Bail d’habitation : documents remis par le propriétaire (bailleur)

Analyse pratique du cabinet

La fiche officielle présente les documents remis par le bailleur. En pratique, l'entrée dans les lieux se sécurise moins par un beau modèle de bail que par un dossier complet remis au bon moment, avec des annexes cohérentes et encore valables.

Ce qu’il faut retenir

• Le bail ne vit pas seul. Diagnostics, notice, état des lieux, extrait de règlement de copropriété, inventaire éventuel et acte de cautionnement doivent être articulés comme un ensemble.
• Le vrai risque ne tient pas seulement à l'oubli d'une annexe. Il tient aussi au dossier incomplet, périmé ou incohérent avec ce qui est réellement loué.
• Plus l'entrée dans les lieux est documentée proprement, plus les litiges de dépôt de garantie, de charges ou de décence deviennent faciles à relire ensuite.

Points de vigilance

• Un bailleur ne doit pas traiter les annexes comme une formalité de dernière minute. Beaucoup de contentieux locatifs commencent par un document promis, mais jamais remis correctement.
• Le dossier technique doit être relu avec le type de logement, sa localisation, son ancienneté et sa situation en copropriété.
• L'état des lieux, les diagnostics et la remise des clés doivent rester cohérents. Un enchaînement désordonné produit ensuite des débats de preuve inutiles.

Pièces à préparer

• Bail conforme, notice d'information, annexes obligatoires, diagnostics applicables et, le cas échéant, extrait pertinent du règlement de copropriété.
• État des lieux d'entrée, inventaire détaillé si le logement est meublé, attestation d'assurance du locataire et acte de cautionnement si une caution est exigée.
• Preuves de remise des documents au locataire et version actualisée des pièces lorsque le bail est renouvelé ou que le logement évolue.

Erreurs fréquentes à éviter

• Remettre un bail propre en oubliant que les annexes font partie de la sécurité juridique globale du dossier.
• Joindre des diagnostics périmés ou inadaptés au logement réellement loué.
• Négliger les documents de copropriété, l'état des lieux ou l'inventaire alors qu'ils conditionnent les futurs débats sur l'usage du bien.

Liens utiles sur notre site

• Rédaction du bail d'habitation : pour le socle contractuel auquel toutes les annexes doivent se raccrocher
• Quels sont les diagnostics immobiliers qu’un bailleur doit fournir au locataire ? : pour le contenu exact du dossier technique à annexer
• État des lieux d'entrée dans un bail d'habitation : pour la pièce de preuve centrale remise au moment des clés

Un dossier locatif bien remis réduit les ambiguïtés dès le premier jour. Quand les annexes sont incomplètes ou incohérentes, le litige se prépare souvent en silence.

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Bail

Bail

Le bail doit être fait par écrit en autant d'exemplaires qu'il y a de parties (propriétaire ou agent immobilier, locataire).

Il peut prendre la forme d'un acte sous signature privée ou d'un acte authentique.

Il doit contenir au minimum certaines informations.

Il doit être conforme au modèle de bail réglementaire.

Documents annexes au bail

Documents annexes au bail

Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit annexer au bail les documents suivants :

Notice d'information

État des lieux d'entrée fait lors de la remise des clés et l'état des lieux de sortie fait lors de la restitution des clés

Attestation d'assurance contre les risques locatifs que le locataire a l’obligation de souscrire

Équipements d'accès à la télévision, à internet (TNT, fibre…)

Si le propriétaire l’a exigé, l’acte de cautionnement de la caution ou l’acte de cautionnement de la garantie Visale.

Si le locataire et le propriétaire ont convenu d'appliquer une grille de vétusté, copie de cette grille

Si le logement est conventionné avec l'Anah, copie de la convention Anah

Si le logement est dans un immeuble en copropriété, un extrait du règlement de copropriété. L'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes. Il indique également la quote-part attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.

Si le logement est situé dans une , le propriétaire (ou l'agent immobilier) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d'obtenir en mairie une autorisation préalable, ou d'y déposer une déclaration contre récépissé. Il devra annexer au bail l'autorisation, ou le récépissé de déclaration.zone d'habitat dégradé ou indigne

Le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation.

Il doit aussi mettre en annexe un dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics suvants :

Diagnostic de performance énergétique (DPE) valide

Constat de risque d'exposition au plomb (Crep)

État de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation a plus de 15 ans

État de l'installation intérieure du gaz si l'installation a plus de 15 ans

État des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon…), si le logement est dans une zone concernée

Diagnostic bruit, si le logement est dans une zone concernée.

Il est recommandé de tenir à la disposition du locataire un diagnostic amiante.

• Notice d'information
• État des lieux d'entrée fait lors de la remise des clés et l'état des lieux de sortie fait lors de la restitution des clés
• Attestation d'assurance contre les risques locatifs que le locataire a l’obligation de souscrire
• Équipements d'accès à la télévision, à internet (TNT, fibre…)
• Si le propriétaire l’a exigé, l’acte de cautionnement de la caution ou l’acte de cautionnement de la garantie Visale.
• Si le locataire et le propriétaire ont convenu d'appliquer une grille de vétusté, copie de cette grille
• Si le logement est conventionné avec l'Anah, copie de la convention Anah
• Si le logement est dans un immeuble en copropriété, un extrait du règlement de copropriété. L'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes. Il indique également la quote-part attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.

• Diagnostic de performance énergétique (DPE) valide
• Constat de risque d'exposition au plomb (Crep)
• État de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation a plus de 15 ans
• État de l'installation intérieure du gaz si l'installation a plus de 15 ans
• État des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon…), si le logement est dans une zone concernée
• Diagnostic bruit, si le logement est dans une zone concernée.

Quittances de loyer

Quittances de loyer

La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges.

Lorsque le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit transmettre gratuitement au locataire une quittance. Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agent immobilier) peut lui transmettre la quittance par mail.

Pour faire la demande de quittance au propriétaire (ou à l'agent immobilier), le locataire peut utiliser ce modèle de document :

Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.

Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire (ou à l'agent immobilier) en contrepartie de la quittance ou de son envoi, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.

Justificatifs de charges

Justificatifs de charges

Le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par l’envoi au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit en outre communiquer au locataire :

Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…)

Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs.

Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.

Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

D'autres documents doivent être remis périodiquement, selon les cas :

Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit envoyer chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

Si le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit envoyer au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau reçues de la commune ou de l'EPCI compétent.

• Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…)
• Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs.

• Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit envoyer chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.
• Si le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit envoyer au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau reçues de la commune ou de l'EPCI compétent.

Document à joindre au congé pour vendre ou pour habiter

Document à joindre au congé pour vendre ou pour habiter

Le propriétaire (ou l'agent immobilier) qui donne congé (ou son préavis) pour vendre ou pour habiter au locataire, doit y joindre la .notice d'information sur les obligations du propriétaire et sur les voies de recours et d'indemnisation du locataire

Bail

Bail

Le bail doit être établi par écrit en autant d'exemplaires qu'il y a de parties (propriétaire o agent immobilier, locataire).

Il peut prendre la forme d'un acte sous signature privée ou d'un acte authentique.

Il doit contenir au minimum certaines informations.

Il doit être conforme au modèle de bail réglementaire.

Documents annexes au bail

Documents annexes au bail

Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit annexer au bail les documents suivants :

Notice d'information

État des lieux d'entrée fait lors de la remise des clés et l'état des lieux de sortie fait lors de la restitution des clés

Attestation d'assurance contre les risques locatifs que le locataire a l’obligation de souscrire

Inventaire et état détaillé du mobilier

Équipements d'accès à la télévision, à internet (TNT, fibre…)

Si le propriétaire l’a exigé, l’acte de cautionnement signé par la caution

Si le locataire et le propriétaire (ou l'agent immobilier) ont convenu d'appliquer une grille de vétusté, la copie de cette grille de vétusté

Si le logement est situé dans une copropriété, extrait du règlement de copropriété. L'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes. Il indique également la quote-part attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.

En conséquence, un inventaire et un état détaillé du mobilier doivent être faits lors de la remise des clés au locataire et lors de leur restitution au propriétaire (ou à l’agent immobilier). Ces documents doivent être signés par le propriétaire (ou l’agent immobilier) et par le locataire, et être annexés au bail. L'établissement de ces documents ne peut donner lieu à aucune autre facturation que celle liée à l'établissement de l'état des lieux (état des lieux d'entrée et état des lieux de sortie).

Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d'obtenir en mairie une autorisation préalable, ou d'y déposer une déclaration contre récépissé. L'autorisation, ou le récépissé de déclaration, devra être annexé au bail.

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation.

Il doit aussi annexer au bail un dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics suivants :

Diagnostic de performance énergétique (DPE) valide

Constat de risque d'exposition au plomb (Crep)

État de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation a plus de 15 ans

État de l'installation intérieure du gaz si l'installation a plus de 15 ans

État des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon…), si le logement est dans une zone concernée

Diagnostic bruit, si le logement est dans une zone concernée.

Il est recommandé de tenir à la disposition du locataire un diagnostic amiante.

• Notice d'information
• État des lieux d'entrée fait lors de la remise des clés et l'état des lieux de sortie fait lors de la restitution des clés
• Attestation d'assurance contre les risques locatifs que le locataire a l’obligation de souscrire
• Inventaire et état détaillé du mobilier
• Équipements d'accès à la télévision, à internet (TNT, fibre…)
• Si le propriétaire l’a exigé, l’acte de cautionnement signé par la caution
• Si le locataire et le propriétaire (ou l'agent immobilier) ont convenu d'appliquer une grille de vétusté, la copie de cette grille de vétusté
• Si le logement est situé dans une copropriété, extrait du règlement de copropriété. L'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes. Il indique également la quote-part attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.

• Diagnostic de performance énergétique (DPE) valide
• Constat de risque d'exposition au plomb (Crep)
• État de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation a plus de 15 ans
• État de l'installation intérieure du gaz si l'installation a plus de 15 ans
• État des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon…), si le logement est dans une zone concernée
• Diagnostic bruit, si le logement est dans une zone concernée.

Quittances de loyer

Quittances de loyer

La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges.

Lorsque le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit transmettre gratuitement au locataire une quittance. Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agent immobilier) peut lui transmettre la quittance par mail.

Pour faire la demande de quittance au propriétaire (ou à l'agent immobilier), le locataire peut utiliser ce modèle de document :

Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.

Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire (ou à l'agent immobilier) en contrepartie de la quittance ou de son envoi, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.

Justificatifs de charges

Justificatifs de charges

Le bail peut prévoir le paiement des charges locatives soit au réel, soit au forfait.

Charges au réel

Le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par l’envoi au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit en outre communiquer au locataire :

Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…)

Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs.

Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.

Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

Charges au forfait

Le montant du forfait doit être établi sur la base de la liste des charges locatives.

Il doit être indiqué dans le bail.

Il ne doit pas être disproportionné par rapport au montant de charges appliqué lors du précédent bail.

Le paiement au forfait ne doit pas s'accompagner de régularisation de charges ou de complément ultérieur.

Le montant du forfait peut être révisé chaque année, selon les règles de révision du loyer.

• Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…)
• Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs.