Comment changer de syndic de copropriété en fin de mandat ?

Analyse pratique du cabinet

La fiche officielle explique comment changer de syndic en fin de mandat. En pratique, la difficulté tient moins au principe du changement qu'à sa préparation : mise en concurrence, ordre du jour, vote et transmission effective des documents.

Ce qu’il faut retenir

• Changer de syndic en fin de mandat est une opération de gouvernance de copropriété, pas une simple formalité administrative. Elle suppose un calendrier propre et une assemblée bien préparée.
• La mise en concurrence n'a d'intérêt que si elle débouche sur une comparaison réelle des offres : honoraires, prestations incluses, suivi des impayés, travaux, sinistres et outils de gestion.
• Le risque principal n'est pas seulement l'échec du vote. C'est aussi la transition mal gérée entre l'ancien et le nouveau syndic.

Points de vigilance

• Un changement de syndic mal préparé crée souvent un vide documentaire ou opérationnel qui fragilise la copropriété au moment même où elle voulait reprendre la main.
• L'ordre du jour et la convocation doivent être travaillés avec précision. Une copropriété ne change pas utilement de syndic sur une improvisation d'assemblée.
• Si la copropriété est déjà en difficulté, le sujet n'est pas uniquement de changer d'interlocuteur, mais de sécuriser la continuité de gestion et la reprise des dossiers sensibles.

Pièces à préparer

• Contrat du syndic en place, proposition(s) concurrente(s), projet de résolution et convocation d'assemblée générale.
• Pièces sur la gestion courante : comptes, impayés, contentieux, sinistres, contrats fournisseurs, travaux en cours et archives disponibles.
• Éléments comparatifs permettant aux copropriétaires de voter utilement : honoraires, prestations, suivi contentieux, disponibilité et outils numériques.

Erreurs fréquentes à éviter

• Voter contre le syndic sortant sans avoir préparé sérieusement une alternative opérationnelle.
• Sous-estimer l'importance de la reprise documentaire et des dossiers en cours.
• Traiter le changement comme un vote d'humeur alors qu'il engage la gestion quotidienne de l'immeuble.

Liens utiles sur notre site

• Copropriété en difficulté : mesures préventives avec l'intervention d'un mandataire ad hoc : si le changement s'inscrit dans une dégradation de gestion
• Copropriété en difficulté : état de carence : pour les situations plus dégradées
• En cas de changement de syndic, que deviennent les documents de la copropriété ? : pour sécuriser la transition documentaire

Un changement de syndic réussi se prépare en amont. Plus la copropriété est exposée à des impayés, des travaux ou des tensions internes, plus la transition doit être juridiquement et opérationnellement cadrée.

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Mise en concurrence

Mise en concurrence

Tout d'abord, le conseil syndical doit réaliser une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic. En pratique, cela consiste à interroger plusieurs syndics afin d'obtenir :

Un projet de contrat, qui doit respecter le contrat-type dont le contenu est règlementé,

Une fiche d'information sur le prix et les prestations proposées.

Ces éléments permettent aux copropriétaires de comparer les différentes propositions.

• Un projet de contrat, qui doit respecter le contrat-type dont le contenu est règlementé,
• Une fiche d'information sur le prix et les prestations proposées.

Convocation d'une assemblée générale avant la fin du mandat

Convocation d'une assemblée générale avant la fin du mandat

Une assemblée générale doit être convoquée avant la date d'expiration du mandat en cours. Cette assemblée doit avoir lieu dans les 3 mois précédant la fin du contrat.

Il est, en effet, important que l'assemblée générale soit convoquée et tenue tant que que le syndic exerce encore ses fonctions pour éviter toute contestation et risques de nullité.

L'ordre du jour de l'assemblée générale doit comporter les questions de la désignation d'un nouveau syndic et de la fixation d'une date anticipée de fin de contrat.

Les projets de contrats de syndics sont envoyés aux copropriétaires en même temps que l'ordre du jour de l'assemblée générale. Ils sont annexés à la convocation à l'assemblée générale.

Si le syndic en exercice ne respecte pas son obligation de convoquer une assemblée générale, tout copropriétaire peut demander au président du tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble de désigner un administrateur provisoire pour convoquer l'assemblée générale. Cette demande s'effectue sous la forme d'une requête. Il est obligatoire d'être accompagné par un avocat.

Vote des copropriétaires en assemblée générale

Vote des copropriétaires en assemblée générale

L'assemblée générale des copropriétaires doit voter pour chaque candidature de syndic à la majorité absolue de l'article 25.

Elle fixe les dates de fin du contrat en cours de l'ancien syndic et de prise d'effet du nouveau contrat du nouveau syndic. Ces dates interviennent au plus tôt 1 jour franc après la tenue de cette assemblée.

Si aucun candidat n'obtient la majorité absolue de l'article 25 mais que l'un d'eux obtient au moins ⅓ des voix de tous les copropriétaires, ces derniers peuvent faire un 2nd vote lors de la même assemblée à la majorité simple de l'article 24.

Dans ce cas de non-renouvellement du contrat, le syndic sortant n'a le droit à aucune indemnité.

Prise de fonction du nouveau syndic de copropriété

Prise de fonction du nouveau syndic de copropriété

Le contrat du nouveau syndic prend effet à la date décidée par le syndicat des copropriétaires, au plus tôt 1 jour franc après la tenue de l’assemblée générale.

Cette règle permet d’assurer une continuité de la gestion de la copropriété. Elle assure également la transition sans chevauchement des mandats entre le syndic sortant et le syndic nouvellement désigné.

L'ancien syndic doit transmettre des documents au nouveau syndic sous certains délais.