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Avis de concours pour l’emploi d’assistant de direction et de gestion du Sénat
Par arrêté n° 2024-861 du président et des questeurs du Sénat en date du 9 juillet 2024, un concours externe et un concours interne sont ouverts pour le recrutement échelonné d’assistants de direction et de gestion à compter du 1er juillet 2025.
Le nombre de postes mis au concours est fixé :
– à quatorze pour le concours externe ;
– à sept pour le concours interne, réservé aux fonctionnaires du Sénat justifiant d’au moins quatre ans d’ancienneté.
Le jury peut décider, par avis motivé, d’établir une liste complémentaire comportant les noms des candidats au concours externe qui lui paraîtraient aptes à occuper un poste d’assistant de direction et de gestion dans le cas de vacances se produisant dans le cadre d’emplois au cours des deux années suivant l’établissement de ladite liste. En cas d’établissement d’une liste complémentaire pour le concours externe, une liste complémentaire pour le concours interne peut également être établie dans la limite de la moitié du nombre des candidats inscrits sur la liste complémentaire du concours externe.
Les postes mis au concours externe qui, compte tenu du niveau des candidats, n’ont pu être pourvus, sont attribués aux candidats du concours interne.
Les postes mis au concours interne qui, compte tenu du niveau des candidats, n’ont pu être pourvus, sont attribués aux candidats du concours externe.
Au vu des résultats obtenus par les candidats, le jury peut toutefois décider, par avis motivé, de ne pas pourvoir tous les postes offerts.
Dates des épreuves
Les dates des épreuves de ce concours sont les suivantes : (1)
Epreuve de présélection :
– lundi 20 janvier 2025.
Epreuves d’admissibilité :
– mardi 11 et mercredi 12 mars 2025.
Epreuve écrite d’admission :
– vendredi 23 mai 2025.
Epreuves orales d’admission :
– semaine du 26 mai 2025 et semaines du 9 et du 16 juin 2025.
(1) Les dates des épreuves, données à titre purement indicatif, sont toujours susceptibles de modifications. Les candidats doivent se tenir informés en consultant la page internet du concours.
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Inscription et dépôt des dossiers
Les candidats peuvent s’inscrire à partir du site internet du Sénat : https://www.senat.fr/le-senat-et-vous/travailler-au-senat.html, jusqu’au vendredi 6 décembre 2024 inclus. Les dossiers devront être retournés à la direction des ressources humaines et de la formation le vendredi 6 décembre 2024 au plus tard (le cachet de la poste faisant foi).
Conditions requises au stade de l’inscription et de l’admissibilité
– posséder, à la date de clôture des inscriptions, la nationalité française ou la nationalité d’un autre Etat membre de l’Union européenne ou partie à l’accord sur l’Espace économique européen (Islande, Liechtenstein, Norvège) ou de la Confédération suisse, de la principauté d’Andorre ou de la principauté de Monaco ;
– être âgé(e) de plus de 18 ans au 1er janvier 2024 ;
– jouir de ses droits civiques ;
– présenter d’un bulletin n° 2 du casier judiciaire – ou équivalent pour les candidats non Français – ne comportant pas de mention incompatible avec l’exercice des fonctions postulées (la demande du bulletin n° 2 du casier judiciaire sera faite par la direction des ressources humaines et de la formation) ;
– avoir satisfait à ses obligations légales au regard du code du service national ou, pour les candidats n’ayant pas la nationalité française, se trouver en position régulière au regard des obligations de service national de l’Etat dont ils sont ressortissants. A défaut, les candidats seraient autorisés à participer aux épreuves mais devraient satisfaire à ces obligations légales avant la date fixée pour la prise effective des fonctions, sous peine de perdre le bénéfice de leur classement.
Le concours est ouvert sans condition de diplôme et s’adresse à des candidats ayant une formation technique approfondie.
IMPORTANT
L’entrée dans les cadres du Sénat est subordonnée à la production d’un certificat médical d’aptitude physique à l’exercice des fonctions postulées et au service actif de jour et de nuit, délivré par le médecin d’aptitude du Sénat.
Les candidats qui souhaiteraient avoir un avis sur leur aptitude physique, avant de se présenter aux épreuves, peuvent demander à passer une visite chez le médecin d’aptitude du Sénat dès l’avis d’ouverture du concours.
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter la direction des ressources humaines et de la formation au 01-42-34-25-73.
Nature et programme des épreuves
Epreuve de présélection :
(Durée : 30 minutes.)
Les candidats sont soumis à une épreuve écrite de présélection.
Il est demandé aux candidats de répondre à un questionnaire à choix multiple portant sur la culture générale, l’orthographe, la grammaire, le vocabulaire et le raisonnement logique. Il n’est pas établi de programme spécifique pour cette épreuve.
La note obtenue à cette épreuve n’est pas prise en compte pour la suite du concours.
Epreuves d’admissibilité :
I. – Expression française :
(Durée : 2 heures – coefficient 2.)
Les candidats doivent corriger un texte comprenant des fautes d’orthographe, d’expression et de syntaxe. Ils doivent également répondre, sous forme de rédaction, à des questions permettant de vérifier leur compréhension d’un texte.
II. – Etude de cas :
(Durée : 3 heures – coefficient 4.)
A partir d’un dossier comportant une série de documents, il est demandé aux candidats de réaliser la présentation dactylographiée sur ordinateur d’un texte manuscrit et d’analyser une situation de gestion administrative afin de proposer des solutions.
Cette épreuve nécessite la réalisation de travaux divers sur ordinateur et requiert la maîtrise des fonctionnalités de base du logiciel de traitement de texte Word 2016 et du tableur Excel 2016.
La gestion administrative couvre :
– la gestion de l’organisation du travail (organisation de réunions, gestion des flux de courriers et de documents, gestion d’espaces communs, planification et suivi des activités, statistiques, gestion des agendas personnels et partagés, tableaux de permanence et de congés) ;
– la gestion des relations avec les fournisseurs (devis, commandes, suivi, factures) ;
– la gestion des ressources matérielles (logistique, participation au suivi du budget de fonctionnement) ;
– la gestion de projets et de missions (organisation d’une base documentaire, suivi logistique, organisation de réunions et de déplacements, réservations, traitement des formalités et autorisations, participation au suivi du budget du projet ou de la mission) ;
– la gestion de l’information (recherche, collecte, mise à disposition sous forme structurée).
III. – Epreuve obligatoire à option :
(Durée : 2 heures – coefficient 4.)
Les candidats doivent choisir l’une des deux épreuves suivantes (1). Chacune comporte une ou plusieurs questions ou exercices pratiques portant sur les programmes ci-après détaillés.
1. Bureautique :
Traitement de texte : Word 2016
1. Construction de documents structurés :
– mise en forme des caractères, alignement des paragraphes, marges, interlignes et espacements, trames de fond, tabulations, insertion de caractères spéciaux, etc. ;
– respect des règles typographiques ;
– utilisation des styles et du volet de navigation ;
– mise en forme et numérotation automatique des titres ;
– maîtrise des en-têtes, pieds de page, gestion des sauts de page.
2. Utilisation des automatismes utiles aux documents élaborés :
– maîtrise du concept de section et gestion des sauts de section ;
– maîtrise des mises en page dans un même document (portrait ou paysage) ;
– création et gestion de documents recto verso ;
– insertion de signets, renvois, notes de bas de page ou de fin de document, filigrane ;
– utilisation de champs pour afficher des informations variables ;
– création et utilisation de modèle par type de document.
3. Utilisation des courriers à l’adresse de destinataires multiples (publipostage) :
– création, utilisation, modification ;
– insertion de conditions.
4. Intégration d’illustrations (schémas, graphiques, formes, photos, images) :
– définition de l’habillage du texte autour des images ;
– création de tableaux ;
– insertion de graphiques ou tableaux Excel ;
– maîtrise du positionnement des différents objets (rognage) ;
– insertion d’objets et de liens hypertexte.
5. Maîtrise des fonctionnalités liées à l’impression de documents.
6. Fonctionnalités et automatismes liés aux documents longs (rapports, comptes rendus, etc.) :
– création de mises en page élaborées (pages de garde, tables des matières, etc.) ;
– création d’index de mots clés ;
– création de bibliographies.
7. Travail collaboratif :
– gestion des commentaires ;
– mettre un document à la disposition de plusieurs utilisateurs ;
– utilisation des options de suivi des modifications ;
– fusion des documents ;
– protection du contenu d’un document.
8. Personnalisation de l’interface Word :
– définition de raccourcis clavier ;
– gestion de blocs de construction.
9. Macro-commandes :
– utilisation de l’onglet Développeur ;
– gestion de macros (création, exécution, modification, suppression).
10. Maîtrise des fonctionnalités liées à la gestion de tableaux :
– insertion d’un tableau, sélection dans un tableau ;
– pose et utilisation des tabulations dans un tableau ;
– insertion/suppression de colonnes, lignes, cellules ;
– scission et fusion de tableaux ;
– fusion et fractionnement de cellules ;
– tri d’un tableau ;
– conversion d’un texte en tableau ou d’un tableau en texte ;
– mise en forme d’un tableau.
Tableur : Excel 2016
1. Application des mises en forme et mise en page :
– mise en forme de texte, de nombres, de cellules ;
– utilisation des styles ;
– application de mises en forme conditionnelles ;
– gestion des marges, orientation, en-têtes et pieds de page.
2. Saisie de données et exploitation de tableaux :
– création et mise en forme de données sous forme de tableau ;
– insertion, copie, déplacement de feuilles de calcul ;
– création de groupes de travail avec plusieurs feuilles ;
– liaisons dans un classeur.
3. Exploitation de la bibliothèque de fonctions :
– création de formules et fonctionnalités associées ;
– fonctions de calcul (statistiques, etc.) ;
– calculs sur les dates, les jours, les heures, etc. ;
– fonctions logiques (Si, Et, etc.) ;
– conversion de données.
4. Maîtrise des fonctionnalités pour les listes de données :
– organisation de données sous forme de listes ;
– maîtrise des filtres, tris, gestion des doublons, des volets.
5. Génération de graphiques :
– création et utilisation des outils de graphique.
6. Maîtrise des fonctions de calcul et de recherche avancées d’Excel :
– maîtrise des formules et fonctions matricielles ;
– maîtrise des fonctions de recherche avancées.
7. Maîtrise des tableaux croisés dynamiques :
– création, présentation, exploitation et optimisation.
8. Analyse de plusieurs hypothèses avec les outils de simulation :
– conception de tableaux de simulation ;
– utilisation de gestionnaire de scénarios ;
– résolution de problématiques à plusieurs variables.
9. Gestion des tableaux avec les utilitaires d’Excel :
– utilisation et paramétrage de l’impression des vues personnalisées ;
– maîtrise des outils d’audit.
10. Accès à des données externes à partir d’Excel :
– récupération et analyse de données provenant d’une source externe ;
– création de requêtes.
11. Création de classeurs de macros personnelles, macros de classeur :
– création de classeurs de macros personnelles, macros de classeur ;
– exécution des macros.
2. Comptabilité et gestion :
L’usage d’une calculatrice de poche non programmable, à fonctionnement autonome, sans imprimante et sans aucun moyen de transmission, est autorisé. Le plan comptable général (liste des comptes uniquement) est fourni.
1. Notions fondamentales de comptabilité :
– les grands principes de la comptabilité française : aspects normatifs de base et principes comptables ;
– l’enregistrement des opérations liées à l’exploitation, à l’investissement et au financement ;
– l’enregistrement des opérations d’inventaire ;
– l’enregistrement des opérations liées au stocks ;
– l’établissement et l’analyse succincte des documents de synthèse (bilan et compte de résultat) ;
– le rapprochement bancaire.
Les exercices portent sur les écritures suivantes (la TVA est ignorée) :
– comptabilisation des opérations d’achat/vente selon le secteur d’activité (y compris rabais, remises et ristournes et escomptes financiers) ;
– comptabilisation des acquisitions et cessions d’immobilisations incorporelles et corporelles ;
– comptabilisation d’un emprunt bancaire (à la souscription et à la date de remboursement d’une annuité) et d’un apport en capital (en numéraire ou en nature) ;
– comptabilisation d’un amortissement comptable (linéaire et dérogatoire) ;
– comptabilisation des stocks ;
– comptabilisation d’une dépréciation d’actifs ;
– comptabilisation des opérations d’inventaire suivantes : factures non parvenues, charges constatées d’avance, produits constatés d’avance, factures à établir, charges à payer, produits à recevoir ;
– notion de provision pour risques et charges et comptabilisation d’une provision pour litiges.
2. Gestion :
– la gestion de trésorerie : suivi d’une situation de trésorerie, décisions de trésorerie (cas simples) ;
– la gestion budgétaire : construction et suivi d’un budget général (cas simples).
Nota. – Pour les épreuves sur ordinateur, des PC équipés de Windows 10, Word 2016, Excel 2016 et Acrobat® Reader sont mis à la disposition des candidats.
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Epreuves d’admission
I. – Epreuve écrite d’institutions politiques et administratives :
(Durée : 2 heures – coefficient 1.)
Le candidat doit répondre à diverses questions portant sur le programme ci-après.
– les principes généraux de la Constitution de 1958 ;
– le pouvoir exécutif : le Président de la République ; le Premier ministre, le Gouvernement ;
– le pouvoir législatif : le Sénat, l’Assemblée nationale, l’élaboration de la loi ; l’exercice par le Parlement de sa fonction de contrôle et d’évaluation ;
– le Conseil constitutionnel ;
– l’organisation administrative : l’administration centrale, l’administration déconcentrée, les collectivités territoriales.
Cette épreuve comprend des questions à choix multiple ou des questions appelant une réponse ponctuelle, complétées, le cas échéant, par une question de réflexion.
II. – Epreuve orale facultative de langue vivante :
(Préparation : 20 minutes – durée de l’épreuve : 20 minutes – coefficient 1 – seuls les points supérieurs à 10 sur 20 sont pris en compte).
Le candidat doit, dans la langue choisie, faire le commentaire d’un texte écrit dans cette langue et répondre à des questions. L’usage d’un dictionnaire n’est pas autorisé.
Langues susceptibles d’être choisies : allemand, anglais, espagnol ou italien (2).
III. – Epreuve de mise en situation collective :
(Durée : 15 minutes de mise en situation et 5 minutes d’interrogation individuelle – coefficient 3.)
Lors de cette épreuve, les candidats sont répartis en groupes.
A partir d’un sujet de mise en situation qui leur est soumis, les candidats d’un même groupe procèdent, devant le jury, à un échange leur permettant d’exposer leur analyse de la situation et leur point de vue, de constater leurs points d’accord ou de désaccord et de proposer une ou plusieurs solutions à la situation donnée.
Chaque candidat est ensuite interrogé individuellement par le jury, en l’absence des autres candidats, sur les échanges auxquels il vient de participer.
Cette épreuve vise à apprécier les compétences relationnelles des candidats, leur comportement en interaction, leur réactivité ainsi que leur capacité d’analyse et d’écoute. Elle ne requiert pas de connaissance technique particulière et ne comporte aucun programme spécifique.
IV. – Entretien libre avec le jury :
(Durée : 30 minutes – coefficient 5.)
Cette épreuve consiste en un entretien visant à apprécier l’adéquation des candidats à l’emploi d’assistant de direction et de gestion et leur motivation pour exercer ces fonctions.
Une fiche de renseignements, non notée, sera préalablement renseignée par les candidats puis portée à la connaissance du jury avant l’entretien libre.
Il peut être demandé aux candidats de renseigner un inventaire de personnalité, non noté, en amont de cet entretien.
Jury
La composition du jury sera communiquée ultérieurement.
(1) Le choix de l’option doit être déterminé par le candidat lors du dépôt de la demande d’admission à concourir et ne peut plus être modifié après la date limite de dépôt des candidatures.
(2) Le choix de la langue doit être déterminé par le candidat lors du dépôt de la demande d’admission à concourir et ne pourra plus être modifié ultérieurement.