Le présent arrêté, pris en application du décret du 15 juin 2011 susvisé, détermine les modalités de création et de passage à la gestion sur un support électronique des dossiers individuels des agents des ministères chargés des territoires, de la transition écologique et du logement dont la gestion relève du secrétariat général mentionné par le décret du 9 juillet 2008 susvisé.

La gestion des dossiers individuels des agents sur un support électronique, au sens du décret du 15 juin 2011 susvisé, est réalisée par le moyen de l’application GaudDI, intégrée au système d’information en ressources humaines RenoiRH.

La gestion sur un support électronique s’applique aux documents énumérés à l’annexe de l’arrêté du 21 décembre 2012 susvisé.
Elle concerne les dossiers individuels de l’ensemble des personnels mentionnés à l’article 1er.
Cette gestion sur support électronique est effective à compter du lendemain de la publication du présent arrêté.
Une information spécifique est donnée aux agents concernant la dématérialisation de leur dossier administratif.
En cas de mobilité d’un agent vers une autre autorité administrative entraînant la rupture du lien statutaire ou contractuel, le dossier individuel géré sur support électronique est détruit dans le délai d’un an à compter de sa réception par ladite autorité.

Sont conservés au format papier jusqu’à leur numérisation éventuelle et leur versement dans le dossier individuel de l’agent sur un support électronique, dans des conditions et sous des formes garantissant leur reproduction à l’identique, les documents suivants intéressant la situation de l’agent :
1° Constitués sous une forme papier avant la date de mise en œuvre du dossier individuel de l’agent sur un support électronique ;
2° Ou qui seraient fournis ou constitués sous forme papier après cette date.
Le document original sur support papier sera détruit dans le délai de quatre mois à compter du versement au dossier individuel géré sur support électronique de la copie créée en application de l’article 3 du décret du 15 juin 2011 susvisé.

Conformément aux dispositions de l’article 6 du décret du 15 juin 2011 susvisé, des habilitations aux systèmes d’information des ressources humaines (SIRH) sont délivrées par l’autorité administrative aux agents chargés de la gestion administrative et de la paye désignés à cet effet.
Ces habilitations autorisent également la consultation des dossiers sous format papier.

Les agents accèdent à leur dossier électronique dans les conditions prévues par le décret du 15 juin 2011 susvisé et notamment via l’application dénommée « Self Agent ».
Les modalités de consultation du dossier individuel « papier » restent inchangées.

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.