Déroulement d’une assemblée générale des copropriétaires

Analyse pratique du cabinet

La fiche officielle présente le déroulement d'une assemblée générale de copropriété. En pratique, le contentieux se joue souvent moins sur le principe du vote que sur ce qui s'est réellement passé dans la salle ou à distance : feuille de présence, mandats, débats, incidents et procès-verbal.

Ce qu’il faut retenir

• Une assemblée générale n'est pas seulement un moment de discussion. C'est une séquence de preuve qui aboutit à des décisions opposables, à condition que la réunion soit tenue et tracée correctement.
• Le procès-verbal est central. Beaucoup de copropriétaires découvrent trop tard qu'une réserve non formulée, un mandat mal géré ou un vote mal retranscrit affaiblit ensuite toute contestation.
• L'intérêt pratique n'est pas de transformer chaque AG en précontentieux, mais de savoir repérer les résolutions où la vigilance doit monter d'un cran.

Points de vigilance

• Les pouvoirs, la feuille de présence, le statut des abstentions et les incidents techniques en visioconférence sont des sujets beaucoup plus sensibles qu'ils n'en ont l'air.
• Un débat houleux ne suffit pas à invalider une décision. Il faut toujours revenir à la mécanique de vote, à la majorité applicable et au contenu exact du procès-verbal.
• Lorsque plusieurs résolutions sensibles sont à l'ordre du jour, il faut penser la réunion comme une séquence d'anticipation du recours, pas seulement comme un échange oral.

Pièces à préparer

• Convocation, ordre du jour, feuille de présence, pouvoirs, formulaire de vote par correspondance et procès-verbal définitif.
• Résolutions votées, annexes utiles, devis, projet de budget, contrat de syndic ou tout document support des décisions contestées.
• Notes personnelles prises pendant la réunion, échanges postérieurs avec le syndic et réserves formulées sur la régularité du vote.

Erreurs fréquentes à éviter

• Quitter l'assemblée sans vérifier comment le vote ou l'incident sera retranscrit dans le procès-verbal.
• Confondre désaccord sur l'opportunité d'une décision et irrégularité juridique de son adoption.
• Négliger la preuve des mandats, des voix et des réserves en pensant qu'un souvenir précis suffira ensuite.

Liens utiles sur notre site

• Convocation de l'assemblée générale des copropriétaires : pour l'étape qui conditionne la tenue de la réunion
• Budget prévisionnel d'une copropriété : pour l'une des résolutions annuelles les plus structurantes
• Peut-on mettre fin au mandat en cours d'un syndic de copropriété ? : quand l'assemblée devient un lieu de rupture de gouvernance

Une assemblée générale se prépare avant, se surveille pendant et se lit après à travers son procès-verbal. C'est cette continuité qui permet de contester utilement ou de sécuriser une décision.

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Où a lieu l'assemblée générale des copropriétaires ?

Où a lieu l'assemblée générale des copropriétaires ?

En principe, l’assemblée générale des copropriétaires se tient dans la commune où est situé l’immeuble.

Toutefois, le règlement de copropriété peut prévoir un lieu différent. Les copropriétaires peuvent également décider, par une résolution votée à la majorité simple, du lieu où se tiendront les prochaines assemblées générales.

Il n’est pas nécessaire que l’assemblée se déroule dans un lieu ouvert au public. Elle peut valablement être organisée dans les locaux du syndic ou dans tout autre lieu qu’il aura choisi, par exemple une salle louée pour l’occasion.

Qui peut participer à l'assemblée générale des copropriétaires ?

Qui peut participer à l'assemblée générale des copropriétaires ?

L’assemblée générale est une réunion privée.

C’est pourquoi, en principe, seuls les membres du syndicat des copropriétaires peuvent y participer. Il s’agit :

Des copropriétaires

Des mandataires représentant un copropriétaire lorsque celui-ci doit ou souhaite se faire représenter (par exemple, mandataire commun en cas d’indivision ou de démembrement de copropriété) ou qui le souhaitent.

Chaque copropriétaire a un droit d’accès et de vote à l’assemblée générale.

Lorsque des époux sont mariés sous le régime de la communauté, chacun peut participer seul à l’assemblée générale. Toutefois, les décisions concernant l’aliénation de parties communes ou la constitution d’un droit réel nécessitent l’accord des 2 époux.

Un tiers peut toutefois assister à l’assemblée générale s’il obtient l'accord du syndicat des copropriétaires. C’est notamment le cas :

Des associations de locataires affiliées à une organisation agréée, qui peuvent présenter leurs observations sans pouvoir voter

D’une personne extérieure (architecte, artisan, avocat, futur acheteur) ayant un intérêt à participer à la réunion.

Lorsque la copropriété fait l'objet d'une procédure d'insalubrité, l'autorité qui a signé l'arrêté d'insalubrité peut assister à l'assemblée générale ou se faire représenter. Elle peut également formuler des observations sur les questions inscrites à l'ordre du jour.

• Des copropriétaires
• Des mandataires représentant un copropriétaire lorsque celui-ci doit ou souhaite se faire représenter (par exemple, mandataire commun en cas d’indivision ou de démembrement de copropriété) ou qui le souhaitent.

• Des associations de locataires affiliées à une organisation agréée, qui peuvent présenter leurs observations sans pouvoir voter
• D’une personne extérieure (architecte, artisan, avocat, futur acheteur) ayant un intérêt à participer à la réunion.

Comment se faire représenter en assemblée générale des copropriétaires ?

Comment se faire représenter en assemblée générale des copropriétaires ?

Tout copropriétaire a le droit de ne pas venir à l’assemblée générale et de s’y faire représenter par un mandataire, que celui‑ci soit ou non copropriétaire de l’immeuble. En effet, la participation à l’assemblée et au vote est un droit pour chaque copropriétaire, et non une obligation.

Plusieurs règles doivent toutefois être respectées :

Le mandat doit être établi par écrit (lettre, formulaire de pouvoir, etc.) et signé par le copropriétaire

Le mandat doit indiquer l’identité du copropriétaire (nom, adresse, éventuellement numéro de lot), l’identité du mandataire (nom, adresse) sauf dans le cas d’un pouvoir en blanc (absence de désignation d’un mandataire), la date et la signature manuscrite ou électronique du copropriétaire. Des consignes de vote peuvent également être mentionnées, sans que cela soit obligatoire.

Le mandat ne peut pas être donné au syndic de copropriété, à l’époux ou épouse, partenaire de Pacs ou concubin du syndic, aux ascendants et descendants du syndic, aux préposés du syndic ou à leurs ascendants, descendants, époux ou épouse, partenaire de Pacs ou concubin

Chaque mandataire ne peut pas, en principe, recevoir plus de 3 délégations de vote. Toutefois, cette limite ne s’applique pas lorsque le total des voix dont dispose le mandataire (ses propres voix et celles de ses mandants) ne dépasse pas 10% des voix du syndicat.

Un modèle de mandat est disponible :

Le copropriétaire doit transmettre le pouvoir directement au mandataire qui le remettra au syndic au début de l’assemblée générale.

Il est également possible de l’envoyer directement au syndic par courrier, dépôt ou voie électronique.

Lorsque le syndic reçoit un mandat avec délégation de vote sans indication du nom du mandataire, il remet ce mandat en début de réunion au président du conseil syndical (ou, en l’absence de président, à un membre du conseil syndical) pour qu'il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote.

En l'absence du du conseil syndical ou de conseil syndical, il revient au président de séance de désigner le mandataire.

Si le copropriétaire décide finalement d’être présent à l’assemblée générale, la délégation de vote ne doit pas être prise en compte.

• Le mandat doit être établi par écrit (lettre, formulaire de pouvoir, etc.) et signé par le copropriétaire
• Le mandat doit indiquer l’identité du copropriétaire (nom, adresse, éventuellement numéro de lot), l’identité du mandataire (nom, adresse) sauf dans le cas d’un pouvoir en blanc (absence de désignation d’un mandataire), la date et la signature manuscrite ou électronique du copropriétaire. Des consignes de vote peuvent également être mentionnées, sans que cela soit obligatoire.
• Le mandat ne peut pas être donné au syndic de copropriété, à l’époux ou épouse, partenaire de Pacs ou concubin du syndic, aux ascendants et descendants du syndic, aux préposés du syndic ou à leurs ascendants, descendants, époux ou épouse, partenaire de Pacs ou concubin
• Chaque mandataire ne peut pas, en principe, recevoir plus de 3 délégations de vote. Toutefois, cette limite ne s’applique pas lorsque le total des voix dont dispose le mandataire (ses propres voix et celles de ses mandants) ne dépasse pas 10% des voix du syndicat.

Comment participer à l'assemblée générale des copropriétaires ?

Comment participer à l'assemblée générale des copropriétaires ?

Les copropriétaires peuvent assister à l'assemblée générale par :

Présence physique

Visioconférence (réunion avec vidéo)

Audioconférence (réunion téléphonique)

Tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.

La possibilité de participer à distance à l’assemblée générale (visioconférence, audioconférence, autre moyen électronique) n’est pas automatique.

En effet, l’assemblée générale doit d’abord décider, à la majorité simple, des moyens techniques qui permettront aux copropriétaires de participer à distance. Elle doit également prévoir les dispositifs permettant de vérifier l’identité des participants. Les supports choisis doivent au minimum permettre d’entendre les copropriétaires et de suivre les échanges et les votes en direct pendant toute la durée de l’assemblée générale.

Cette décision est prise sur la base de devis demandés par le syndic ou le conseil syndical. Les frais liés à ces équipements sont payés par le syndicat des copropriétaires, et non uniquement par les copropriétaires qui participent à distance.

Le copropriétaire qui souhaite participer par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique doit en informer le syndic 3 jours francs au plus tard avant l'assemblée générale. Cette information doit parvenir au syndic par tous moyens.

Les copropriétaires peuvent également voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale. Le formulaire de vote par correspondance est joint à la convocation.

Le copropriétaire le complète (pour/contre ou abstention). Le formulaire doit être réceptionné par le syndic au plus tard 3 jours francs avant la date de la réunion.

• Présence physique
• Visioconférence (réunion avec vidéo)
• Audioconférence (réunion téléphonique)
• Tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.

Comment se déroule la réunion et le vote des décisions en assemblée générale des copropriétaires ?

Comment se déroule la réunion et le vote des décisions en assemblée générale des copropriétaires ?

Chaque assemblée générale désigne, en début de séance :

Un président de séance, parmi les copropriétaires présents

Un secrétaire de séance (généralement le syndic, sauf décision contraire de l'assemblée générale)

Éventuellement 1 ou plusieurs scrutateurs, parmi les copropriétaires présents.

Ces décision sont prises à la majorité simple (majorité dite de l’article 24).

La désignation du président de séance est obligatoire. En l’absence de vote sur cette désignation, l’assemblée générale peut être annulée.

Les copropriétaires vont ensuite voter sur les différentes questions écrites à l’ordre du jour de l’assemblée générale.

Seules les questions figurant à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote. Une question qui n’y est pas inscrite peut être évoquée et discutée pendant la réunion, mais elle ne peut pas donner lieu à une décision.

Après les échanges, les décisions sont prises par un vote. La majorité requise dépend de la nature de la décision à prendre.

En principe, chaque question fait l’objet d’un vote distinct. Une résolution soumise au vote doit donc porter sur un seul sujet. Toutefois, une même résolution peut regrouper plusieurs points lorsqu’ils sont étroitement liés et ne peuvent pas être séparés.

Au cours de la séance, l’assemblée générale peut modifier la rédaction d’une résolution. Cette modification est possible à condition qu’elle ne transforme pas la question soumise au vote, ni n’introduise un nouveau sujet qui ne figurait pas à l’ordre du jour. Par exemple, il est possible d’ajouter une précision ou d’ajuster la formulation d’une résolution si cela ne change pas le sens de la décision.

Le vote est effectué par les copropriétaires présents ou par ceux qui sont représentés par un mandataire.

Les votes peuvent se faire de plusieurs façons : par bulletin nominatif (écrit), par appel des noms ou à main levée. Dans tous les cas, le nombre de voix doit pouvoir être comptabilisé et le président de séance doit noter le nom des copropriétaires qui ont voté contre et ceux qui se sont abstenus.

Chaque copropriétaire a un nombre de voix proportionnel à sa quote-part dans la copropriété, exprimée en tantièmes ou millièmes. Ces tantièmes ou millièmes correspondent à la part que représente son lot par rapport à l’ensemble de l’immeuble.

Par exemple, un copropriétaire qui détient 100 millièmes dispose de 100 voix en assemblée générale, soit un total de 10 % du total des voix.

Toutefois, si un copropriétaire possède plus de la moitié des tantièmes de la copropriété, il devient majoritaire à lui seul. Pour éviter qu’il puisse décider seul de toutes les décisions, le nombre de voix dont il dispose est alors limité : il ne peut pas avoir plus de voix que l’ensemble des autres copropriétaires réunis.

Par exemple, un copropriétaire possède 700 millièmes sur 1000, tandis que les autres copropriétaires ont les 300 millièmes restants. Son nombre de voix pour voter est alors ramené à 300 millièmes pour éviter qu’il soit majoritaire.

Les incidents techniques ayant empêché un copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, à l'audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote sont mentionnés dans le procès-verbal.

L’assemblée générale se termine après l’examen et le vote de toutes les questions inscrites à l’ordre du jour.

À la fin de la réunion, un procès-verbal est établi. Ce document reprend notamment :

les décisions prises par l’assemblée générale,

le résultat des votes (nombre de voix pour, contre et abstentions),

le nom des copropriétaires opposants et de ceux qui se sont abstenus lorsque cela est nécessaire.

Le procès-verbal est signé à la fin de la séance par le président de séance, le secrétaire et, s’il y en a un, par le ou les scrutateurs.

• Un président de séance, parmi les copropriétaires présents
• Un secrétaire de séance (généralement le syndic, sauf décision contraire de l'assemblée générale)
• Éventuellement 1 ou plusieurs scrutateurs, parmi les copropriétaires présents.

• les décisions prises par l’assemblée générale,
• le résultat des votes (nombre de voix pour, contre et abstentions),
• le nom des copropriétaires opposants et de ceux qui se sont abstenus lorsque cela est nécessaire.

Que contient la feuille de présence à l'assemblée générale des copropriétaires ?

Que contient la feuille de présence à l'assemblée générale des copropriétaires ?

Lors de chaque assemblée générale, une feuille de présence doit obligatoirement être tenue.

Elle indique :

Le nom et le domicile de chaque copropriétaire et précise s'il est présent physiquement ou représenté, ou s'il participe par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique ou s'il vote par correspondance

Le nom et le domicile des mandataires en précisant si ce dernier participe par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique

Le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire.

La feuille de présence doit être signée par les copropriétaires ou les mandataires, en manuscrit ou par voie électronique. Elle doit également être certifiée exacte par le président de séance désigné par l'assemblée générale.

Cette feuille de présence peut être un tableau qui peut comporter plusieurs feuilles. Elle peut être tenue sous forme électronique.

La feuille de présence doit être annexée au procès-verbal.

• Le nom et le domicile de chaque copropriétaire et précise s'il est présent physiquement ou représenté, ou s'il participe par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique ou s'il vote par correspondance
• Le nom et le domicile des mandataires en précisant si ce dernier participe par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique
• Le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire.