L’inventaire des charges récupérables dans le bail commercial : la construction prétorienne d’un équilibre entre l’article L. 145-40-2 du Code de commerce et le droit commun de la preuve
La loi n° 2014-626 du 18 juin 2014, dite loi Pinel, a introduit dans le statut des baux commerciaux un dispositif inédit dont la portée ne cesse de se préciser sous l’impulsion de la troisième chambre civile de la Cour de cassation. L’article L. 145-40-2 du Code de commerce, créé par ce texte, impose désormais à tout contrat de location de comporter « un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, comportant l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire » (art. L. 145-40-2 C. com.). Cette obligation, qui paraît d’une simplicité trompeuse, a engendré un contentieux nourri devant la Cour de cassation, appelée à en dessiner les contours et à en articuler les exigences avec les principes du droit commun de la preuve.
Par une série de décisions rendues entre janvier 2023 et mai 2026, la troisième chambre civile a construit un équilibre subtil entre le formalisme imposé par la loi Pinel et la souplesse probatoire qu’autorise l’office du juge. La reddition tardive des comptes de charges n’emporte pas automatiquement restitution des provisions versées par le preneur, pourvu que le bailleur démontre l’existence et le montant des charges exigibles. En contrepartie de cette mansuétude, la Cour a considérablement renforcé l’obligation de communication des justificatifs, exigeant du bailleur qu’il adresse les documents au locataire qui les réclame sans pouvoir se contenter de les tenir à sa disposition. L’objet du présent article est d’analyser cette construction prétorienne qui, en croisant l’article L. 145-40-2 du Code de commerce avec l’article 1353 du Code civil, redessine l’économie de la preuve dans le contentieux des charges locatives commerciales.
On examinera, dans une première partie, l’encadrement légal de l’inventaire des charges et le mécanisme de la reddition annuelle (I), avant d’analyser, dans une seconde partie, la construction prétorienne des obligations probatoires pesant sur le bailleur (II).
I. L’encadrement légal de l’inventaire des charges : entre précision contractuelle et reddition annuelle
A. L’obligation d’inventaire précis et limitatif issue de la loi Pinel
Avant l’entrée en vigueur de la loi Pinel du 18 juin 2014, le droit positif se caractérisait par une liberté contractuelle quasi intégrale dans la détermination des charges imputables au preneur à bail commercial. La troisième chambre civile a rappelé ce principe dans un arrêt du 13 février 2025, en énonçant que « dans l’état du droit antérieur à la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014, si les parties à un contrat de bail commercial sont libres de convenir de la répartition entre elles des charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, seules les stipulations contractuelles déterminent celles d’entre elles qui pèsent sur le preneur » (Cass. 3e civ., 13 févr. 2025, n° 23-17.978). Ce principe, ancré dans l’article 1134 ancien du Code civil, faisait du contrat la source exclusive de l’obligation aux charges. Il appartenait au preneur qui contestait ces dernières de démontrer que le bail ne les mettait pas à sa charge, le juge se bornant à interpréter les stipulations contractuelles.
La loi Pinel a opéré une rupture méthodologique en imposant un inventaire préalable, dont la précision conditionne la légalité même de l’imputation. L’article L. 145-40-2 exige que cet inventaire soit à la fois « précis » et « limitatif ». La précision renvoie à l’identification nominative de chaque catégorie de charges, impôts, taxes et redevances. Le caractère limitatif signifie que toute charge non expressément inventoriée ne peut être réclamée au preneur. La troisième chambre civile a tiré les conséquences de cette exigence dans un arrêt du 21 mai 2026, en jugeant qu’une clause stipulant que le preneur acquitterait « les impôts et taxes de toute nature, ordinaires et extraordinaires auxquels ledit bateau peut et pourra être assujetti, pendant toute la durée du bail, ainsi que toutes redevances et taxes de stationnement, trématage, amarrage ou passage de bacs qui pourraient être dues au cours du bail, le tout de manière que les bailleurs ne soient jamais inquiétés à ce sujet et reçoivent toujours, net de toute charge, le loyer ci-après stipulé » n’autorisait pas l’imputation des taxes foncières au preneur. La Cour a approuvé les juges du fond d’avoir relevé que « cette clause ne stipulait pas expressément que les taxes foncières et redevances dues aux Voies navigables de France étaient mises à la charge de la locataire » (Cass. 3e civ., 21 mai 2026, n° 24-14.996).
Par ailleurs, la troisième chambre civile a précisé la portée de l’exigence de précision dans un arrêt du 25 janvier 2023. La clause litigieuse mettait à la charge du preneur « l’ensemble des taxes et impôts afférents aux locaux loués et notamment la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et la taxe foncière en fonction de la superficie louée ». La Cour a approuvé la cour d’appel qui, « sans dénaturation, a retenu que, en l’absence de dispositions expresses, les taxes d’urbanismes ne pouvaient être imputées à la locataire » (Cass. 3e civ., 25 janv. 2023, n° 21-17.985). Ainsi, l’emploi du terme « notamment » dans l’énumération contractuelle ne saurait conférer un caractère non limitatif à l’inventaire : il appartient au bailleur d’identifier chaque taxe par son intitulé précis, à défaut de quoi l’imputation est privée de fondement contractuel.
L’obligation d’inventaire se double d’une obligation d’information continue. En cours de bail, le bailleur doit informer le preneur des charges, impôts, taxes et redevances nouveaux. Lors de la conclusion du contrat, puis tous les trois ans, il doit également communiquer un état prévisionnel des travaux envisagés et un état récapitulatif des travaux réalisés. Ces obligations, qui alourdissent la charge administrative du bailleur, participent d’une logique de transparence destinée à permettre au preneur de mesurer le coût locatif réel de son exploitation. Leur inobservation n’est toutefois pas directement sanctionnée par les articles L. 145-40-2 et R. 145-36 du Code de commerce, ce qui conduit à s’interroger sur les sanctions que la jurisprudence leur attache.
B. Le mécanisme de la reddition annuelle des comptes et ses sanctions
L’article R. 145-36 du Code de commerce organise la traduction comptable de l’inventaire. Il dispose que l’état récapitulatif annuel, « qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges, est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel » (art. R. 145-36 C. com.). Ce mécanisme impose au bailleur une reddition périodique et chiffrée, conditionnant l’exigibilité des provisions appelées en cours d’exercice.
La question de la sanction du non-respect du délai légal ou contractuel de reddition a donné lieu à une évolution jurisprudentielle significative. Dans un arrêt du 29 janvier 2026, publié au Bulletin, la troisième chambre civile a posé une solution qui équilibre les droits des parties. La Cour était saisie d’un pourvoi reprochant à la cour d’appel d’avoir rejeté la demande de restitution des provisions pour charges au titre des années 2016 à 2020, malgré la tardiveté de la régularisation intervenue par courriel du 16 juillet 2021. La Cour de cassation a rejeté le pourvoi en énonçant que « le bailleur qui n’a pas communiqué, dans le délai fixé par l’article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai prévu au contrat, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes, n’est pas tenu de restituer les provisions versées s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles » (Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, n° 24-16.270, FS-B).
Cet attendu de principe emporte deux conséquences majeures. D’une part, il écarte la sanction automatique de la restitution intégrale des provisions en cas de dépassement du délai, solution qui eût été d’une rigueur excessive pour le bailleur. D’autre part, il fait peser sur ce dernier la charge de rapporter devant le juge la preuve de l’existence et du montant des charges dont il sollicite le paiement, ce qui constitue un renversement de la logique antérieure dans laquelle le preneur devait contester les comptes présentés.
En conséquence, la tardiveté de la reddition n’est pas dénuée de toute conséquence : elle déplace la charge de la preuve et expose le bailleur à devoir démontrer, dans le cadre d’une instance judiciaire, le bien-fondé de chaque imputation. Or cette démonstration requiert la production de justificatifs comptables et fiscaux dont la conservation et la communication constituent une seconde obligation, elle-même encadrée par la jurisprudence récente.
II. La construction prétorienne des obligations probatoires du bailleur
A. La charge de la preuve des charges exigibles pesant sur le bailleur
Le droit commun de la preuve, dont l’article 1353 du Code civil constitue la matrice, dispose que celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. Transposé au contentieux des charges locatives commerciales, ce principe impose au bailleur qui entend conserver les provisions versées par le preneur ou obtenir le paiement de charges complémentaires de justifier de l’existence et du montant de celles-ci. La troisième chambre civile a explicité cette exigence dans un arrêt du 29 janvier 2026, également publié au Bulletin, en jugeant qu’« il résulte de ces textes, d’une part, que le bailleur doit, pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges par le locataire ou pour obtenir le paiement de charges, justifier de l’existence et du montant de celles-ci » (Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, n° 24-14.982, FS-B).
Cette obligation probatoire n’est pas une simple faculté laissée à l’appréciation souveraine des juges du fond. Elle constitue une condition de fond de l’action en paiement du bailleur, dont l’inobservation est sanctionnée par la cassation. Ainsi, dans un arrêt du 25 janvier 2023, la Cour a cassé l’arrêt d’appel qui avait limité la restitution des provisions sans tirer les conséquences de ses propres constatations, dont il résultait que le bailleur ne justifiait pas du montant des dépenses. La Cour a rappelé que « le bailleur doit, pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges par le locataire, justifier le montant des dépenses et faute d’y satisfaire, doit restituer au preneur les sommes versées au titre des provisions » (Cass. 3e civ., 25 janv. 2023, n° 21-17.985).
Par ailleurs, le bailleur ne saurait se prévaloir de l’exécution prolongée du contrat par le preneur pour s’exonérer de son obligation probatoire. Dans un arrêt du 13 février 2025, la Cour a censuré la cour d’appel qui avait rejeté la demande en répétition de l’indu formée par le preneur au motif que celui-ci s’était acquitté pendant neuf années d’une certaine somme au titre des charges. La Cour a jugé que les juges du fond auraient dû rechercher « à quels paiements correspondaient les charges dont le preneur sollicitait la répétition et si celles-ci lui avaient été imputées par une stipulation du contrat » (Cass. 3e civ., 13 févr. 2025, n° 23-17.978). Le paiement spontané et prolongé ne saurait suppléer l’absence d’inventaire ou le défaut de justification des charges réclamées.
Dès lors, la charge probatoire pesant sur le bailleur est double : il doit démontrer que la charge est contractuellement prévue par l’inventaire de l’article L. 145-40-2, puis qu’elle existe et que son montant est justifié par des pièces comptables. Ces deux exigences se cumulent et ne sauraient être confondues. Un bailleur qui produirait des factures sans démontrer que les dépenses correspondantes figurent à l’inventaire échouerait dans la première branche de sa démonstration. Inversement, un bailleur qui invoquerait l’inventaire sans justifier du montant réel des charges manquerait à la seconde.
B. L’obligation renforcée de communication des justificatifs au preneur
Au-delà de la charge de la preuve devant le juge, le bailleur est tenu d’une obligation de communication des justificatifs dans le cadre de la relation contractuelle. L’article R. 145-36 du Code de commerce dispose que « le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci ». Cette obligation, qui paraît simple dans son énoncé, a donné lieu à une précision jurisprudentielle de première importance.
La troisième chambre civile, dans son arrêt du 29 janvier 2026, a jugé que le bailleur ne peut se contenter de tenir les justificatifs à la disposition du locataire : il doit les lui adresser. La Cour énonce que le bailleur « doit, pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition » (Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, n° 24-14.982, FS-B). Cette solution, qui précise la portée de l’article R. 145-36, marque une volonté de renforcer les droits du preneur en lui évitant d’avoir à se déplacer pour consulter des documents que le bailleur pourrait aisément lui transmettre par voie électronique ou postale.
L’espèce ayant donné lieu à cet arrêt est éclairante. La bailleresse avait mis à disposition de la locataire les différentes factures établissant les dépenses dont le remboursement était demandé. La cour d’appel avait considéré que cette mise à disposition satisfaisait à l’obligation de communication. La Cour de cassation a censuré cette analyse, énonçant qu’« il incombait à la bailleresse d’adresser à la locataire qui lui en avait fait la demande les justificatifs des charges, impôts, taxes et redevances qu’elle lui imputait et de justifier devant le juge du montant des charges qui étaient contestées par la locataire » (Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, n° 24-14.982, FS-B).
Cette obligation renforcée de communication s’articule avec celle, déjà examinée, de justification devant le juge. La Cour a pris soin de distinguer les deux obligations tout en les cumulant : le bailleur doit à la fois adresser les justificatifs au preneur qui les réclame et justifier devant le juge du montant des charges contestées. Le non-respect de l’une ou l’autre de ces obligations expose le bailleur au rejet de ses demandes en paiement et à la condamnation à restitution des provisions indûment perçues.
Par ailleurs, la jurisprudence du 21 mai 2026 confirme que l’obligation de communication ne saurait pallier l’imprécision de l’inventaire initial. Dans cette espèce, la clause du bail visait de manière générale « les impôts et taxes de toute nature », ce dont la cour d’appel avait exactement déduit que les taxes foncières n’étaient pas expressément stipulées comme étant à la charge de la locataire. Peu importait que la bailleresse eût communiqué ou non les avis d’imposition correspondants : l’absence de stipulation expresse dans l’inventaire privait l’imputation de tout fondement contractuel. Cette solution illustre la hiérarchie des obligations pesant sur le bailleur : l’inventaire conditionne l’imputation, la reddition conditionne l’exigibilité, et la communication des justificatifs conditionne l’opposabilité au preneur.
En définitive, la troisième chambre civile a construit un régime probatoire à trois étages qui, sans jamais remettre en cause le principe de l’inventaire limitatif posé par l’article L. 145-40-2 du Code de commerce, en module les effets en fonction de la diligence du bailleur. À celui qui a régulièrement exécuté ses obligations d’inventaire et de reddition, la Cour accorde le bénéfice de pouvoir régulariser tardivement ses comptes en justifiant devant le juge. À celui qui a manqué à son obligation de communication des justificatifs, elle refuse le droit de conserver les provisions perçues. Et à celui qui n’a pas même satisfait à l’obligation première d’inventaire précis et limitatif, elle oppose l’absence de tout fondement contractuel à l’imputation des charges.
Conclusion
La construction prétorienne analysée dans le présent article témoigne d’une recherche d’équilibre entre la protection du preneur, objectif assigné par le législateur de 2014, et la préservation des droits du bailleur, dont la défaillance procédurale ne saurait emporter des conséquences disproportionnées lorsque les charges sont effectivement dues. La troisième chambre civile a ainsi substitué à l’automaticité des sanctions une approche graduée, fondée sur la distinction des obligations pesant sur le bailleur et sur l’articulation de l’article L. 145-40-2 du Code de commerce avec les principes du droit commun de la preuve.
Cette jurisprudence, dont les arrêts du 29 janvier 2026 constituent les pierres angulaires, appelle de la part des praticiens une vigilance renforcée dans la rédaction des baux commerciaux, notamment dans le cadre d’un contentieux locatif commercial. L’inventaire des charges, trop souvent relégué au rang de clause de style, doit être rédigé avec une précision chirurgicale, chaque catégorie de charges, d’impôts, de taxes et de redevances devant être nommément désignée. La reddition annuelle doit intervenir dans les délais légaux, et les justificatifs doivent être adressés, et non simplement tenus à disposition, au preneur qui les réclame. Ces précautions, qui relèvent d’une bonne gestion locative, conditionnent la capacité du bailleur à obtenir le paiement des charges qu’il a exposées pour le compte du preneur.
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