette suspension procède de l’article 2239 du code civil (article 2239 du code civil). En conséquence, la prescription de l’action en répétition ne court utilement qu’à compter de la connaissance des éléments révélant le caractère indu des provisions. L’expertise ordonnée avant tout procès suspend, par ailleurs, le cours du délai.
La jurisprudence récente a également rappelé que certaines obligations du bailleur revêtent un caractère continu. Dans un arrêt du 2 avril 2026, la troisième chambre civile a jugé, au visa des articles 1709 et 1719 du code civil et de l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, que « Ces obligations continues sont exigibles pendant toute la durée du bail, de sorte que la persistance du manquement du bailleur à celles-ci constitue un fait permettant au locataire d’exercer une action contre lui en exécution forcée de ses obligations » (Cass. 3e civ., 2 avril 2026, n° 24-22.181). Transposée aux charges locatives, cette règle signifie que le défaut de régularisation annuelle ne saurait être frappé de prescription pour l’ensemble de la période du bail. Ce manquement se renouvelle, en effet, chaque année. Le locataire demeure fondé à exiger la reddition des comptes et la justification des charges.
Des lors, la combinaison de l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 et de la jurisprudence récente délimite un cadre temporel protecteur. Le délai de trois ans court à compter de la connaissance des faits. La mesure d’instruction suspend, quant à elle, son cours. Les obligations continues du bailleur échappent à la prescription tant que le manquement persiste. En conséquence, la régularisation tardive des charges ne peut conduire à l’extinction des droits du locataire. Ce dernier conserve la faculté de contester les sommes réclamées. Il conserve aussi la faculté de demander la restitution des provisions non justifiées. Ces prérogatives s’exercent dans le respect des règles probatoires exposées en première partie.
Conclusion
La jurisprudence de la troisième chambre civile des années 2023 à 2026 confirme que le régime des charges locatives repose sur un triptyque cohérent. Ce triptyque se compose d’une nomenclature limitative des charges récupérables. Il se compose aussi d’une exigence de justification qui pèse sur le bailleur. Il se compose enfin d’une régularisation annuelle des provisions, dont dépend l’exigibilité des sommes réclamées. Les arrêts du 18 septembre 2025 et du 29 janvier 2026 illustrent la vigilance de la Cour de cassation. La prescription triennale de l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 encadre, pour sa part, les actions en paiement comme les actions en répétition. A cet égard, bailleurs et locataires ont tout intérêt à documenter avec rigueur les comptes de charges. La régularisation annuelle constitue la meilleure protection contre les contentieux de l’arriéré locatif. Les praticiens confrontés à ces questions peuvent solliciter l’analyse d’un avocat en droit du bail d’habitation à Paris. Cette analyse permet d’anticiper les risques de ces procédures et de sécuriser la rédaction des actes locatifs.
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