Information : Cette fiche presente les regles generales applicables.
Votre situation personnelle peut necessiter une analyse specifique.
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Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est non exhaustive : en effet, selon la situation, d'autres documents peuvent être à conserver.
Existence de l'association
Existence de l'association
Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :
Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
Récépissé de la déclaration
Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
Statuts modifiés par ordre chronologique
Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique.
Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.
Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.
- Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
- Récépissé de la déclaration
- Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
- Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
- Statuts modifiés par ordre chronologique
- Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique.
Documents concernant les membres de l'association
Documents concernant les membres de l'association
Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,…) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.
Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,…).
Fonctionnement de l'association
Fonctionnement de l'association
Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :
Convocations de l'assemblée générale
Feuilles d'émargement, pouvoirs
Procès-verbaux d'assemblée
Bilan d'activités
Rapports du commissaire aux comptes.
Ils sont à conserver au minimum 5 ans.
- Convocations de l'assemblée générale
- Feuilles d'émargement, pouvoirs
- Procès-verbaux d'assemblée
- Bilan d'activités
- Rapports du commissaire aux comptes.
Documents financiers
Documents financiers
Les documents financiers sont les suivants :
Comptes annuels
Livres comptables
Pièces justificatives.
Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .
- Comptes annuels
- Livres comptables
- Pièces justificatives.
Documents fiscaux
Documents fiscaux
Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.
Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.
Documents concernant les personnels de l'association
Documents concernant les personnels de l'association
Type de document
Durée de conservation
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)
5 ans
Registre unique du personnel
5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite…
5 ans
Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires
3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation
1 an
Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM
5 ans
Documents concernant les locaux de l'association
Documents concernant les locaux de l'association
Type de document
Durée de conservation
Titres de propriété et actes de ventes
Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.
Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer
Durée du contrat + 5 ans
Contrat d'assurance
Durée du contrat + 2 ans
Factures de gaz et d'électricité
2 ans
Factures d'eau
4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)
2 ans si elle est assurée par une entreprise privée
Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet
1 an
- 4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)
- 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée
Conservation des archives
Conservation des archives
La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.
Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique.
Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.
Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.
En résumé
En résumé
Type de document
Durée de conservation
Documents portant sur la création de l'association
Illimitée
Documents portant sur le fonctionnement de l'association
Au moins 5 ans
Documents financiers
Au moins 10 ans
Documents fiscaux
Au moins 6 ans
Documents portant sur les personnes de l'association
Variable (entre 1 et 5 ans)
Documents portant sur les locaux de l'association
Variable (entre 1 an et illimité)
Textes de reference
Source : Cette fiche est issue du site Service-Public.fr,
le site officiel de l’administration francaise, edite par la Direction de l’information legale et administrative (DILA).
Fiche F32081 – Derniere mise a jour : 04/07/2017
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